25 лучших советов по Excel для оптимизации вашего использования
22 февраля 2021 г.
Если ваша работа требует от вас управления данными, то вы, вероятно, используете Microsoft Excel, программу для работы с электронными таблицами, которая позволяет визуализировать и анализировать данные. Excel обладает широким спектром возможностей, которые помогут вам работать с данными, независимо от того, являетесь ли вы новичком или опытным пользователем.
Просмотр списка советов по Excel может помочь вам использовать программу в меру своих возможностей и лучше понять ее общую функциональность. В этой статье мы предлагаем 25 различных советов по Excel, которые помогут вам максимально использовать возможности программы для вашей карьеры.
Что такое Эксель?
Excel — это программа для работы с электронными таблицами, разработанная Microsoft, которую вы можете использовать для документирования и анализа данных. Электронная таблица содержит строки и столбцы, которые перекрываются, образуя прямоугольники, называемые ячейками.
В каждую ячейку можно добавить такую информацию, как слово, фраза или цифра. Excel позволяет вводить различные формулы, которые помогают сортировать, упорядочивать и изучать дополнительную информацию о данных или информации, содержащейся в каждой ячейке и на листе в целом. В Excel есть ряд полезных функций, которые могут помочь всем, кому регулярно требуется отслеживать и анализировать данные.
25 советов по Excel
Если вы новичок в Excel или даже использовали эту программу раньше, вы, вероятно, слышали, что это мощный инструмент анализа, который может значительно упростить организацию и оценку данных. Используйте эти советы, чтобы помочь вам эффективно использовать Excel для ваших целей:
1. Используйте рисовальщик форматов
Редактор форматов позволяет быстро применить формат или набор форматов к нескольким ячейкам. Это полезно, если вы хотите, чтобы в определенных ячейках, например, информация была выделена как курсивом, так и цветом. Чтобы использовать рисовальщик форматов:
Выберите ячейку с форматированием, которое вы хотите скопировать.
Откройте главное меню.
Выберите рисовальщик формата.
Нажмите на ячейку, которую вы хотите скопировать и вставьте форматирование.
Для нескольких ячеек дважды щелкните значок форматирования, и он останется активным, пока вы не отмените его выбор.
2. Выберите всю таблицу
Иногда вам нужно внести изменения во всю электронную таблицу. Чтобы выбрать каждую ячейку, нажмите CTRL + SHIFT + * для работы с электронной таблицей в целом.
3. Импорт данных
Есть много случаев, когда копирование и вставка данных из внешних источников в вашу электронную таблицу отлично работает для ваших целей. Однако чем сложнее набор данных, тем больше вероятность того, что он не будет правильно скопирован. В этих случаях импортируйте данные вместо копирования и вставки:
Нажмите на вкладку данных.
Выберите получить внешние данные.
Следуйте инструкциям, чтобы получить данные из источника.
4. Скопируйте и вставьте в несколько ячеек
Если вам нужно скопировать и вставить одни и те же данные в несколько ячеек, рассмотрите возможность использования этого метода вместо многократного копирования и вставки:
Выберите ячейки, в которые вы хотите вставить данные.
В последнюю выбранную ячейку добавьте информацию, которую хотите скопировать.
Нажмите CTRL + ENTER, чтобы скопировать и вставить данные из последней ячейки во все выделенные ячейки.
5. Посмотреть все формулы
Вы можете работать в должности, в которой вы регулярно делитесь электронными таблицами с другими. Если вы получили электронную таблицу и хотите узнать, какие формулы использовал создатель, перейдите на вкладку формул и нажмите кнопку «Показать формулы».
6. Зафиксируйте строки и столбцы
Некоторые электронные таблицы могут быть очень длинными и широкими, что затрудняет быстрый просмотр необходимой информации. В этих случаях может быть полезно закрепить определенные строки и столбцы в том месте электронной таблицы, с которым вы сейчас работаете. Закрепить строки и столбцы:
Перейдите к точке электронной таблицы, которую вы хотите заморозить.
Переходим на вкладку просмотра.
Выбор опции заморозки панелей.
