11 правил этикета электронной почты, которым нужно следовать для профессионального общения
30 декабря 2021 г.
Электронная почта стала одним из основных способов общения людей как в личных, так и в профессиональных условиях. На самом деле, большинство людей составляют по крайней мере одно электронное письмо в день, и многие люди пишут несколько электронных писем ежедневно. Хотя отправка электронной почты может показаться простой и, безусловно, является быстрым и эффективным способом общения, существует несколько правил, которых следует придерживаться при работе с электронной почтой в профессиональном качестве. В этой статье мы обсудим 11 основных правил этикета электронной почты, которые следует учитывать при написании и отправке профессиональных электронных писем.
Что такое этикет электронной почты?
Этикет электронной почты относится к тому, как человек должен вести себя при написании, ответе и отправке электронных писем. Этикет электронной почты может различаться в зависимости от характера отправляемого электронного письма. Например, этикет электронной почты, которому вы должны следовать при отправке электронных писем друзьям и родственникам, скорее всего, отличается от этикета, ожидаемого от вас на рабочем месте. Знание основ этикета электронной почты может гарантировать, что вас будут воспринимать как профессионала и вы будете чувствовать себя уверенно, когда пишете или отвечаете на электронные письма в различных условиях.
Этикет электронной почты важен по ряду причин, в том числе потому, что он:
Позволяет передать профессионализм в деловой обстановке
Гарантирует, что ваши электронные письма будут простыми и понятными
Может предотвратить потенциальные судебные иски, связанные с неуместными электронными письмами, отправленными в рабочей обстановке.
11 правил этикета электронной почты, которым нужно следовать при написании и отправке электронных писем
Ниже приведены 11 правил этикета электронной почты, которым вы должны следовать, составляя или отвечая на электронные письма в профессиональном качестве:
Убедитесь, что ваш адрес электронной почты носит профессиональный характер.
Убедитесь, что ваш тон профессиональный.
Используйте четкую и краткую тему письма.
Избегайте грамматических или орфографических ошибок.
Дважды проверьте правильность написания имени получателя.
Используйте стандартный, легко читаемый шрифт и размер шрифта.
Не включайте смайлики или другие анимации в свое электронное письмо.
Включайте только те вложения, которые необходимы.
Отвечайте на профессиональные электронные письма как можно быстрее.
Убедитесь, что вы отправляете письмо правильному получателю.
Проверьте свою электронную почту, прежде чем нажать «отправить».
1. Убедитесь, что ваш адрес электронной почты носит профессиональный характер.
Использование профессионального адреса электронной почты является важной частью хорошего этикета электронной почты. Если вы отвечаете на электронное письмо внутри своей организации, вы всегда должны использовать адрес электронной почты, предоставленный вам вашей компанией. Если вы отвечаете на профессиональные электронные письма вне работы, создайте профессиональное электронное письмо с указанием вашего имени, чтобы получатели могли легко видеть, кто отправляет электронное письмо.
2. Убедитесь, что ваш тон профессиональный
Сохранение профессионального тона в ваших профессионально ориентированных электронных письмах — еще один важный компонент хорошего этикета электронной почты. Даже если вы хорошо знаете человека, вы должны стараться оставаться как можно более профессиональными, когда переписываетесь в деловом качестве. Избегайте сокращенных фраз или чрезмерно небрежного языка.
3. Используйте четкую и краткую тему письма
При написании профессионального электронного письма убедитесь, что ваша тема ясна и понятна. Это может помочь быстро донести до получателя содержание вашего электронного письма, а также гарантировать, что ваше электронное письмо действительно будет открыто получателем. Если ваша тема расплывчата или слишком небрежна, получатель может удалить или пропустить ваше электронное письмо.
4. Избегайте грамматических или орфографических ошибок
Делайте все возможное, чтобы избежать грамматических или орфографических ошибок в своем электронном письме. Это показывает получателю, что вы серьезно относитесь к переписке и не ленитесь писать письма.
5. Дважды проверьте правильность написания имени получателя.
Убедиться, что вы правильно написали имя получателя, очень важно для хорошего этикета электронной почты. Одна опечатка может сделать ваше сообщение небрежным и оскорбительным. Прежде чем нажать «отправить», дважды или даже трижды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя.
6. Используйте стандартный, легко читаемый шрифт и размер шрифта.
Вы должны использовать стандартный шрифт, который легко читать, например Calibri, Times New Roman или Arial, и размер шрифта 10 или 12. Такое сочетание размера и шрифта гарантирует, что ваше электронное письмо будет легко читать и сканировать большинством получателей.
7. Не включайте смайлики или другие анимации в свое электронное письмо.
Избегайте использования эмодзи или других анимаций, таких как смайлики, в ваших профессиональных электронных письмах. Это может показаться слишком небрежным и может произвести негативное впечатление на получателя.
8. Включайте только необходимые вложения
Прежде чем включить вложение в своем электронном письме убедитесь, что это необходимо для конкретного электронного письма, которое вы отправляете. Например, документ, содержащий только одно или два предложения, может быть включен в тело сообщения электронной почты, а не отправлен во вложении. Кроме того, не забудьте указать вложение в своем электронном письме, чтобы получатель не пропустил его.
9. Отвечайте на профессиональные электронные письма как можно быстрее
Хотя от вас, скорее всего, не ожидают немедленного получения каждого письма, которое вы получаете, это хороший этикет электронной почты, чтобы отвечать на электронные письма своевременно. Это особенно верно для клиентов или других электронных писем, которые могут быть неотложными по своей природе. Старайтесь расставлять приоритеты для своих писем по мере их поступления, чтобы вы могли определить, какие письма требуют самых быстрых ответов.
10. Убедитесь, что вы отправляете письмо правильному получателю.
Распространенная ошибка, которая происходит на рабочем месте, заключается в том, что человек отправляет электронное письмо не тому получателю. Это особенно актуально, когда на рабочем месте работает несколько сотрудников с одинаковым именем. Может быть легко щелкнуть сохраненный адрес электронной почты только для того, чтобы после его отправки понять, что это был неправильный получатель электронной почты. Убедитесь, что вы указали правильный адрес электронной почты получателя, прежде чем нажимать «Отправить».
11. Проверьте свою электронную почту, прежде чем нажать «отправить».
Перед отправкой любого профессионального электронного письма вы всегда должны вычитывать его хотя бы один раз, чтобы убедиться, что оно правильное и содержит всю необходимую информацию. Вычитка ваших электронных писем может предотвратить как орфографические, так и грамматические ошибки, а также необходимость отправки дополнительного электронного письма из-за отсутствия информации в исходном электронном письме.