10 советов, как дать полезную обратную связь по обзору производительности (с примерами)

24 мая 2021 г.

Часто бывает необходимо проанализировать работу сотрудника и дать отзыв об его сильных сторонах и проблемах. Обзоры производительности, также называемые «оценкой производительности», «оценкой сотрудников» или оценкой сотрудников, позволяют людям размышлять о своей работе и ставить цели для улучшения. В этой статье мы даем советы по созданию эффективных оценок сотрудников, а также несколько примеров оценки эффективности сотрудников.

Что такое оценка эффективности сотрудников?

Обзор производительности сотрудников — это официальная оценка рабочих привычек, производительности, поведения сотрудника и его влияния на других сотрудников. Каждый обзор производительности фокусируется на действиях сотрудника в течение определенного периода. В зависимости от предпочтений компании, вы можете проводить такие обзоры ежегодно, раз в два года, ежеквартально или ежемесячно. Обзоры могут проводиться одновременно для всех сотрудников или на основе даты приема на работу каждого сотрудника.

Оценка сотрудников может быть сосредоточена на многих областях, но основные включают в себя:

• Соблюдение правил и стандартов компании

• Посещаемость

• Отношение

• Коммуникативные и межличностные навыки

• Креативность

• Служба поддержки клиентов (если применимо)

• Делегирование (если сотрудник возглавляет команду)

• Запись на достижение целей и сроков

• Общая производительность

• Решение проблем

• Работа в команде

При оценивании работы сотрудника в вашей компании может быть одна из следующих систем:

• Оценка эффективности сотрудников с использованием системы оценок (A, B, C, D, F)

• Использование взвешенной оценки, основанной на процентах (60%, 77%, 93%)

• Оценка сотрудников по шкале (1-5, 1-10, 1-100)

Вы можете давать обзоры производительности лицом к лицу, в письменной форме или и то, и другое. Подумайте о том, чтобы расставить приоритеты в положительных аспектах работы сотрудника и предложите возможности для улучшения, если это применимо. Поощряйте сотрудника задавать вопросы и вести себя самооценка.

Важность регулярной оценки эффективности сотрудников

Оценки помогают руководству определить, каких сотрудников следует отдавать в первую очередь для повышения, продвижения по службе или увольнения. Обзоры производительности могут помочь сотрудникам переориентировать рабочую нагрузку и мотивацию в соответствии с сильными сторонами и возможностями для улучшения.

Подумайте, как часто вы проводите эти оценки. Сотрудники могут предпочесть ежегодную официальную оценку с более частыми неформальными оценками, такими как ежемесячная «проверка», чтобы они знали, как у них дела. Правильная частота оценок должна помочь сотруднику чувствовать себя комфортно на своей должности, а также сосредоточиться на дальнейшем успехе.

Как дать полезную обратную связь о производительности

Важно сделать оценку эффективности инструментом, который сотрудники могут использовать для понимания своих сильных и слабых сторон. Следующие 10 шагов помогут вам разработать эффективную оценку:

1. Поддерживайте актуальную информацию о должности каждого сотрудника

Когда вы решаете, как написать соответствующую оценку сотрудника, адаптируйте отзыв к конкретному сотруднику. Часть этого процесса включает в себя определение их положения и сравнение их результатов с тем, что компания требует от этой роли. При написании оценки задайте себе следующие вопросы:

• Понимает ли сотрудник, в чем заключается работа?

• Соответствует ли сотрудник ожиданиям, превосходит ожидания или не справляется со своей должностью?

• Стремится ли сотрудник развиваться внутри компании?

• Участвует ли работник в программах повышения квалификации для своей должности?

2. Регулярно записывайте результаты работы сотрудников

Готовясь к обзору производительности сотрудников, регулярно делайте записи о таких вещах, как продуктивность, командная работа и навыки межличностного общения. В качестве альтернативы некоторые работодатели просят членов команды сначала подготовить самооценку, описав задачи, которые они выполняли, и успехи, которых они добились за этот период. Сотруднику часто легче запомнить конкретные детали своей работы, чем менеджеру, особенно тому, кто наблюдает за несколькими людьми. Таким образом, может быть полезно сравнить свои записи во время обзора.

