Как создать шаблон плана повышения производительности
22 февраля 2021 г.
Чтобы решить проблемы, связанные с производительностью сотрудников, менеджеры могут составить план повышения производительности. Создание этого плана помогает менеджерам и сотрудникам отслеживать способность сотрудника улучшать свою работу с течением времени. Знание того, как написать план повышения производительности, может помочь вам улучшить общение с сотрудниками в отношении ваших опасений по поводу их производительности. В этой статье мы объясним, что такое план повышения производительности, почему они используются, их преимущества и что они часто включают, затем перечислим шаги для написания этого плана и предоставим вам шаблон и пример.
Что такое шаблон плана повышения эффективности?
Шаблон плана повышения производительности — это образец документа официального письма, в котором рассматривается производительность сотрудника и даются рекомендации по достижению определенных целей к определенной дате. Шаблон плана повышения производительности обеспечивает основу для создания плана, который позволяет сотрудникам нести ответственность за свою работу.
В шаблоне представлен план повышения производительности, в котором подробно описаны корректирующие действия, предоставлены ресурсы для сотрудников и указаны сроки для улучшения их производительности. Шаблон также предоставляет менеджерам, работодателям или специалистам по кадрам место для указания последствий, таких как увольнение, если сотрудник не оправдает ожиданий и не улучшит свою работу к определенной дате. Как правило, план повышения производительности охватывает период в 30, 60 или 90 дней.
Для чего используются планы повышения эффективности?
План повышения эффективности служит формальным уведомлением об испытательном сроке. Поэтому они используются, чтобы предупредить сотрудников о плохой работе и предоставить им шаги и ресурсы для улучшения. Вместо того, чтобы ждать, чтобы оценить производительность сотрудника во время ежегодного обзора производительности, план повышения производительности учитывает производительность сотрудника в режиме реального времени. Хотя конкретные цели плана повышения производительности, как правило, различаются, вот некоторые из общих целей, которым они служат:
Обсуждение вопросов производительности на рабочем месте
Детализация ожиданий производительности на рабочем месте
Открытие диалога с сотрудниками относительно их работы, связанной с работой
Выявление причин плохой работы
Постановка целей по улучшению производительности
Отслеживание прогресса в улучшении производительности
Подробное описание последствий неудовлетворительной работы и отсутствия улучшения ранее обсуждавшихся областей плохой работы.
Служит в качестве юридической документации для защиты компании в случае спора или судебного разбирательства
Каковы преимущества плана повышения эффективности?
Создание плана повышения эффективности дает много преимуществ как для сотрудников, так и для компании в целом. Понимание этих преимуществ может помочь вам определить, следует ли вам использовать эти планы в вашей организации. Вот некоторые из преимуществ плана повышения производительности:
Улучшает производительность сотрудников
Решает вопросы на рабочем месте
Помогает сотрудникам добиться успеха на рабочем месте
Отслеживает эффективность сотрудников
Снижает риск текучести кадров и затраты на текучесть кадров
Обеспечивает четкую коммуникацию с сотрудниками
Устанавливает ответственность перед работниками за их
Улучшает рабочие отношения с руководством
Что включает в себя план повышения эффективности?
План повышения производительности должен включать определенные компоненты, чтобы предоставить сотрудникам максимум информации для достижения успеха в своей компании. Вот некоторые из общих компонентов плана повышения производительности:
Имена: Ваш план повышения эффективности должен включать имена всех вовлеченных сторон. Помимо сотрудника, это может включать имя его руководителя или представителя отдела кадров.
Даты: укажите дату, когда вы создали план, дату, когда вы планируете встретиться с конкретным сотрудником, диапазон дат, связанных с проблемами производительности, изложенными в плане повышения производительности, и диапазон дат в разделах временной шкалы документа.
Резюме проблем: В плане необходимо подробно описать проблемы, связанные с производительностью труда сотрудника. Резюме опасений может также включать конкретные примеры, иллюстрирующие причины, лежащие в основе плана.
Цели улучшения: планы повышения производительности также должны включать список целей, которые вы хотите, чтобы сотрудник достиг к определенной дате. Наличие списка целей дает им возможность работать к установленному сроку.
Ресурсы. Многие планы повышения производительности включают в себя список ресурсов, которые менеджеры планируют предоставить своим сотрудникам, чтобы помочь им в достижении их новых целей.
Ожидания и последствия. Чтобы помочь сотрудникам понять серьезность вопроса, в вашем плане необходимо четко объяснить, что от них ожидается и с какими последствиями они могут столкнуться, если не оправдают этих ожиданий к согласованной дате.
Как составить план повышения эффективности
Прежде чем писать план повышения производительности, потратьте время на мониторинг производительности сотрудника. Определите любые области, требующие улучшения, чтобы вы знали, что следует учитывать в плане повышения производительности. Используйте эти шаги, чтобы создать план улучшения производительности:
1. Укажите имя сотрудника и ваше имя
В начале плана укажите ваши имена, должности и отделы, в которых вы работаете. Это позволяет сотруднику знать, для кого предназначен план и к кому они обращаются с вопросами.
