10 вопросов и ответов для собеседования с офисным помощником, которые помогут вам подготовиться

26 мая 2021 г.

Офисные помощники — или помощники по административным вопросам — это сотрудники, в обязанности которых может входить ряд обязанностей, таких как ввод данных, управление встречами и календарями с помощью программного обеспечения для работы с электронными таблицами, такого как Microsoft Office, и подготовка отчетов. Отправляясь на собеседование на роль офисного помощника, интервьюер, скорее всего, спросит об этих навыках, а также о других деталях вашего опыта и опыта работы. В этой статье вы узнаете общие вопросы для интервью для помощников по административным вопросам и соответствующие ответы, которые помогут вам подготовиться.

Распространенные вопросы на собеседовании с офисным помощником

Вот распространенные вопросы, с которыми вы можете столкнуться во время собеседования на должность офисного помощника, а также примеры ответов:

• Можете ли вы рассказать мне о своем прошлом опыте работы офисным помощником?

• Что вы знаете о нашей компании?

• Почему вы хотите работать офисным ассистентом в этой компании?

• Какие административные обязанности вы выполняли на своей последней должности?

• Каковы ваши самые сильные стороны и как они помогут вам работать в качестве офисного помощника?

• Как вы организуете административное расписание?

• Какие навыки работы с компьютером у вас есть?

• Как ваши административные навыки помогут нашей команде?

• Как вы справляетесь со стрессовыми ситуациями в качестве офисного помощника?

• Есть вопросы по вакансии офис-менеджера?

Можете ли вы рассказать мне о своем прошлом опыте работы офисным помощником?

Обычно это первый вопрос, который вам задают интервьюеры. Хотя цель вопроса состоит в том, чтобы узнать вас поближе, при ответе на этот вопрос поделитесь своими прошлыми достижениями и навыками, прошлым опытом работы и вашими нынешними обстоятельствами, поскольку они связаны с требованиями административной должности.

Подумайте о том, чтобы выделить любые профессиональные достижения, чтобы показать, что ваше карьерное развитие важно для вас. Этот вопрос также позволяет работодателю лучше понять вашу личность и то, как вы подходите на роль их помощника.

Пример ответа: «Я приехал из маленького городка в Мичигане, где с отличием окончил среднюю школу. Затем я приехал в Нью-Йорк, чтобы поступить в колледж Нью-Йоркского университета, где я в настоящее время получаю степень младшего специалиста в области делового администрирования. Недавно я прошел стажировку в качестве помощника офиса в местной финансовой фирме, где я действительно развил свои организационные навыки и навыки управления данными, а также навыки обслуживания клиентов».

Что вы знаете о нашей компании?

Перед собеседованием вам следует изучить компанию, в которую вы подали заявку. Вы должны быть готовы к этому вопросу, зная, что компания предоставляет своей клиентской базе, ее основные ценности и некоторое представление о том, как компания предоставляет свои продукты или услуги. Когда вам зададут этот вопрос, расскажите, что вы понимаете под миссией компании, и покажите интервьюеру, что ваши ценности связаны с ценностями компании. Работодателям нравится знать, что их сотрудники заботятся об их целях и ценностях.

Пример ответа: «Я знаком с тем, что Save Financial предлагает своим клиентам, и меня лично привлекает эта компания, потому что я чувствую, что ценности, которых придерживается Save Financial, отражают мои собственные ценности в отношении надежной финансовой помощи семьям и пенсионерам, а также заботы о клиентах и ​​их удовлетворенности. ».

Почему вы хотите работать офис-менеджером в этой компании?

Это еще один распространенный вопрос, который можно задать во время собеседования. Цель этого вопроса состоит в том, чтобы интервьюер понял, насколько вы увлечены своей работой, а также должностью. Будьте готовы ответить на этот вопрос, связав то, что делает компания и почему, с вашими текущими или будущими карьерными целями и вашими собственными основными ценностями. Это покажет интервьюеру, что вы не только увлечены своей карьерой, но и увлечены своей карьерой на этой должности.

Пример ответа: «Я расставляю приоритеты и придаю большое значение административным задачам, таким как составление графиков, помощь в выполнении задач по вводу данных и взаимодействие с клиентами. Я всегда был увлечен тем, чтобы помогать другим оставаться организованными и предлагать финансовую поддержку, и я чувствую, что Save Financial увлечен теми же вещами. Из-за этого я думаю, что отлично подхожу на роль помощника по административным вопросам».

Какие административные обязанности вы выполняли на своих прошлых должностях?

Интервьюеры, скорее всего, зададут этот вопрос, чтобы рассказать об обязанностях и навыках, которые вы указали в своем резюме. Это помогает менеджеру по найму определить, подходят ли они для административной роли, на которую вы проходите собеседование, и каким образом. Это также возможность подчеркнуть опыт работы, который вы указали в своем резюме. Вот пример того, как вы можете ответить на этот вопрос.

Пример ответа: «Как помощник по административным вопросам в Time Wise Financials, я был первым, кто встречался с клиентами — лично и по телефону. Я обслуживал телефонную линию главного офиса, а также пять отдельных линий для вице-президентов компании. Я также отвечал за ведение календарей своих вице-президентов, организацию бизнес-конференций и поездок, а также помогал в подготовке презентаций с использованием PowerPoint и Apple Keynote».

Каковы ваши самые сильные стороны и как они помогут вам работать в качестве помощника по административным вопросам?

Если вам задают этот вопрос, дайте интервьюеру честный ответ. Подумайте об одной-трех сильных сторонах, которые, по вашему мнению, отражают ваш профессионализм и уровень навыков.