3. Запрашивайте информацию у других менеджеров

Прежде чем завершить оценку сотрудника, вы должны спросить других менеджеров или руководителей о сотруднике, если это применимо. Вопросы, которые вы можете задать, включают:

• Насколько хорошо сотрудник работает и общается?

• Например, как сотрудник соблюдает правила компании и посещаемость?

• Считаете ли вы, что сотрудник оправдывает ожидания и понимает, как выполнять свою работу?

• Как сотрудник относится к клиентам, если применимо?

• В каких областях сотрудник преуспевает? Каковы их сильные стороны?

• В каких областях сотрудник мог бы улучшить? Как мы могли бы помочь им стать лучше?

• Есть ли у вас какие-либо другие сведения о работе сотрудника, которым вы хотели бы поделиться?

• Рекомендуете ли вы повышение, продвижение по службе, предупреждение или увольнение, если применимо?

4. Ближе к делу

Когда-то менеджеров поощряли реагировать на возможную критику между положительный отзыв. Техника, известная как «сэндвич», крайне не рекомендуется. Сотрудники это видят. Когда похвала используется как способ облегчить негативную обратную связь, она разбавляется. Также оттягивание неизбежного вызывает тревогу как у рецензента, так и у сотрудника. Если вы доставляете негативный отзывбудьте прямолинейны.

Подробнее: Прямая и косвенная коммуникация: определение и различия

5. Отметьте возможности для улучшения

Каждая критика, которую вы даете сотруднику по поводу его работы, должна включать некоторые заметки о том, как этот сотрудник может улучшиться. Предложения по улучшению часто так же важны, как и отмечание положительных моментов, и могут дать твердое направление для постановки целей. Будьте прямолинейны и конкретны в том, что вы хотите, чтобы сотрудник сделал, и предложите руководство, чтобы помочь им работать над достижением этих целей.

6. Используйте четкий, действенный язык

При оценке работы сотрудника избегайте использования таких терминов, как «хорошо», «отлично» или «плохо», поскольку эти термины часто носят слишком общий характер. Вместо этого используйте конкретные слова действия и фразы, такие как:

• Распределяет: «Этот сотрудник выделяет…»

• Помогает: «Этот сотрудник помогает коллегам…»

• Поощряет: «Этот сотрудник поощряет товарищей по команде…»

• Мотивирует: «Лидер мотивирует всех в команде».

• Понимает: «Этот сотрудник понимает все аспекты работы».

Кроме того, вы должны перечислить любую информацию, указывающую на то, что человек, получивший оценку эффективности, улучшил производительность на определенную величину или добился определенных положительных результатов.

7. Просите диалог

Очень важно получить обратную связь от сотрудника, которого вы оцениваете, во время обзора производительности. Чтобы беседа была продуктивной, сотрудник должен много говорить во время этих оценок.

Частично проблема оценки производительности может быть связана с представлением сотрудника о том, что эта оценка является односторонней. Если вы говорите большую часть или все время, сотрудники могут подумать, что вы их ругаете, и могут негативно отреагировать на отзыв. Задавайте сотрудникам вопросы и попросите их рассказать о том, как они могут стать лучше, и о том, что им нравится в их работе. Вы также можете побудить их ставить собственные цели для своей должности.

Если сотрудник предоставил самооценку, обратите внимание на его комментарии и опасения. Уважайте возможность для них поразмышлять о своей работе на рабочем месте. Вы можете узнать, что они хотели бы получить дополнительное обучение, новые возможности или другие шаги, которые помогут им расти в компании.

8. Задавайте правильные вопросы

Оценка эффективности никогда не должна быть односторонней. То, что говорит сотрудник, так же важно, как и то, чем вы с ним делитесь. Задавайте вопросы, которые позволят сотруднику дать обратную связь и быть открытым с вами. Вы можете задать такие вопросы, как:

• Какие цели у вас есть на следующий год?

• Какими достижениями за последний год вы гордитесь больше всего?

• Какие препятствия стоят на вашем пути к достижению ваших целей?

