11 методов эффективного общения в удаленной команде

Коммуникация — один из важнейших аспектов эффективной команды. То, как отделы и команды общаются, когда они работают удаленно, отличается от личного общения на рабочем месте. Команды часто сталкиваются с новыми проблемами общения при удаленной работе, поэтому важно изучить стратегии, которые могут помочь вам и вашим коллегам четко общаться друг с другом. В этой статье мы объясним важность удаленного командного общения, рассмотрим 11 методов, которые вы можете использовать для удаленного общения, и дадим советы для достижения успеха.

Важность удаленного командного общения

Эффективная удаленная командная коммуникация важна, потому что коллеги не разговаривают постоянно, не взаимодействуют и не сотрудничают друг с другом в течение рабочего дня. Они полагаются на удаленную связь, чтобы давать инструкции, отзывы и отчеты о ходе работы. Сотрудники собирают информацию, не имея возможности читать язык тела или невербальные сигналы. В этих сценариях ясность и точность являются ключом к тому, чтобы каждый понимал и выполнял свои рабочие обязанности.

Удаленное командное общение также важно для поддержания высокого морального духа, а также мотивации и вовлеченности сотрудников. Спонтанный и социальный аспект общения на рабочем месте часто так же эффективен, как и деловая часть.

11 способов удаленного командного общения

Команды могут использовать различные инструменты и стратегии для удаленного общения и совместной работы. Вот 11 методов коммуникации, которые может попробовать ваша команда:

1. Программное обеспечение для совместной работы

Имитируйте работу в офисе, инвестируя в программное обеспечение для совместной работы, которым пользуются все сотрудники. Они могут отправлять сообщения, делиться идеями и документами, одновременно работать над проектами и просить помощи или отзывов. Эти инструменты наиболее эффективны, если сотрудники остаются подключенными к ним в течение рабочего дня и могут немедленно реагировать на сообщения своих коллег. Программное обеспечение для совместной работы также помогает организовать удаленные команды.

2. Обмен мгновенными сообщениями

Поощряйте сотрудников использовать функцию чата своего любимого инструмента общения для обмена сообщениями с коллегами. Они могут обсуждать рабочие или личные темы в режиме реального времени, как если бы разговаривали лично. Обмен сообщениями не только позволяет сотрудникам быстро получать ответы или необходимую им информацию, но также может способствовать укреплению духа товарищества. Чаты также позволяют людям обсуждать вопросы один на один, а не со всем отделом.

Опыт и реакции в чате часто более интерактивны и естественны, чем электронные письма или телефонные звонки. Программное обеспечение для чата также поставляется с сообщениями об отсутствии и настройками предупреждений, которые вы можете использовать, чтобы указать, что вы находитесь вдали от компьютера или чтобы вас не отвлекали.

3. Электронная почта

Электронная почта остается одним из лучших инструментов общения удаленных команд для формального общения. Он также предоставляет письменный документ разговоров. Поскольку электронная почта не такая мгновенная или интерактивная, как средства связи, такие как обмен сообщениями и видео, она позволяет пользователям вкладывать дополнительные мысли в свои сообщения или отвечать, когда у них есть время.

4. Видеоконференции

Существует множество инструментов видеочата и конференц-связи, которые обеспечивают командам взаимодействие лицом к лицу, которого им не хватает при удаленной работе. Общение с помощью видео обычно более эффективно, чем написание сообщения или электронной почты. Видео также позволяет получать информацию по выражению лица и тону голоса сотрудников. Используйте инструмент для видеоконференций как для личных, так и для групповых встреч.

5. Встречи

Удаленные команды могут посещать собрания с помощью видео- или аудиозвонков. Планируйте встречи команды регулярно, например еженедельно и ежемесячно, для измерения производительности и прогресса. Встречи дают сотрудникам частую возможность поделиться идеями, мнениями и проблемами со всем отделом.

При планировании совещаний определите день и время, наиболее подходящие для вашей команды. Рассмотрим сотрудников в разных часовых поясах и днях с более легкой или более тяжелой рабочей нагрузкой. Планируйте столько совещаний, сколько необходимо для поддержания рабочего процесса, потому что слишком большое количество совещаний может повлиять на производительность сотрудников.

