10 шагов для создания кадрового плана

29 апреля 2021 г.

Сотрудники — это большая часть того, что делает компанию успешной. В процессе найма важно найти сотрудников с нужными навыками для каждой роли. Если вы работаете в отделе кадров или занимаетесь подбором персонала, вы можете создать план укомплектования штатов, который поможет вам найти лучших специалистов для вашей команды. В этой статье мы объясним, что такое штатное расписание, каковы преимущества его создания и какие шаги вы можете предпринять для его создания.

Что такое штатное расписание?

Кадровый план — это инструмент, который профессионалы могут использовать для анализа текущих и будущих кадровых потребностей своей организации. Когда предприятия растут, им может потребоваться масштабировать свою рабочую силу, чтобы соответствовать спросу. Кадровый план помогает компаниям проанализировать, какие навыки им нужны, чтобы определить, какие роли создать, а также кого нанять для их заполнения. Использование этого инструмента может помочь компаниям планировать рост и будущий успех.

Каковы преимущества штатного расписания?

Вот некоторые преимущества составления штатного расписания:

Более сильный набор

Понимание потребностей вашей компании поможет вам улучшить методы найма. После того, как вы проанализируете свои конкретные потребности, вам будет легче определить, какие навыки вы ищете в кандидате, а также где вы, скорее всего, найдете кандидатов с этими навыками.

Сокращение расходов на персонал

Нанимая больше профессионалов, которые имеют квалификацию для этой роли, вы можете сэкономить деньги с четким штатным расписанием. Вы можете использовать штатное расписание для реструктуризации существующих должностей, что может помочь вам найти новые должности для сотрудников в вашей компании. План укомплектования персоналом может также включать методы и стратегии обучения, которые могут повысить производительность и эффективность.

Более организованная структура компании

Имея установленный план, вы можете создать более организованную структуру для своей компании. Это может помочь команде управления персоналом работать эффективно. Это также может помочь вашей команде составить планы продвижения сотрудников по службе и структуры заработной платы.

Больше возможностей для роста

Штатное расписание может помочь вам расширить штат сотрудников и создать более эффективную структуру. Создавая эти планы, вы можете создать основу для будущего. Это может помочь вашей компании нанять новых специалистов и продолжать расти.

Как составить штатное расписание?

Вот десять шагов, которые помогут вам создать штатное расписание:

1. Определите цели

Планируя свои кадровые цели, вы можете посмотреть на свои текущие бизнес-цели. Например, если у вашей организации есть планы по расширению или даты выхода на новые рынки, вы можете принять это во внимание при создании своего штатного расписания. Изучение целей, которые пытается достичь ваша организация, может помочь вам спланировать будущие кадровые потребности.

2. Составьте текущие должностные инструкции

Вы можете лучше понять текущие кадровые потребности, составив список текущих должностных инструкций. Этот список может показать вам обязанности, которые в настоящее время выполняет команда, что может помочь вам определить любые пробелы или области, в которых можно было бы использовать больше профессионалов. Перечислив текущие описания вакансий, вы можете легко создать справочник для будущего создания роли.

3. Проанализируйте кадровые структуры и изменения

Важно понимать модели занятости в вашей компании, чтобы помочь составить план укомплектования персоналом, учитывающий изменения. Например, в некоторых организациях напряженные часы зависят от сезона. В это время компании может потребоваться нанять дополнительных членов команды. Анализируя модели кадрового обеспечения, вы можете создать план, предсказывающий эти потребности.

Вот список других возможных изменений, которые вы можете включить в свое штатное расписание:

• Ожидаемый рост занятости

• Предстоящие выходы на пенсию

• Отпуск по беременности и родам

• Предстоящие акции

Ваш штатный план может помочь вам подготовиться к найму новых специалистов на эти должности.

4. Реорганизовать

Создание организованного штатного расписания может помочь создать более эффективную компанию. Вы можете обнаружить, что у некоторых членов вашей команды есть дополнительные навыки, которые они могут использовать в новой роли. Вы также можете найти способы смены команд для повышения эффективности.

