Как выполнить эффективный план
29 апреля 2021 г.
Компании часто полагаются на руководителей проектов для разработки и выполнения планов, чтобы обеспечить успех своих проектов. Хорошо выполненный план может обеспечить стратегическое согласование, четко определить цели и задачи, повысить качество, снизить затраты и повысить производительность. Если вы управляете командой или проектами, вам может быть интересно узнать, как составить эффективный план. В этой статье мы обсудим, почему планирование важно, поделимся ключевыми шагами для выполнения эффективного плана и дадим советы, которые помогут вам успешно спланировать свой следующий проект.
Почему планирование важно?
Наличие плана важно, потому что он может предоставить вам рекомендации и действия для завершения проекта. Успешные менеджеры проектов часто разрабатывают планы, чтобы сообщить о своих целях своей команде, заинтересованным сторонам, клиентам, спонсорам и другим людям, участвующим в проекте. Выполнение хорошо разработанного плана может помочь вам оставаться организованным, отслеживать свой прогресс и обеспечивать общий успех проекта.
Он также может предоставить вам ссылку для повторного посещения в конце проекта, что может помочь вам определить, что было успешным и где есть возможности для улучшения. Это может помочь вам создать еще более успешные планы в будущем.
Как выполнить эффективный план
Вот несколько шагов, которым вы можете следовать, чтобы разработать и реализовать эффективный план для вашего следующего проекта:
1. Соберите информацию
Прежде чем вы сможете приступить к разработке успешного плана, вам нужно убедиться, что у вас есть вся необходимая информация. Запланируйте встречу с клиентами, заинтересованными сторонами или другими членами команды, чтобы определить полный объем проекта. Некоторые вопросы, которые вы можете задать, включают:
Каковы основные результаты этого проекта?
Что вы считаете успешным возвратом инвестиций?
Есть ли какие-то ключевые вехи, о которых мы должны знать?
Когда этот проект должен быть завершен?
Какие каналы коммуникации предпочитает ваш клиент?
Каковы наиболее важные области проекта, на которых мы должны сосредоточиться?
Каков бюджет этого проекта?
Какую проблему призван решить этот проект?
Делайте подробные заметки во время обсуждения, чтобы вы могли ссылаться на них позже, когда начнете разрабатывать свой план. Этими заметками также можно поделиться с другими членами команды, чтобы убедиться, что все согласованы и работают над достижением одних и тех же целей.
2. Определите ключевые ресурсы
После того, как вы определили масштаб проекта, подумайте, какие ключевые ресурсы вам потребуются для его завершения. Эти ресурсы могут варьироваться от проекта к проекту, но часто включают в себя сырье, оборудование, программное обеспечение, персонал и поставщиков. Вы можете создать список, который поможет вам отслеживать эти ресурсы, или использовать программное обеспечение для управления проектами, которое поможет вам оставаться организованным. Используйте поисковую систему, чтобы изучить различные программные инструменты для управления проектами и выбрать тот, который лучше всего подходит для вас.
После того, как вы создали список необходимых ресурсов, вы можете начать определять, откуда вы можете их получить. Рассмотрите возможность включения резервного варианта для каждого ресурса, чтобы убедиться, что вы хорошо подготовлены. Потратив время на анализ того, какие ресурсы нужны вашей команде для завершения этого проекта, вы поможете ему уложиться в график и повысить вероятность его общего успеха.
3. Разработайте SMART-цели
Следующим шагом является разработка четких и действенных целей, которые помогут вашей команде завершить проект. Использование метода целей SMART может помочь вам определить, какие цели являются наиболее важными для общего успеха проекта. Цели SMART — это задачи, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и привязанными ко времени. Вы можете создавать SMART-цели, сосредоточив внимание на каждой из этих областей:
Конкретные: используйте информацию, которую вы получили от своего клиента, заинтересованных сторон или команды, для создания целей с конкретными сроками и ключевыми этапами. Используйте простой язык, чтобы объяснить, каких целей должна достичь ваша команда, чтобы они могли легко определить, успешны ли они.