• Как вы относитесь к своему месту в команде?

• Как я могу стать вашим менеджером?

9. Регулярно общайтесь с сотрудником

Вы можете помочь сделать процесс оценки производительности менее напряженным, регулярно взаимодействуя с сотрудником между оценками. Эти разговоры могут включать в себя неформальные обзоры производительности или регулярные слова поддержки. Если сотрудник разговаривает с вами ежедневно, вам будет легче оценить его работу, а ему будет проще принять вашу критику.

10. Завершите оценку следующими шагами

Перед окончанием оценочной встречи убедитесь, что вы и сотрудник понимаете следующие шаги. Важно определить план действий. Что именно нужно сделать сотруднику, чтобы стать лучше? Как будут измеряться эти шаги? Как руководитель, что вы сделаете, чтобы помочь сотруднику добиться успеха?

Образцы оценки эффективности сотрудников

Ниже приведены несколько примеров оценки эффективности сотрудников, которые помогут вам создать собственную оценку:

Сотрудник превосходит ожидания

Пример 1

Луиза превосходит все ожидания как руководитель группы веб-контента. Она делегирует соответствующие задачи писателям в своей команде, регулярно общается с ними и с гордостью сообщает руководству о достижениях своих товарищей по команде. Под ее руководством мы постоянно создавали веб-контент и за последние девять месяцев увеличили посещаемость нашего веб-сайта на 30%.

Как товарищ по команде, Луиза не только зарекомендовала себя как один из лучших специалистов по решению проблем, но и стала надежным специалистом по устранению неполадок. Она постоянно стремится улучшить наши процессы и находит решения для повышения эффективности. Теперь писатели в ее команде имеют более четкое представление о том, что от них ожидается, и могут регулярно публиковать контент.

Пример 2

Джамель превзошел все ожидания в роли руководителя. Он предлагает руководство менее опытным товарищам по команде, установил взаимопонимание со всеми товарищами по команде и способствует развитию отношений сотрудничества в своей команде.

Джамель также надежен в кризисной ситуации. Когда это необходимо, он находит творческие решения и помогает, когда кто-то отсутствует, чтобы гарантировать, что производственный поток его команды остается стабильным.

Сотрудник оправдывает ожидания

Пример 1

Гейл выполнила все требования к команде разработчиков продукта. Она приходит вовремя и строго придерживается стандартов работы и компании. Однако, основываясь на некотором совете своих коллег, Гейл обязуется делать только необходимый минимум и склонна обращаться к своим товарищам по команде за руководством.

В будущем мы хотели бы, чтобы Гейл проявляла больше инициативы. Хотя задавание вопросов показывает, что Гейл готова общаться со своей командой, ей нужно потратить дополнительное время, чтобы провести непосредственное исследование и применить новые концепции в своей работе.

Пример 2

Дойл выполнил все требования к отделу продаж. Он сердечен к клиентам и прилагает усилия для обслуживания клиентов, нуждающихся в помощи. Однако помимо этого Дойл проявляет минимальные обязательства.

В будущем мы хотели бы, чтобы Doyle предлагал клиентам больше специальных предложений и прилагал больше усилий, чтобы знакомить клиентов с нашими предложениями, распродажами и продуктами.

Сотрудник не оправдывает ожиданий

Пример 1

Биллу не хватает коммуникативных навыков, необходимых для его работы. Он редко общается со своими товарищами по команде, кажется далеким от своего начальника и часто избегает прямого общения с клиентами.

Общение является неотъемлемой частью работы Билла. Ему либо нужен коучинг, чтобы улучшить свои коммуникативные навыки, либо ему нужно приложить независимые усилия, чтобы улучшить то, как он реагирует на коллег и клиентов. Если Билл откажется предпринять эти усилия, ему грозит увольнение.

Пример 2

У Джилл проблемы с посещаемостью. Она редко приходит на работу вовремя, но уходит до конца смены. Из-за ее опозданий в ее команде часто не хватает людей рано утром. Если Джилл не улучшит свою посещаемость, ей грозит увольнение в соответствии с правилами компании.