6. Колл-центры

Команды, предлагающие услуги клиентам, могут создать колл-центр для удаленного общения с клиентами. Сотрудники могут установить расписание и разделить ответственность за работу колл-центра. Найдите инструмент для колл-центра с голосовой почтой, записью, очередями, персонализированными приветствиями и другими функциями, которые сделают работу клиента и работу команды максимально комфортной.

7. Инструменты управления проектами

Команды, которые работают над многими проектами одновременно, могут воспользоваться инструментами управления проектами, которые позволяют им сотрудничать, общаться и оставаться организованными. Эти программы позволяют осуществлять планирование, составление графиков, обратную связь, обмен файлами, отслеживание прогресса, общение в чате и многое другое на одной платформе. Они могут помочь вашей команде эффективно использовать ресурсы и уменьшить стресс, связанный с удаленным выполнением крупных проектов.

8. Отчеты о деятельности

Менеджеры могут использовать цифровые отчеты об активности для отслеживания ежедневного или еженедельного прогресса сотрудников. Каждый сотрудник перечисляет свою деятельность в течение дня и статус проектов, над которыми он работает. Эта форма общения позволяет вам следить за прогрессом вашей команды, не назначая ненужных встреч. Вы можете найти в Интернете шаблоны для создания отчетов о деятельности.

9. Визуальные эффекты

Используйте методы визуальной коммуникации, такие как диаграммы, рисунки и диаграммы, для передачи сложных идей или данных вашей команде. Вы также можете использовать программное обеспечение для презентаций, чтобы представить идеи визуально, что многим людям легче понять и запомнить, чем слова. При дистанционной презентации визуальных материалов выбирайте привлекательные цвета, изображения, значки и дизайн с четким призывом к действию. Убедитесь, что ваша энергия и страсть к проекту очевидны в вашем голосе.

10. Записи

Записывайте встречи, презентации и видеоконференции, чтобы делиться ими с отсутствующими членами команды или напоминать себе о том, что вы обсуждали. Большинство программных платформ для видеоконференций имеют возможность записи экрана и загрузки собрания. Организуйте свои записи по темам и дате в четко обозначенных папках, чтобы вы могли легко находить их и делиться ими.

11. Виртуальные кулеры для воды

Запланируйте виртуальное социальное время, чтобы заменить участие, культуру и связь, которые команды испытывают лично. Виртуальный кулер с водой — это пространство для тимбилдинга, где сотрудники могут собираться, обсуждать свои интересы и узнавать друг о друге. Это возможность общаться и непринужденно общаться.

Вы можете настроить виртуальный кулер для воды, создав общедоступную доску обсуждений или канал, не связанный с работой, на внутренней платформе обмена сообщениями вашей команды. Поощряйте всех использовать его для обмена фотографиями, рецептами, личными новостями, мемами и забавными историями.

Советы по эффективному общению в удаленной команде

Вот советы, которым вы можете следовать, чтобы обеспечить эффективность удаленных коммуникаций вашей команды:

• Выбирайте правильные инструменты. Вы можете использовать различные платформы и технологии для удаленного общения. Выберите несколько, которые лучше всего подходят для размера и потребностей вашей команды, и избегайте перегрузки вашей команды множеством средств коммуникации с частично совпадающими функциями, которые могут привести к путанице или недопониманию.

• Будьте кратки, но ясны. Сокращайте время виртуального общения, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы и повысить производительность. Убедитесь, что вы по-прежнему четко формулируете свои сообщения, потому что информация, передаваемая через видео- и чат-встречи, может быть более сложной для понимания людьми, чем при личных встречах.

• Определите индивидуальные предпочтения в общении. У сотрудников есть свои стили удаленного общения: кто-то предпочитает краткие сообщения, кому-то нравятся подробные ответы, а кто-то общается более официально, чем другие. Определите предпочтительный стиль каждого члена команды и постарайтесь соответствовать ему и уважать его.

• Установите предсказуемость. Чтобы избежать путаницы, сделайте общение удаленной команды предсказуемым. Планируйте встречи команды на одно и то же время и продолжительность каждую неделю, используйте определенные платформы для общения для конкретных задач и сделайте виртуальную совместную работу максимально понятной.

• Четко определите рабочие процессы. Создавайте подробные описания рабочих процессов и располагайте ресурсами, на которые члены команды могут ссылаться. Составьте список аббревиатур или терминов, которые сотрудники могут увидеть или услышать во время общения, чтобы они знали, что означает каждое из них, и используйте эти инструменты, чтобы направить свою команду и убедиться, что все работают для достижения одной цели.