Измеримость: определите, как вы планируете измерять прогресс и успех проекта. Вы можете измерить количество продаж, произведенных вашей командой, количество товаров, которые они производят, или время, необходимое для достижения важных вех. Убедитесь, что выбранную вами метрику можно легко отследить, чтобы вы могли определить общий успех проекта.
Достижимо: убедитесь, что цели, которые вы ставите, реалистичны. Спросите себя, сможете ли вы достичь своих целей с имеющимися у вас ресурсами, членами команды и бюджетом. При необходимости рассмотрите возможность внесения корректировок, чтобы настроить свою команду на успех.
Релевантность: определите, насколько важны поставленные вами цели для общего успеха проекта. Это может помочь вам определить приоритеты ваших целей и дать вашей команде четкие рекомендации.
На основе времени: определите четкий график того, к какому сроку должны быть выполнены задачи, когда должны быть достигнуты ключевые вехи и когда проект должен быть завершен. Это может помочь вам держать вашу команду в курсе и отслеживать общий прогресс проекта, чтобы гарантировать, что ваша команда завершит его вовремя.
4. Создайте основу
После того, как вы определили цели SMART, подумайте, как вы можете подойти к проекту, разбив эти цели на более мелкие задачи. Создайте структуру, которая четко определяет каждый шаг проекта и то, к какому сроку он должен быть завершен. Руководители проектов используют фреймворки, чтобы предоставить своей команде руководящие принципы, установить основные процедуры и обеспечить использование общего языка для общения во всей команде.
Разработка структуры проекта также может помочь вам поделиться передовым опытом с вашей командой и помочь клиентам понять процесс. Вы можете изучить различные организационные структуры управления проектами и выбрать наиболее подходящую для вас.
5. Ставьте задачи
Следующим шагом является назначение задач разным членам команды. Четко определяя, какую роль каждый член вашей команды может выполнять на протяжении всего проекта, вы можете повысить эффективность и получить лучшее представление о том, каковы реалистичные сроки. Прежде чем назначать задачи, подумайте, какие члены команды свободны в своем расписании и каковы их сильные стороны. Затем соедините их с обязанностями, соответствующими их доступности и набору навыков, чтобы повысить общее качество вашего готового проекта.
После того, как вы определили, кто лучше всего подходит для каждой задачи, запланируйте собрание команды для обсуждения деталей проекта. Сообщите каждому члену команды, за что он отвечает и к какому сроку он должен выполнить свои задачи. Затем ответьте на любые вопросы вашей команды, чтобы убедиться, что у них есть вся информация, необходимая для начала работы над проектом.
6. Установите регулярное общение
Определите, какой метод связи может использовать ваша команда и как часто вы ожидаете обновления статуса. Определение каналов связи, которые вы планируете использовать, может помочь вашей команде более эффективно передавать важную информацию, поощрять сотрудничество и укреплять доверие между членами команды. Некоторые из методов связи, которые вы можете использовать, включают:
Эл. адрес
Видеозвонки
Телефонные звонки
Личные встречи
Доски обсуждений
Приложения для совместной работы
Опросы
Отчеты о состоянии
Проверяйте не реже одного раза в неделю, чтобы убедиться, что проект работает без сбоев. Вы также можете запланировать периодическую контрольную точку общения, такую как собрание раз в две недели или еженедельный отчет о состоянии. Это может помочь вам привлечь к ответственности вашу команду и обеспечить постоянную связь на протяжении всего проекта.
7. Отслеживайте свой прогресс
Руководители проектов несут ответственность за отслеживание хода выполнения проекта, чтобы обеспечить своевременное выполнение каждой задачи. Прежде чем ваша команда начнет работу над проектом, определите, какие показатели вы можете использовать для отслеживания их прогресса. Вот четыре типа ключевых показателей эффективности, которые вы можете использовать для отслеживания хода выполнения вашего проекта:
Своевременность: установите сроки для конкретных задач, ключевые этапы и время, когда необходимо завершить окончательный проект. Вы можете измерить время цикла, запланированные часы по сравнению с затраченными часами или количество корректировок, внесенных в расписание. Это может помочь вам определить, идет ли проект по плану, и дать вам предполагаемую дату завершения.