7. Повторяйте шаблоны
Excel очень хорошо распознает и воспроизводит шаблоны. Если у вас есть шаблон, который вы хотите быстро воспроизвести в Excel, введите первые несколько цифр шаблона в соответствующую строку или столбец в отдельных ячейках. Затем выберите маленький квадрат в правом нижнем углу последней ячейки. Перетащите этот квадрат, чтобы выбрать ячейки, в которых вы хотите воспроизвести шаблон. Excel автоматически заполнит ячейки правильным числом.
8. Скрыть строки и столбцы
При работе с электронной таблицей вы можете захотеть скрыть некоторые столбцы, над которыми вы сейчас не работаете. Вы можете скрыть строки или столбцы:
Выбор заголовка строки или столбца, который вы хотите заморозить
Переход к кнопке форматирования из главного меню
Выбор скрытия столбцов или скрытия и отображения, а затем выбор скрытия столбцов
9. Скопируйте и вставьте между электронными таблицами
В зависимости от вашей роли вам может потребоваться скопировать одну и ту же информацию или расчет между несколькими электронными таблицами. Вы можете легко сделать это в Excel:
Откройте оба листа.
Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните вкладку листа, на который вы хотите скопировать информацию.
Нажмите на ячейку, содержащую информацию, которую вы хотите скопировать на другой лист.
Нажмите F2.
Нажмите Ввод.
10. Управление разрывами строк
Вы можете использовать Excel как для чисел, так и для букв. Однако написание фраз, предложений или даже полных слов может выходить за пределы пространства ячейки. Исправьте это, используя разрывы строк и перенос текста, чтобы облегчить чтение написанного:
Выберите ячейку с текстом, который вы хотите обернуть.
Перейдите на вкладку «Главная».
Нажмите на кнопку переноса текста.
11. Вставить формулы
Вы можете легко преобразовать десятичные числа в проценты, используя специальную опцию вставки:
Введите 100 в пустую ячейку.
Скопируйте эту ячейку.
Выберите ячейки, которые вы хотите переформатировать.
Нажмите вставить специальный.
Нажмите разделить.
12. Используйте мгновенное заполнение
Мгновенное заполнение позволяет Excel автоматически распознавать определенные шаблоны форматирования и воспроизводить их для вас. Например, если вы вводите серию телефонных номеров и хотите, чтобы они отображались с круглыми скобками вокруг кода города и тире между третьим и четвертым номером, после второго ввода шаблона Excel должен автоматически реплицировать его. Если это не так, убедитесь, что функция мгновенного заполнения включена, нажав кнопку мгновенного заполнения на вкладке данных.
13. Превратите текст в столбцы
Экономьте время при вводе имен или других данных, состоящих из нескольких слов, в Excel с помощью функции преобразования текста в столбцы. В тех случаях, когда вам нужно, чтобы каждое слово отображалось в отдельной ячейке, но вы копируете и вставляете большой набор данных, этот трюк очень удобен:
Выберите данные после того, как вы скопировали их в Excel.
Перейдите на вкладку данных.
Выделите текст в столбцы.
Отрегулируйте форматирование по мере необходимости.
Нажмите ВВОД.
14. Транспонировать специальной пастой
Вы можете столкнуться с ситуацией, когда вы изначально думали, что вам нужны определенные данные в строках, но затем понимаете, что вам действительно нужны столбцы. Вы можете быстро перенести данные из строк в столбцы или наоборот:
Копирование данных, которые вы хотите транспонировать
Выбор специальной вставки и установка флажка транспонирования
Щелчок ОК
15. Добавьте графику
Вы можете включить графику в электронную таблицу, чтобы проиллюстрировать свои данные. Для этого:
Выберите ячейку или элемент, где вы хотите, чтобы ваша графика отображалась.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите параметр серии.
Выберите заливку рисунком или текстурой.
Вставьте сохраненное изображение или графику, которую вы хотите использовать.
16. Сохраняйте графики как шаблоны
В Excel есть ряд настраиваемых графиков и диаграмм, которые вы можете использовать для иллюстрации своих данных. Однако любые сделанные вами настройки не сохраняются автоматически для использования в будущих электронных таблицах. Вы можете сохранить шаблоны созданной вами пользовательской электронной таблицы, если знаете, что она понадобится вам снова:
Щелкните правой кнопкой мыши на готовой диаграмме.
Выберите сохранить как шаблон.
Сохраните файл с расширением CRTX.
