10 способов улучшить свои навыки тайм-менеджмента
4 февраля 2021 г.
Владение навыками тайм-менеджмента позволяет профессионалу выполнять свои повседневные обязанности быстро и эффективно. Если вы профессионал, которому трудно управлять временем, может быть полезно знать различные методы, которые вы можете использовать для развития навыков управления временем. В этой статье мы обсудим 10 способов более эффективно управлять своим временем.
Почему важны навыки тайм-менеджмента?
Навыки тайм-менеджмента — это широкий набор навыков, которые помогают вам управлять временем, которое вы тратите в течение рабочего дня, и обеспечивать его максимально эффективное использование. Вот несколько важных навыков тайм-менеджмента:
Приоритизация
Это акт присвоения уровня важности различным задачам и обеспечения того, чтобы задачи более высокой важности выполнялись раньше задач меньшей важности. Эффективная расстановка приоритетов задач требует четкого понимания того, сколько времени вам потребуется на выполнение каждой работы. Умение расставлять приоритеты в своих обязанностях также позволит вам более эффективно выполнять основные задачи.
Планирование
Очень важно уметь анализировать задачу или набор задач и разрабатывать график их выполнения. Эффективное управление временем требует от вас сильных навыков планирования, чтобы вы могли развивать и применять организованное понимание своих обязанностей при составлении графиков задач.
Стресс-менеджмент
Способность распознавать свой личный уровень стресса и приспосабливаться к работе может снизить уровень стресса. Вознаграждая себя, делегируя свои задачи и делая перерывы, когда это необходимо, вы можете оставаться сосредоточенным и мотивированным, выполняя каждую из ежедневных задач в своем расписании. Понимание вашего уровня стресса также поможет вам эффективно использовать перерывы в течение дня и знать, когда отказаться от задач, которые вас ошеломят.
Постановка целей
Постановка определенных целей для себя на протяжении всей работы, например, выполнение конкретной задачи или части работы, является важной частью тайм-менеджмента. Постановка ряда реалистичных целей и ряда оптимальных целей позволит вам чувствовать каждое достижение в течение дня как источник мотивации и поддержки. Постановка целей может работать в тандеме с управлением стрессом, чтобы помочь вам повысить свою эффективность на ежечасной и ежедневной основе.
Коммуникация
Этот навык представляет вашу способность выражать свои цели, планы и потребности в устной и письменной форме. Хорошо развитые коммуникативные навыки позволяют разрабатывать эффективные графики и планы. Это также поможет вам более эффективно выполнять свои задачи за счет делегирования полномочий и командной работы.
Связанный: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры
Как улучшить навыки тайм-менеджмента
Попробуйте некоторые из этих 10 методов, чтобы улучшить управление временем:
Начните свои задачи заранее.
Установите ограничения на то, чему вы скажете «да».
Делайте себе перерывы.
Расставляйте приоритеты в своих задачах.
Планируйте задачи и сроки.
Организуйте свое рабочее место.
Изучите свои модели продуктивности.
Используйте технологии, чтобы помочь вам быть подотчетными.
Сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
Усильте свои хорошие привычки.
1. Начните свои задачи заранее
Если у вас есть возможность, начните работу до того, как вы запланировали начать работу над ней, это может помочь вам преодолеть начальные подготовительные этапы задания. Это позволит вам заранее начать разработку стратегии, что также поможет преодолеть прокрастинацию.
2. Установите ограничения на то, чему вы скажете «да»
Многие люди берут на себя столько обязанностей, сколько их просят другие, чтобы произвести положительное впечатление и продемонстрировать свою преданность своей работе. Однако, взяв на себя слишком много обязанностей, составить расписание, включающее все ваши задачи, может оказаться очень сложной задачей. Установка ограничений на количество активных заданий, которые вы готовы принять от других, может помочь вам избежать чрезмерного количества обязанностей.
3. Делайте себе перерывы
Посвятив время в течение дня кратковременному отключению от работы, вы сможете расслабиться и вернуться к своим активным задачам с новой точки зрения. Изучение того, когда делать перерывы в течение дня, также поможет вам выработать эффективные привычки управления стрессом.
4. Расставьте приоритеты для ваших задач
Определите, насколько важны каждая из ваших задач друг для друга. Назначение приоритета конкретным задачам может помочь вам сосредоточить свои усилия на вещах, которые требуют вашего времени больше всего. Практика определения приоритетов ваших задач позволяет вам понять, как лучше составлять свои графики и определять, какие задачи стоит делегировать.
5. Запланируйте свои задачи и их сроки
Найдите время, чтобы составить подробный график для каждой из ваших активных задач и установить для них четкие сроки. Это поможет вам визуализировать, какие задачи требуют больше усилий, и поможет вам лучше понять скорость, с которой вы можете выполнять свою работу. Возьмите за привычку обновлять свое расписание, поскольку подробное расписание может послужить основой для развития ваших навыков планирования и расстановки приоритетов.
6. Организуйте свое рабочее пространство
Организованное рабочее пространство может помочь вам сэкономить время в течение дня, избавив вас от необходимости искать материалы, необходимые для выполнения каждой задачи. Кроме того, развитие организационных навыков поможет вам укрепить свои способности к планированию. Отсутствие необходимости беспокоиться о поиске конкретных документов или материалов для заданий поможет облегчить ежедневный стресс.
7. Изучите свои модели продуктивности
У всех разные модели продуктивности в течение дня. Некоторые люди гораздо более эффективны в ранние часы дня, в то время как другие могут достичь пика продуктивности только после обеда. Выяснив, какое время суток для вас наиболее продуктивно, вы сможете более эффективно использовать каждую часть дня. Планируя более быстрые или простые задачи в менее продуктивное время, вы гарантируете, что ваша максимальная продуктивность будет посвящена более длительным и более приоритетным задачам.
8. Используйте технологии, чтобы помочь вам быть подотчетными
Программное обеспечение для учета рабочего времени и ежедневного управления с каждым годом все чаще интегрируется на рабочем месте. Программное обеспечение для учета рабочего времени позволяет определить, сколько времени требуется для выполнения отдельных задач, а программное обеспечение для ежедневного управления интегрирует результаты учета рабочего времени в ваше расписание. Вместе эти инструменты позволят вам создавать более реалистичные и точные графики и могут помочь вам поймать себя, прежде чем отвлечься или откладывать слишком долго.
9. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз
Многозадачность может показаться эффективной стратегией для более быстрого выполнения нескольких задач. Однако те, кто сосредотачивается на выполнении двух заданий по одному, обычно выполняют каждое задание быстрее и качественнее, чем те, кто работает в режиме многозадачности. Сосредоточение времени на выполнении одной задачи за раз также поможет вам уменьшить вероятность отвлечения внимания.
10. Усильте свои хорошие привычки
Когда вы закончите работу или заметите, что улучшили свою продуктивность, развивая навыки тайм-менеджмента с помощью некоторых из этих методов, вы можете захотеть подкрепить свой успех небольшой наградой. Поиск приятной награды для себя, которая не отвлекает от вашей повседневной продуктивности, может уменьшить стресс и мотивировать вас продолжать развивать свои навыки тайм-менеджмента.