Пример ответа: «Я считаю, что мои самые сильные профессиональные качества — это мои коммуникативные навыки и организаторские способности. На моей последней должности в Save Financial я управлял учетной записью электронной почты компании и создавал еженедельные обновления, которые получали члены команды. Я помогал команде быть организованной и выполнять задачи с помощью этих обновлений по электронной почте, и все чувствовали, что они настолько полезны, что электронные письма стали частью ежедневных задач, требуемых помощниками. Если бы меня наняли на эту должность, я бы использовал эти сильные стороны, чтобы внести свой вклад в повышение производительности компании».

Как вы соблюдаете административные расписания на ежедневной основе?

Интервьюер может задать вам этот вопрос главным образом для того, чтобы оценить, насколько ваши административные и организационные навыки соответствуют требованиям должности. Ваш ответ также позволит работодателю получить представление о том, как вы можете выполнять административные обязанности по отслеживанию нескольких графиков и встреч, и можете ли вы выполнять свои повседневные задачи компетентно и своевременно.

Пример ответа: «В моей роли офисного помощника организация является главным приоритетом. Я начинаю свой день с того, что сначала составляю список дел, которые нужно выполнить в этот день. Затем я проверяю свой календарь на наличие встреч, встреч или других запланированных событий, чтобы знать о них. Я постоянно отвечаю на звонки и проверяю свою электронную почту на наличие новых задач по мере их появления, чтобы я мог выполнять их соответствующим образом».

Какие навыки работы с компьютером у вас есть?

Интервьюеры задают этот вопрос, чтобы определить, каковы ваши навыки работы с компьютером и соответствует ли уровень ваших навыков требованиям компании и ожиданиям в отношении того, что они ищут в офисном помощнике. Кроме того, этот тип вопросов на собеседовании может дать работодателям представление о том, как вы можете справиться с задачей изучения нового офисного программного обеспечения. При подготовке и изучении компании подумайте о том, чтобы узнать, какие программы использует компания, прежде чем идти на собеседование, чтобы у вас было больше шансов продемонстрировать, насколько ваш уровень навыков соответствует должности.

Пример ответа: «Я чувствую, что мои компьютерные навыки достаточны для выполнения офисных административных задач. На своей последней должности я не только ежедневно использовал Microsoft Office, но и еженедельно обновлял веб-сайт компании, поэтому я также знаком с использованием WordPress. Когда мне приходится изучать новые компьютерные программы, я обнаруживаю, что обычно могу ответить на любые возникающие у меня вопросы с помощью быстрого поиска в Интернете. Тем не менее, я также ценю возможность учиться у своих коллег».

Как ваши административные навыки помогут нашей команде?

У административных помощников ни в коем случае не маленькая роль. Покажите работодателям, что вы можете оказать большое влияние, поделившись тем, как вы ожидаете внести свой вклад или поддержать их успех. Помощники по административным вопросам имеют множество обязанностей, и участие в команде работников имеет первостепенное значение для работодателя. В своем ответе покажите интервьюеру, как вы планируете поддерживать рост и развитие компании.

Пример ответа: «Я уверен в своей способности организовать всех и уложиться в график, чтобы мы все могли достичь наших целей. Я также считаю, что, взяв на себя большую часть административных обязанностей, члены команды могут более эффективно распределять свое время, а также повысить производительность своей работы».

Расскажите мне о случае, когда вы столкнулись с недовольным клиентом или покупателем в своей прошлой роли офисного помощника. Как вы справились с ситуацией?

Интервьюер может задать этот вопрос, чтобы оценить, как вы справляетесь со сложными или стрессовыми ситуациями. Будьте честны в своем ответе и укажите, что вы чувствовали в этой ситуации и как вы с ней справились. Точно так же вы можете ответить на этот вопрос, как бы вы справились со стрессовой ситуацией, если бы она возникла, если у вас нет предыдущего опыта разрешения конфликта на рабочем месте.

Пример ответа: «Работая офисным ассистентом в Save Financial, я однажды разговаривал по телефону с расстроенным клиентом. Клиент был рассержен и рассержен тем, что, казалось бы, необоснованное списание средств с его кредитной карты. Я не перебивал клиента, даже несмотря на то, что он кричал на меня, и напомнил себе, как он, должно быть, обеспокоен и встревожен, раз ведет себя таким образом.

Признав чувства клиента, я попросил его предоставить информацию об их членстве и продолжил изучение проблемы. Выяснилось, что клиент забыл дату истечения срока членства. Как только мы решили проблему, клиент успокоился и извинился передо мной. Мы закончили наш разговор разговором о погоде и моем трехмесячном щенке. Я всегда стремлюсь к терпению и сочувствию при работе с клиентами, так как хочу, чтобы мой опыт был таким же».

Есть вопросы по вакансии офис-менеджера?

Если этот вопрос возникнет во время вашего интервью, используйте его в своих интересах. Задавайте вопросы, которые помогут вам оценить, подходит ли вам компания, точно так же, как собеседование оценивает вашу пригодность для компании. Рассмотрим следующие примеры вопросов, которые вы могли бы задать интервьюеру в ответ.

Пример ответов: «Что еще вы можете рассказать мне о повседневных задачах и обязанностях офисного помощника? Каковы ваши ожидания от вашей административной команды? Как вы измеряете достижения и успех? Почему последний офис-менеджер ушел из компании? Предлагает ли компания возможности для дальнейшего обучения или профессионального развития, чтобы помочь мне в дальнейшем развитии моих административных навыков?»