Если вы хотите использовать сохраненный шаблон:
Выделите данные, которые вы хотите превратить в диаграмму.
Перейдите на вкладку «Вставка».
Нажмите на рекомендуемые графики.
Выберите все диаграммы, а затем шаблоны.
Выберите свой шаблон.
Нажмите «ОК».
17. Управление ячейками на нескольких листах
Если у вас есть несколько листов рабочей книги, из которых вам нужно извлечь информацию, есть формула, которую вы можете использовать для быстрого сопоставления этих данных. Для правильной работы каждый рабочий лист должен иметь соответствующую информацию, указанную в одной и той же ячейке на каждой отдельной странице.
Начните с открытия нового рабочего листа. В ячейку, где вы хотите увидеть расчет, введите нужную вам формулу. Например, если вы хотите добавить несколько ячеек на листы, используйте формулу =сумма([name of worksheet]:[name of worksheet]’![cell number]). Это добавит всю информацию из ячейки, выбранной на выбранных листах.
18. Скрыть рабочий лист
Возможно, вы работаете с книгой, в которой содержится большое количество листов. Вы можете скрыть рабочие листы, с которыми вы не работаете активно, чтобы упростить навигацию:
Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа, который вы хотите скрыть.
Выбор скрыть
Если вы хотите отобразить лист или листы, перейдите на вкладку «Вид» в главном меню, выберите «Показать», а затем выберите конкретный лист, к которому вы хотите получить доступ.
19. Рассмотрите сводные таблицы
Сводные таблицы — сложный аспект Excel — вы можете пройти полные курсы или прочитать целые книги о том, как использовать сводные таблицы. Тем не менее, вы можете воспользоваться этим полезным инструментом, не обладая достаточными базовыми знаниями о полной функциональности ресурса. По сути, сводные таблицы позволяют просматривать и анализировать небольшие фрагменты огромного набора данных. Чтобы сделать сводную таблицу:
Выберите все столбцы и строки, которые вы хотите оценить в сводной таблице.
Перейдите на вкладку «Вставка».
Выберите сводную таблицу.
20. Управляйте представлением с условным форматированием
Условное форматирование может помочь вам легко визуализировать ваши данные с помощью форматирования, например цветового кодирования самых высоких чисел на диаграмме, чтобы вы могли быстро найти и просмотреть. Чтобы использовать его, выберите значок условного форматирования на главной вкладке и установите свои предпочтения и параметры.
21. Сделайте выпадающее меню
Вы можете создавать раскрывающиеся меню для заполнения определенных строк или столбцов, чтобы сэкономить время. Чтобы сделать выпадающее меню:
Выделите ячейку, строку или столбец, которые вы хотите иметь в раскрывающемся меню.
Перейдите на вкладку данных.
Нажмите на проверку данных.
Перейдите, чтобы разрешить.
Выберите список.
Добавьте варианты элементов списка в источник.
22. Добавьте скриншот
Легко включайте снимки экрана в электронную таблицу, перейдя к вставке, выбрав снимок экрана и выбрав изображение, которое вы хотите добавить.
23. Предотвратить смещение
Когда вы включаете формулу в электронную таблицу, если вы копируете и вставляете эту формулу в другое место, новая ячейка становится точкой отсчета для формулы, а не исходной ячейкой. Если вы хотите предотвратить смещение ссылки, просто добавьте символ $ перед информацией, которую вы не хотите смещать, а затем скопируйте и вставьте.
24. Сделайте горячие клавиши
В Excel есть ряд отличных встроенных сочетаний клавиш, которые могут сэкономить вам время при работе с электронными таблицами. Просмотрите несколько наиболее полезных:
CTRL+: вставить сегодняшнюю дату.
CTRL + SHIFT+: вставить текущее время.
CTRL + 5: зачеркнуть текст.
CTRL + 0: скрыть выбранный столбец.
CTRL + 9: скрыть выбранную строку.
25. Добавляйте без использования формул
Вы можете быстро увидеть сумму выбранных ячеек, не вставляя формулу суммы. Выберите первую ячейку, которую хотите добавить, удерживайте нажатой клавишу CTRL и выберите любые другие ячейки, которые вы хотите добавить вместе. Посмотрите на нижнюю строку состояния, чтобы увидеть общее количество.