11 аспектов управления проектами, которые следует учитывать при планировании

Управление проектами — это полезный процесс для достижения целей компании. Хотя эти методы планирования используются во временных ситуациях, они могут иметь долгосрочные последствия и обеспечивать качественные результаты для организации. Изучение различных компонентов процесса управления проектами может помочь вам понять, какие ключевые области следует учитывать в вашем следующем проекте. В этой статье мы исследуем управление проектами и предоставим список из 11 аспектов управления проектами.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — это процесс применения навыков, знаний, методов и инструментов для удовлетворения требований проекта. Это включает в себя организацию, контроль и реализацию этапов проекта. Руководители проектов играют важную роль в процессе управления проектами, поскольку они контролируют деятельность. Этот процесс помогает проектным группам выполнить определенный критерий в указанное время. Управление проектами имеет конечную цель и конечный срок службы. Он состоит из пяти основных этапов:

• Инициация

• Планирование

• выполнение

• Мониторинг

• Закрытие

Почему управление проектами важно?

Управление проектами важно для достижения лучших результатов для вашей организации. Благодаря планированию и организации предприятия могут сосредоточиться на том, что действительно важно. Это также помогает всем членам команды иметь одинаковое понимание того, что необходимо сделать. В результате сотрудники, как правило, чувствуют себя более счастливыми, поскольку чувствуют, что их работа способствует достижению общей миссии компании, и знают, чего они ожидают. Другие преимущества управления проектами включают в себя более высокую устойчивость к риску, повышение удовлетворенности клиентов, ретроспективное обучение и эффективное распределение ресурсов.

11 аспектов управления проектами

Чтобы достичь целей проекта, члены команды должны определить несколько компонентов. Вот список из 11 аспектов управления проектами:

1. Заявление о сфере применения

Приступая к проекту, создайте заявление о содержании, чтобы описать цели вашего проекта. Здесь вы рассматриваете требования вашего заказчика и разрабатываете план работы. Это поможет вам понять, что нужно включить в проект, чтобы достичь цели. Масштабы проекта учитывают количество времени и денег, заложенных в бюджете для этой цели. Например, целью команды веб-разработчиков может быть создание нового веб-сайта с бюджетом в 200 долларов.

2. Расписание и сроки

Следование расписанию помогает команде проекта выполнить свои задачи в установленные сроки. В начале проекта менеджер проекта намечает график проекта, чтобы все члены команды знали сроки выполнения задач. В расписании указано, какие ресурсы использовать, например, кто выполняет задачу. Рассмотрите возможность использования инструмента планирования, чтобы помочь организовать ключевые действия.

3. Управление рисками

Компонент управления рисками проекта помогает менеджерам проекта предотвращать потенциальные опасности и готовиться к ним. Они разрабатывают стратегии для использования при работе с рисками. Этот процесс состоит из выявления риска, его анализа, создания плана действий, реализации действия и мониторинга этого действия.

4. Планирование ресурсов

Получая доступ к тому, что у них есть, менеджеры проектов учитывают свои ресурсы. Это включает в себя доступ к их ресурсам, а также назначение тех, кто лучше всего справится с конкретной задачей на основе их талантов. Некоторые ресурсы включают в себя:

• Люди или человеческий труд

• Оборудование

• Материалы

• Навыки или знания

5. Результаты

Результаты — это то, что команда проекта планирует произвести. К ним относятся продукты, услуги или результаты проекта. Здесь команда проекта подробно описывает то, что они планируют детализировать. Включите информацию о размере продукта, качестве или других стандартах. Например, журнальная компания может работать над созданием 40-страничного каталога мод.

6. Критические факторы успеха

Критические факторы успеха (CSF) — это элементы, необходимые для того, чтобы команда проекта могла выполнить свою краткосрочную и долгосрочную миссию. Обычно организация выбирает пять CSF, чтобы расставить приоритеты в своем бизнесе на основе стратегической цели своей компании. Некоторые элементы, которые можно выбрать в рамках CSF, включают:

• Бюджет/стоимость

• Сроки/время

• Удовлетворенности сотрудников

• Улучшенные маркетинговые стратегии

• Обучение и образование

• Стандарты качества

7. Бюджет

Чтобы удержать проект в пределах своих ресурсов, менеджеры проекта устанавливают бюджет, которому необходимо следовать. После проведения финансовых исследований они представляют свой бюджет руководителям компании на утверждение. Поскольку бюджет, как правило, является оценочным, руководитель проекта также откладывает резервный фонд на случай, если какой-либо элемент будет стоить больше, чем он прогнозировал. Бюджетный аспект управления проектами помогает увидеть, получает ли ваша организация прибыль или теряет доход. Этот компонент включает в себя отслеживание финансовых показателей проекта, таких как предполагаемые затраты, выставление счетов и прибыль.

8. Список заинтересованных сторон

Для каждого проекта есть заинтересованные стороны, влияющие на проект. Чтобы отслеживать заинтересованные стороны вашего проекта, рассмотрите возможность создания таблицы с четырьмя столбцами: имя заинтересованной стороны, уровень их власти, уровень их заинтересованности в проекте и проблемы, которые у них есть. Например, генеральный директор компании имеет высокий уровень влияния в компании и умеренный интерес к проекту, выражая обеспокоенность тем, что он не уложится в сроки.

9. Структура работы

Структура декомпозиции работ (WBS) делит проект на более мелкие задачи. Это метод, который помогает менеджерам проектов работать в обратном направлении от своих результатов, чтобы найти действия, необходимые для их достижения. В WBS включите ключевые компоненты, например, кто выполняет конкретное действие и предполагаемую продолжительность задачи.

10. Эффективное общение

На протяжении всего проектного процесса эффективная коммуникация и прозрачность важны для того, чтобы члены команды и заинтересованные стороны были в курсе достигнутого прогресса. Сообщите заинтересованным лицам, насколько проект соответствует вашим ожиданиям в плане графика. Коммуникация также включает в себя похвалу членов команды, когда они достигают важного достижения.

11. Качество проекта

При определении качества проектная группа обращает внимание на то, чего хочет заинтересованная сторона или заказчик. Чтобы конечный продукт соответствовал этим стандартам качества, проектная группа устанавливает требования и особенности. Затем они используют аудит проекта или контрольный список процессов, чтобы проверить, соответствуют ли результаты этому качеству.