2. Укажите тему и дату
Под вашими именами укажите тему, например «План повышения производительности», а затем дату, когда вы создали план повышения производительности.
3. Объясните свои опасения
Включите краткое изложение вопросов, касающихся производительности труда сотрудника. Вы также можете использовать этот раздел, чтобы выделить предыдущие обсуждения, которые у вас были по этому вопросу, и проблемы, которые требуют улучшения. Кроме того, вы можете включить конкретные примеры и факты, подтверждающие ваши опасения, и упомянуть любое обучение, которое ранее было предоставлено им для решения этих проблем.
4. Перечислите цели улучшения
Перечислите различные цели и виды деятельности, которые у вас есть для сотрудника. Четко сформулируйте, чего они должны достичь. Предоставьте сотруднику план желаемого результата плана повышения производительности. Чтобы установить цели, рассмотрите возможность использования метода SMART.
5. Предоставьте ресурсы
Составьте список ресурсов, которые вы планируете предоставить им, чтобы помочь их улучшению. Вы можете включить материалы, дополнительные возможности обучения и внешние ресурсы, которые они могут использовать для достижения целей, обозначенных вами в плане повышения эффективности.
6. Объясните ожидания и последствия
Опишите ожидания, которые вы возлагаете на них, поскольку они работают над достижением этих целей. Кроме того, упомяните о последствиях, с которыми они могут столкнуться, если не оправдают этих ожиданий.
7. Укажите временную шкалу
Объясните конкретные действия, которые они должны предпринять, чтобы достичь намеченных вами целей, и опишите, как вы планируете измерять их прогресс. Включите временную шкалу для этого периода плана повышения производительности. Обязательно укажите дату совещания по плану повышения эффективности, дату начала и дату окончания плана. Вы также должны указать дату любых запланированных встреч, чтобы обсудить их ход или любые другие обновления.
8. Оставьте место для подписей
В нижней части плана повышения производительности оставьте место для подписи, а затем дату. Кроме того, укажите место для подписи и дату письма.
9. Получите обратную связь
Перед окончательной доработкой плана повышения производительности попросите руководителя или специалиста по кадрам просмотреть его. Они могут предложить свои объективные отзывы, чтобы помочь вам улучшить содержание письма. Это гарантирует справедливое отношение к сотруднику в различных отделах компании.
Шаблон плана повышения производительности
При написании плана повышения производительности важно систематизированно и профессионально обобщить информацию. Использование правильной структуры и формата помогает организовать план и облегчает его понимание сотрудниками. Настройте следующий шаблон плана повышения производительности в соответствии с потребностями вашей команды:
К: [Employee name]
От: [Manager’s name]
Тема: План повышения производительности Tue, 10 Jan 2023 10:56:36 +0000
Цель этого письма — проинформировать вас о текущих недостатках, касающихся вашей работы и вашей способности укладываться в сроки.
Ранее мы обсуждали вашу неэффективность на Tue, 10 Jan 2023 10:56:36 +0000 и придумал способы помочь вам стать лучше в будущем. С тех пор ты [describe current deficiencies regarding their performance] который имеет [explain the negative effect their actions have caused].
Теперь мы привлекаем вас к ответственности за следующие цели, которые вы должны достичь в [timeline of goal completion]:
Чтобы помочь вам достичь этих целей, я планирую предоставить [list resources you plan to provide the employee with to help them meet their goals]. Если вы не достигнете этих целей и ожиданий, Tue, 10 Jan 2023 10:56:36 +0000мы будем [explain consequences].
Подпись работника: [leave place for them to sign]
Дата: [leave space for them to write the date]
Подпись супервайзера: [leave place for you to sign]
Дата: [leave space for you to write the date]
Пример плана повышения производительности
Как только вы поймете структуру плана повышения производительности и узнаете основные элементы, начните писать собственный план для своей команды. Используйте этот пример плана повышения производительности, чтобы помочь вам:
Кому: Карли Хендерсон
От: Оливия Джонс
Тема: План повышения производительности, 9 января
Цель этого письма — проинформировать вас о текущих жалобах клиентов за последние три месяца. Мы не только получили жалобы, но и наши журналы показывают, что среднее время обработки звонка составляет пять минут, в то время как среднее время работы колл-центра составляет 20 минут. Это указывает на то, что вы недостаточно времени потратили на то, чтобы помочь нашим клиентам найти решение их проблем.
Ранее мы обсуждали вашу неэффективность 8 октября и придумали, как помочь вам улучшить ее в будущем. С тех пор никаких улучшений не было.
Теперь мы возлагаем на вас ответственность за выполнение следующих целей, которые вы должны выполнить к 10 марта:
До 10 марта не должно поступать более трех жалоб клиентов.
Увеличить среднее время разговора до 18 минут
Получите не менее двух положительных отзывов в опросах клиентов до 10 марта.
Я буду планировать встречи каждую неделю для дальнейшего обсуждения этих целей и вашего прогресса до 10 марта. Если вы не достигнете этих целей и ожиданий к 10 марта, нам придется обсудить ваше будущее с Alliance Healthcare.
Подпись работника:
Дата:
Подпись супервайзера:
Дата: