11 компонентов реестра рисков (с определением и советами)
Реестр рисков — это книга, в которой записываются возможные опасности, которые могут повлиять на производительность и успех проекта. Руководители проектов могут использовать эти документы, чтобы предвидеть будущее, планировать непредвиденные ситуации, поддерживать успех команд и предотвращать ответственность своего бизнеса. Если вы руководитель проекта, руководитель группы или другой бизнес-лидер, вам может быть полезно узнать, как работает журнал рисков. В этой статье мы обсудим определение реестра рисков, изучим его компоненты и дадим советы по его внедрению и использованию в вашей организации.
Что такое реестр рисков?
Реестр рисков, также называемый журналом рисков, представляет собой документ, в котором специалисты записывают потенциальные риски и планы реагирования на них. Этот инструмент помогает тем, кто занимается управлением проектами, управлять рисками и планировать будущее, поддерживая финансовый успех своего бизнеса. Подготовка к возможным воздействиям рисков может смягчить эти воздействия или полностью их предотвратить. Это также может оптимизировать адаптивность команды и повысить ее способность преодолевать трудности.
Компоненты реестра рисков
Компоненты реестра рисков — это элементы, которые менеджер проекта записывает для каждой записи. Реестры рисков могут включать в себя следующую информацию в виде таблицы:
1. Идентификационный номер риска
Первым шагом к заполнению реестра рисков является запись идентификационного номера риска. Это число, которое объединяет риск в определенную категорию и помогает компании отслеживать различные записи и ответы. Это может быть простая числовая система или буквенно-цифровой код, в зависимости от размера проекта и структуры бизнеса. Номер помогает читателям быстро определить риск при сканировании журнала.
2. Дата въезда
При заполнении любых форм компании важно записывать дату ввода. Это поможет будущим читателям понять временную шкалу рисков проекта и прогресс, достигнутый в реагировании на них. Это также помогает руководителю проекта отслеживать записи и обеспечивать своевременную отчетность о рисках. Управление рисками является важным шагом в начале, середине и конце управления проектом.
3. Описание риска
Одной из наиболее важных частей реестра рисков является раздел описания риска, где составители объясняют характер риска, на который они ссылаются. Это могут быть любые риски, связанные с проектом, и они могут включать затраты, потребительские рынки, качество продукции или услуг, производительность или технологии. Риски часто являются последствиями провала проекта, такими как потеря денег, ресурсов, времени и усилий. Расчет окупаемости инвестиций и проведение оценок анализа рисков могут помочь руководителям проектов получить хорошее представление о том, насколько проект осуществим для бизнеса.
Вот шаблон и пример описания риска:
[Project activity] имеет потенциал [risk]. Это потому что [reason for risk].
Установка новой системы управления персоналом может нарушить работу сотрудников. Это связано с тем, что установка может занять некоторое время, и сотрудники могут не понимать, как им ориентироваться в новом программном обеспечении.
4. Вероятность возникновения риска
Описав свой риск, вы также можете присвоить ему оценку вероятности его возникновения. Это может быть числовая шкала от одного до пяти, от одного до 10 или от одного до 100, или такая шкала, как низкая, средняя и высокая. Вероятность может варьироваться в зависимости от возможностей и ресурсов вашей команды и бизнеса. Например, крупная компания с большим капиталом и опытом может легче предотвращать риски. Напротив, стартап может быть новее и иметь меньше опыта работы с определенным типом проекта, что означает, что он может получить больше опыта обучения.
5. Потенциальное влияние риска
Описание потенциального воздействия риска является важной частью реестра рисков, поскольку оно информирует о том, как компания может планировать реагирование на него. Возможные последствия часто оказывают влияние на финансы или производительность компании, но могут иметь последствия для сотрудников, клиентов, инвесторов и других заинтересованных сторон. Сотрудничайте с коллегами и получайте отзывы, чтобы получить полное представление о том, что писать в этом разделе.
