11 методов успешного управления организационными изменениями

28 марта 2022 г.

Периодическое обновление и изменение процессов в вашей организации является необходимым шагом, чтобы оставаться актуальным и предоставлять лучшие продукты и услуги для ваших клиентов. Внедрение этого изменения само по себе является процессом, который ставит перед вашей компанией задачи, с которыми она должна столкнуться, чтобы добиться успеха. Понимание эффективного управления изменениями поможет вам подготовиться к прогнозированию этих проблем, их преодолению и успешному переходу. В этой статье мы описываем, почему изменения необходимы, и предлагаем советы по управлению организационными изменениями.

Почему необходимы перемены?

Мир регулярно меняется. Чтобы оставаться конкурентоспособной, вашей организации иногда нужно будет меняться вместе с ней. Внедрение изменений в ваш бизнес позволяет оптимизировать процессы, достигать большего с меньшими затратами, экономить деньги и удовлетворять постоянно меняющиеся потребности ваших заказчиков и заказчиков. Это также позволяет вашему бизнесу расти и оставаться в курсе все более технологической среды.

Как управлять изменениями

Понимание эффективного управления изменениями является ключевым фактором успеха внедрения новых процессов и политик. Он позволяет прогнозировать риски, предлагает решения для них и помогает вам достичь намеченных целей. Хотя каждый переходный процесс отличается в деталях и масштабах, ниже приведены общие шаги, которые вы можете предпринять, чтобы эффективно управлять изменениями в своем бизнесе.

1. Составьте план

Как и многие процессы, достижение вашей цели по эффективному управлению изменениями становится проще, когда вы знаете, какова ваша предполагаемая конечная цель, и какие шаги вы должны предпринять для ее достижения. Начните с изучения методов, которые другие компании использовали для успешного управления изменениями, и определите, какие из них лучше всего соответствуют требованиям как вашей бизнес-структуры, так и желаемой конечной точки.

Подробно объясните каждый шаг, который необходимо предпринять, чтобы достичь этой точки наиболее эффективным способом. Знание специфики изменений, которые ваша организация должна внести, не только позволяет вам увидеть, как выглядит будущее вашего проекта, но также помогает вам установить реалистичные бюджеты и сроки. Ваш план также служит справочным документом для вас и ваших менеджеров, когда возникают вопросы о деталях или следующих шагах. Это обеспечивает плавное и беспрепятственное внедрение изменений и помогает вам сохранять контроль при управлении ими.

2. Начните сверху

Прежде чем изменения произойдут, они должны быть глубоко поняты и приняты вашим руководством и всеми, кто принимает повседневные решения. Ваши руководители также задают тон процессу изменений. Вдохновение страсти к переменам внутри них может распространяться на тех, кого они обучают и с кем взаимодействуют, позволяя позитиву каскадом переходить с одного уровня на другой.

Обеспечение понимания вашими руководителями предстоящих изменений также позволяет им отвечать на вопросы и решать любые возникающие повседневные проблемы, а также помогает поддерживать ваш переход на пути к успеху.

3. Четко определите свои цели

Хотя некоторые могут сопротивляться изменениям, большая часть этого сопротивления проистекает из незнания того, чего ожидать. Четкое формулирование ваших целей в самом начале гарантирует вашей команде, что они могут знать, что произойдет и как это может повлиять на них.

Наличие четкой цели дает вашим сотрудникам что-то конкретное, над чем нужно работать, и помогает им стать ценным ресурсом для ее достижения. Чем лучше они понимают, куда движется компания, тем лучше они могут сделать то, что необходимо для ее достижения.

Например, если вашей конечной целью является сокращение расходов в течение года, полезно указать конкретно, где будет происходить это сокращение. Возможно, вы реализуете новую программу утилизации или зеленую инициативу по сокращению количества используемой бумаги для принтеров. Когда ваши сотрудники знают особенности этого плана, меньше беспокойства по поводу того, что сокращается, и они могут предпринять активные шаги, чтобы помочь вам достичь желаемого результата.

4. Определите риски

Знание рисков, присущих процессу перехода, дает вам время для поиска возможных решений еще до того, как проблема возникнет. Изложение рисков также позволяет вашей команде понять, что вы понимаете, каковы риски, связанные с этим изменением, и предпринимаете необходимые шаги, чтобы смягчить их последствия или полностью избежать их.

Предвидение потенциальных рисков имеет дополнительное преимущество, заключающееся в снижении вероятности того, что вы и ваши сотрудники будете удивлены, когда возникнет проблема, что позволит продуктивно продолжить работу.

5. Проявите сочувствие

Некоторым сотрудникам может понадобиться помощь в принятии изменений. Хороший способ пробудить интерес к новым процессам и политикам — показать, что вы понимаете, через что они проходят. Подавать пример. Пусть они увидят, как эти изменения влияют на вас, и какие методы вы используете, чтобы справиться с ними. Вдохновите своих руководителей и менеджеров сделать то же самое. Обучите своих менеджеров тому, как справляться с последствиями изменений для ваших сотрудников на индивидуальном уровне, чтобы каждый член вашей команды чувствовал, что его ценят и видят.

Вот некоторые способы проявления сочувствия во время перемен:

• Внутренние видеоролики: подробно опишите различные методы обработки изменений, ссылаясь на свой личный опыт.

• Часы работы: пригласите своих сотрудников прийти к вам или другому назначенному лицу со своими проблемами, а затем активно работать над их решением. Поощряйте своих менеджеров устанавливать собственные рабочие часы.

• Наймите эксперта по изменениям: если это работает в вашей структуре, пригласите кого-нибудь, кто сможет воплотить эти опасения в действенные планы, и научите своих менеджеров делать то же самое.

• Поговорите со своими сотрудниками: когда предоставляется возможность, просто спросите своих сотрудников, как у них дела. Предложите свои собственные истории о том, как изменения влияют на вас, чтобы они чувствовали себя более комфортно, делясь своими историями.

• Предлагайте терапевтические программы: некоторые компании предлагают терапевтические программы независимо от текущих изменений. Даже простая телефонная линия, по которой сотрудники могут позвонить и рассказать о своих чувствах по поводу перемен, может поднять моральный дух на рабочем месте.

Помогая вашей команде принять новые процессы и их роли в них по-человечески, вы поможете укрепить единство компании и командную работу, укрепив фундамент вашей компании во время перехода.

6. Дайте своим сотрудникам право голоса

Ваши сотрудники будут иметь мнение о грядущих изменениях в вашем бизнесе. Встройте это в свой рабочий процесс, предоставив им возможность услышать их голос.

Ваши сотрудники хорошо знакомы с повседневными операциями вашего бизнеса. Таким образом, их идеи могут быть невероятно ценными. Проведение общих собраний и других мест, где они могут высказать свои опасения, позволяет им предупредить вас о текущих проблемах в рамках процесса и помочь вам предсказать будущие. Эти встречи также служат методом краудсорсинга возможных решений любой из этих проблем на основе разнообразного набора идей и мыслительных процессов.

7. Внедряйте идеи, которые работают

После того, как вы получили решения от своих сотрудников, внедрите те из них, которые работают лучше всего. Вовлечение ваших сотрудников в процесс перехода позволяет им понять, что компания не только прислушивается к их проблемам, но и активно работает над их решением. Использование собственных предложенных решений показывает им, что их голос ценится компанией, которая заботится о них.

8. Разработайте эффективную программу обучения

Лучший способ обеспечить эффективное внедрение предстоящих изменений — рассказать своим сотрудникам об их роли в этих новых методах. Это начинается с того, чтобы убедиться, что ваши менеджеры полностью понимают новые процессы и умеют доносить их до тех, кто работает ниже них. Разверните программу обучения заблаговременно, чтобы ваши сотрудники понимали, что от них ожидается, задолго до того, как произойдут изменения. Раннее развертывание также помогает определить, нуждается ли какая-либо часть обучения в настройке, чтобы более эффективно передать новые процессы всем в вашей команде.

9. Отслеживайте и оценивайте изменения

Отслеживайте влияние процесса перехода на ваш бизнес. Будьте конкретными и подробными, чтобы вы могли лучше понять, какие части работают, а какие нет. Таким образом, вы можете вносить коррективы, когда это необходимо, чтобы обеспечить плавный переход. Ваше подробное отслеживание также служит данными для отслеживания того, оказывают ли эти изменения желаемое влияние на ваш бизнес, и, если нет, дает время до завершения проекта для разработки решений.

10. Будьте терпеливы

Изменения происходят не сразу. Сохраняя терпение и сохраняя спокойствие в этот период перемен, вы сможете сохранять ясную голову, когда необходимо принимать решения.

Сохранение спокойствия помогает задать тон остальным членам вашей команды во время процесса. Это повышает моральный дух на рабочем месте и помогает плавно внедрять изменения для достижения ваших целей.

11. Отмечайте своих сотрудников

Когда проект завершится и вы успешно добились поставленных целей, пригласите свою команду на празднование. Пусть они знают, что это успех всех участников. Обязательно отмечайте тяжелую работу своих сотрудников и выражайте благодарность в виде вознаграждений, вечеринок или других бонусов, чтобы они знали, что их вклад ценится. Если вы позволите своим сотрудникам отмечать свои достижения, это также поможет обеспечить их готовность усердно работать над любыми будущими организационными изменениями, которые могут потребоваться вашему бизнесу.