5. Перечислите требования

Вы сравниваете текущие роли с целями вашей компании, чтобы найти кадровые пробелы. Подумайте о том, чтобы составить список ролей, которые ваша организация должна заполнить в ближайшее время. Вы можете описать идеальные навыки и требования для каждой должности, чтобы помочь вам в процессе найма. Составив четкий список требований к работе, вы можете искать профессионалов, обладающих этими навыками или опытом.

6. Сосредоточьтесь на производительности

Ключевой частью улучшения вашего кадрового плана является создание плана обучения новых и существующих сотрудников. Вы можете создать более эффективную команду, обучая новых специалистов и помогая им развивать навыки, необходимые для достижения успеха.

Вы также можете использовать обзоры производительности и опросы сотрудников, чтобы найти области потенциального роста. Используя данные этих инструментов, вы можете помочь своей команде выполнять свои функции наилучшим образом.

7. Учитывайте технологии

Подумайте о том, чтобы пересмотреть свое программное обеспечение и технологии для рекрутинга. Вы можете повысить эффективность своего штатного расписания, найдя новые программы. Например, вы можете использовать программное обеспечение, чтобы помочь в следующих областях человеческих ресурсов:

• Системы управления взаимоотношениями с клиентами

• Системы управления контентом

• Цифровые общие календари

• Обмен цифровыми файлами

• Онлайн-рабочие пространства

• Автоматизированные туристические услуги

8. Спроектируйте будущие кадровые потребности

Рассмотрите возможность создания прогноза ваших будущих кадровых потребностей, чтобы помочь вам спланировать будущее. При планировании вы также можете учитывать такие вещи, как ваш бюджет и ресурсы для найма.

Вот некоторые методы прогнозирования кадрового обеспечения, которые вы можете использовать:

Практическое правило

Это модель прогнозирования потенциальных потребностей на основе существующих структур. Например, если у вас есть менеджер на каждые три сотрудника, эмпирический метод будет настаивать на том, чтобы на каждые три новые роли, которые вы заполняете, вы назначали другого менеджера.

техника Дельфи

Техника Дельфи использует экспертные мнения избранной группы менеджеров высокого уровня и консультантов для определения кадровых прогнозов. Они основывают свое мнение на своем предыдущем опыте работы в компании. Организатор анонимно собирает их различные мнения и предложения, и группа голосует за установление штатного расписания.

Коэффициент производительности

Коэффициент производительности рассчитывает, сколько работы производит один сотрудник, а затем рассчитывает будущие потребности в найме на основе того, какой рост объема работы вы прогнозируете. Например, если один сотрудник производит 25 единиц продукта в день, а вы намерены увеличить свой бизнес до 100 единиц в день в следующем квартале, вам потребуется нанять четырех сотрудников.

Статистический регрессионный анализ

Этот анализ сравнивает предыдущую рабочую силу и штатное расписание с прогнозами на будущее. Вы используете эту модель, чтобы делать прогнозы о своей способности увеличить штат сотрудников на основе ваших предыдущих продаж по сравнению с вашими предыдущими затратами на персонал.

9. Изучите культуру рабочего места

После того, как вы удовлетворите свои потребности в наборе персонала и спланируете будущее, вы также можете рассмотреть возможность учета удовлетворенности сотрудников, чтобы увеличить удержание. Приятная рабочая среда с большими преимуществами и активный отдел кадров могут сделать вашу компанию привлекательной для квалифицированных специалистов. Позитивная культура также может помочь членам вашей команды быть заинтересованными и инвестировать в вашу компанию. Вы можете использовать проверки сотрудников или опросы, чтобы определить удовлетворенность сотрудников.

10. Регулярно обновляйте

Чтобы поддерживать порядок, вы можете регулярно обновлять свой штатный план, добавляя новые должностные инструкции, новых сотрудников и другие важные бизнес-изменения. Хранение обновленных записей о кадровых планах и изменениях — один из лучших способов оставаться организованным, чтобы ваш кадровый план оставался точным и отражал потребности вашей компании.