11 лучших советов по организации работы и продуктивности

22 февраля 2021 г.

Сохранение организованности и продуктивности на работе помогает вам оставаться сосредоточенным и выполнять задачи вовремя. Когда вы организованы и продуктивны, вы можете расставлять приоритеты в работе и преуспевать в своей работе, что способствует вашему карьерному росту и успеху. У вас есть несколько вариантов организации ваших обязанностей и задач в зависимости от вашего стиля работы. В этой статье мы предлагаем советы, которые помогут вам организоваться и оставаться продуктивным во время работы.

Советы по организации работы и продуктивности

Рассмотрите следующие способы оставаться организованным на работе:

Поставить цели

Достижимые цели помогут вам оставаться сосредоточенными и продуктивными. Когда вы устанавливаете конкретные цели с шагами и временной шкалой, вы можете организовать свою работу в более управляемые задачи. Создавайте как долгосрочные, так и краткосрочные цели и добавляйте контрольные точки в свой календарь, чтобы не сбиться с пути.

Отслеживайте прогресс

Чтобы убедиться, что вы достигаете своих целей в отведенное время, вы должны отслеживать свой прогресс. Отслеживание прогресса также может помочь вам определить, когда вы наиболее продуктивны. Например, вы можете заметить, что успеваете больше в начале недели или по утрам. С помощью этой информации вы можете решить, когда работать над наиболее важными задачами.

Некоторые подходы к отслеживанию вашего прогресса включают регистрацию времени, которое вы отработали, подсчет часов, потраченных на проект, и блокировку моментов вашего дня, когда вы выполняете определенные задачи.

Использовать повестку дня

Повестка дня — отличный инструмент для оценки вашей организации работы и производительности. При использовании планировщика записывайте конкретные события и их детали на протяжении дней, недель и месяцев. Эта стратегия информирует вас о том, какие встречи и сроки выполнения у вас есть в вашем расписании. В результате у вас больше шансов достичь своих целей и запомнить конкретные события.

Существует множество типов повесток дня. В некоторых программах есть место на каждый день, а в других — на неделю или месяц. Подумайте, какой планировщик лучше всего подойдет вам и вашей работе. Если вы часто работаете за компьютером, рассмотрите возможность использования цифровой повестки дня, в которой вы добавляете события к определенным датам.

Создавайте списки дел

Списки дел — это простые, но очень эффективные списки, помогающие поддерживать продуктивность в течение дня. Используйте списки дел, чтобы записывать важные задачи, которые вы хотите выполнить. Постарайтесь организовать свою работу в зависимости от срочности. Например, вы можете добавить то, что вам нужно сделать к концу дня, вверху списка, а то, что может подождать до следующего дня, внизу.

Рассмотрите возможность написания списков дел на стикерах или в блокноте. При использовании этого подхода подумайте, как организовать свой список дел. Например, используйте ручки разного цвета, чтобы различать элементы, например, синяя ручка для обозначения собрания команды и красная ручка для обозначения срочных обязанностей.

иметь подотчетность

Когда вы берете на себя ответственность, вы анализируете свой список дел, оцениваете свой прогресс в достижении целей и определяете способы улучшить свою работу. Регулярно проверяйте себя, чтобы определить свой прогресс и найти области, которые вы можете одобрить. Вы также можете разработать систему подотчетности со своими коллегами, проводя регулярные встречи друг с другом.

Ограничьте отвлекающие факторы

Гораздо легче сосредоточиться на работе в течение длительного времени в организованном рабочем пространстве. Когда вы ограничиваете отвлекающие факторы, вы сохраняете концентрацию на текущей задаче. Ограничьте отвлекающие факторы, сохраняя свое пространство простым и организованным. Держите обычные отвлекающие факторы, такие как телефон, на своем столе или в другой комнате.

Включите таймер

Следите за тем, сколько времени вы тратите на разные задачи, чтобы увидеть, есть ли области, в которых вы можете лучше использовать свое время. Когда вы начинаете и заканчиваете задачу, запускайте и заканчивайте свой таймер. Рассмотрите возможность использования приложений для хронометража, чтобы узнать, сколько времени вы тратите на определенные задачи. В конце недели подумайте о том, как вы используете время и как стать более продуктивным. Например, вы можете попробовать ограничить количество времени, которое вы тратите на проверку электронной почты, если замечаете, что у вас не так много времени для выполнения других приоритетных задач.

Поддерживайте чистоту окружающей среды

В организованном офисе вы легко найдете расходные материалы и материалы, что сделает ваш рабочий процесс более последовательным. Когда вы поддерживаете чистоту, вы также создаете профессионально выглядящее рабочее пространство, которое ценят клиенты и коллеги.

Поддержание чистоты включает в себя размещение предметов на своих местах, дезинфекцию стола чистящими салфетками и открытие окон для свежего воздуха. Чистая среда — это комфортная среда, которая облегчает продуктивную работу.

Наведение порядка на рабочем месте является ключевой частью поддержания чистоты и порядка. Раз в неделю или месяц проводите инвентаризацию своего рабочего места и убирайте все предметы, которыми вы не пользуетесь ежедневно. Выбросьте все устаревшие списки дел и отложите выполненную работу в архив.

Используйте ярлыки

Метки — это практичный подход к организации ваших файлов. Четко пометьте каждый файл и организуйте их так, как вам удобно. Например, вы можете упорядочить файлы в алфавитном порядке или по годам.

Используйте этот подход и для цифровых файлов. Файлы и папки с четкими метками на вашем компьютере гораздо проще найти без необходимости их долгого поиска.

Сортируйте свою электронную почту

Многие сотрудники и клиенты используют электронную почту для общения друг с другом, и в результате вы можете обнаружить, что ваш почтовый ящик переполнен электронными письмами. Сортировка писем позволяет избежать беспорядка в папке «Входящие» и помогает быстрее находить важные письма.

Создавайте цифровые папки в своей электронной почте, чтобы сортировать все ваши сообщения. Папки классифицируют ваши электронные письма в соответствующем месте. Если возможно, используйте теги или звездочки для обозначения ценных писем. Пометка электронных писем напоминает вам об ответе отправителям и хранит важные электронные письма в одном месте.

Делайте перерывы

Перерывы — это важный способ сосредоточиться и оставаться продуктивным. Перерывы поддерживают вашу мотивацию, потому что вы избегаете переутомления в течение короткого периода времени. В результате вы часто можете работать дольше. Во время перерыва прогуляйтесь, помедитируйте или перекусите. Обязательно отдохните от рабочего места, чтобы полностью сфокусироваться.