6. Интенсивность риска
Вы можете измерить интенсивность риска, оценив его вероятность и потенциальное воздействие. Чем выше вероятность и больше потенциальных последствий, тем выше оценка интенсивности, которую вы можете присвоить. Интенсивность выражает важность плана рисков и помогает руководителям проектов расставлять приоритеты в стратегиях управления рисками и соответствующим образом делегировать задачи.
7. Ответственный за реагирование на риски
Установление «владельца» реагирования на риски, человека, ответственного за обработку плана рисков и руководство группой реагирования, имеет решающее значение для адаптации компании. Владелец может специализироваться на теме риска и уделять пристальное внимание деталям для выполнения операций и соблюдения протоколов. Вы можете включить контактную информацию владельца на случай, если у заинтересованных сторон возникнут вопросы по поводу определенной записи. Идеальные владельцы — эксперты в лидерстве и решении проблем.
8. Профилактические действия
Наряду с описанием риска и объяснением воздействия, раздел «Предупреждающие действия» является ключевой частью вашего журнала рисков. В этом разделе вы можете указать, как вы планируете предотвратить возникновение риска. Это может включать принятие и принятие риска, передачу риска страховым компаниям или аналогичным организациям или полное избегание риска.
9. План на случай непредвиденных обстоятельств
Планы на случай непредвиденных обстоятельств предназначены для устранения последствий риска, если он действительно возникнет. Обычно они направлены на снижение влияния последствий риска на ход проекта и работу команды. Планы на случай непредвиденных обстоятельств — это эффективные планы реагирования на чрезвычайные ситуации, в которых приоритет отдается безопасности и благополучию членов команды.
10. Обновления прогресса
Мониторинг рисков может помочь компании подготовиться к возможным непредвиденным обстоятельствам и быстро реагировать на новые ситуации. Кроме того, если риск уже возник, обновления в журнале рисков показывают этапы и уровень успеха первоначального реагирования или плана действий в чрезвычайных ситуациях. Менеджеры проектов могут обновлять информацию о ходе выполнения, когда они просматривают реестры рисков через регулярные промежутки времени или на собраниях команды.
11. Статус риска
Написав все подробности о риске и плане подготовки к нему, вы можете отметить статус риска. Это может быть разграничение, такое как «открыто», «ожидание», «закрыто» или «в процессе», чтобы показать читателям срочность риска. В то время как некоторые риски продолжаются, другие носят временный характер. Например, в то время как удовлетворенность клиентов может быть постоянным риском для выполнения проекта, определенные типы ненастной погоды могут быть единичными событиями, которые могут повлиять на процесс проекта.
Советы по использованию реестра рисков
Если менеджеры проектов правильно используют реестры рисков, эти журналы могут стать отличным инструментом для руководства командами и эффективного выполнения задач. Вот несколько советов по использованию этой техники:
Просматривайте реестры рисков на каждом собрании команды. Для правильной работы реестров рисков важно, чтобы руководители проектов просматривали их на собраниях команды, проверяли их в конце каждой фазы жизненного цикла проекта и при необходимости корректировали. Это может обеспечить сотрудничество между отделами и обеспечить реалистичность и достижимость целей.
Делитесь реестром рисков между командами. Передача реестров рисков в цифровом виде через облачные платформы может быть отличным способом обеспечить их доступность для всех заинтересованных сторон в любое время и из любого места. Вы также можете поделиться ими с экспертами, консультантами и опытными руководителями отделов, чтобы убедиться, что ваших подходов достаточно для успеха проекта.
Со временем корректируйте методы управления рисками. Основной метод достижения успеха — подходить к задачам и рискам с желанием постоянно совершенствоваться. Хотя ошибки случаются часто, корректировка методов управления рисками с течением времени может помочь вам извлечь уроки из любых ошибок и оптимизировать стратегии рабочего процесса.