Бюджет: определите, каков ваш целевой бюджет для этого проекта. Вы также можете создавать целевые бюджеты для разных отделов или членов команды, которые работают над проектом. Рассмотрите возможность измерения отклонения бюджета, количества итераций бюджета или индекса эффективности затрат. Это может помочь вам определить, будет ли проект оставаться в рамках выделенного бюджета или же потребуются дополнительные ресурсы.
Качество. То, как вы измеряете качество, может отличаться от одного проекта к другому. Определите, какие ключевые элементы требуются клиенту или конечному пользователю, чтобы помочь вам определить, как вы можете измерить качество своего проекта. Вы можете измерить количество ошибок, уровень удовлетворенности клиентов или чистую оценку промоутера. Вы также можете назначить людей для тестирования проекта на разных этапах. Эта обратная связь может помочь вам определить общее качество вашего проекта.
Эффективность: Измерение эффективности вашего проекта и производительности вашей команды может помочь вам оценить, правильно ли вы тратите свое время и деньги. Вы можете измерить количество этапов проекта, выполненных вовремя, количество запросов на изменение или оплачиваемое использование, чтобы определить, насколько эффективен ваш проект.
8. Оцените производительность
После завершения проекта проведите полную и окончательную оценку. Это может помочь вам определить, какие части проекта прошли хорошо, где можно было улучшить и насколько успешным был проект в целом. Вот некоторые ключевые области, на которые вы можете обратить внимание во время окончательной оценки проекта:
Расписание
Расходы
Качественный
Удовлетворенность заинтересованных сторон или клиентов
Производительность для бизнес-кейса
Поделитесь своими выводами с вашей командой и обсудите, что вы узнали в ходе этого проекта. Будьте открыты для их отзывов и используйте окончательную оценку проекта как инструмент для улучшения своей способности успешно выполнять планы в будущем.
Советы, которые помогут вам выполнить успешный план
Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам разработать и реализовать успешный план вашего следующего проекта:
Задокументируйте важные детали: найдите время, чтобы задокументировать ключевые детали вашего плана. Это может помочь вам улучшить общение с другими членами команды и дать вам ссылку для повторного посещения на протяжении всего проекта. Включите цель проекта, кто участвует, какие задачи необходимо выполнить, как ваша команда должна подходить к этим задачам и когда наступают важные сроки.
Используйте четкую коммуникацию: чтобы выполнить успешный план, используйте простой язык и четкую коммуникацию, чтобы передать важные детали. Регулярно проверяйте обновления статуса и быстро отвечайте, когда члены команды обращаются к вам с вопросами. Это может помочь вашей команде получить поддержку и ресурсы, необходимые для эффективного завершения проекта.
Будьте гибкими: Управление успешным проектом требует способности адаптироваться к изменениям по мере их возникновения. Регулярно пересматривайте свой план проекта и обращайте внимание на ключевые показатели эффективности, чтобы определить, нужно ли корректировать определенные компоненты плана. Это может помочь вам убедиться, что у вашей команды есть ресурсы, необходимые для выполнения проекта в срок.
Инвестируйте в правильное программное обеспечение и инструменты: определите, какое программное обеспечение и инструменты могут быть полезны в зависимости от размера и масштаба вашего проекта. Инвестиции в правильное программное обеспечение могут улучшить коммуникацию, повысить эффективность и сэкономить время. Изучите различные программные платформы для управления проектами и выберите ту, которая включает в себя все элементы, необходимые вашей команде.
Имейте запасной план: найдите время, заранее определите области проекта, которые могут быть сложными, и разработайте запасной план. Это может предоставить вам больше возможностей и упростить адаптацию, если это необходимо, что может помочь вам сохранить проект в нужном русле.