Что такое управление ИТ-проектами? (с преимуществами и советами)
2 апреля 2022 г.
Многие ИТ-проекты динамичны, поскольку технологии часто меняются, а пользователи часто стремятся к большей гибкости и простоте использования. Руководители ИТ-проектов обычно стремятся завершить эти инициативы вовремя и в рамках установленного бюджета для достижения своих целей. Вы можете использовать управление ИТ-проектами для создания четких стратегий, которые имеют решающее значение для общего успеха компании в конкретном проекте. В этой статье мы объясним, что такое управление ИТ-проектами, как работает этот процесс, каковы его преимущества и советы, как сделать ваши проекты успешными.
Что такое управление ИТ-проектами?
Управление ИТ-проектами — это процесс планирования, координации и делегирования ответственности за достижение определенных ИТ-целей организации. ИТ-проект может включать разработку программного обеспечения, установку или обновление оборудования, обновление сети, бизнес-аналитику и инициативы по управлению данными. Основная роль руководителя ИТ-проекта заключается в надзоре за разработкой и реализацией проекта, а также в облегчении повседневной работы технологического отдела.
Как работает управление ИТ-проектами?
Жизненный цикл проекта подробно описывает технические объемы и результаты для выполнения ИТ-проектов. Типичный жизненный цикл управления ИТ-проектом включает следующие этапы:
1. Идентификация
Фаза идентификации начинается после того, как вы определите проект, которым хотели бы управлять. Эта первая фаза жизненного цикла проекта включает в себя определение предыстории проекта и подготовку предложений для рассмотрения. На этом этапе спонсор запрашивает или получает экономическое обоснование, которое содержит краткое описание цели и необходимости проекта, смету расходов, график и возможные риски. В конечном счете, спонсор решает, продолжать ли проект.
2. Инициация
Второй этап жизни проекта начинается, когда он получает официальное спонсорство. Менеджер ИТ-проекта также может проанализировать весь проект, чтобы подтвердить его жизнеспособность на этом этапе. При подготовке рабочего плана руководитель ИТ-проекта уточняет все задачи, чтобы облегчить их беспрепятственное выполнение. Устав проекта, представляющий собой краткий документ, описывающий весь проект, является основным продуктом этого этапа.
Начальный этап может включать:
Определение заинтересованных сторон
Установка таймлайна для проекта
Обоснование необходимости проекта
Определение основных результатов проекта, предположений, сильных и слабых сторон
Затем спонсор утверждает устав руководителя ИТ-проекта, что означает, что проект может перейти к следующему этапу.
3. Определение
Шаг определения проекта начинается после утверждения предложения. Это когда вы устанавливаете и завершаете цели и потребности проекта, что делает его наиболее важным этапом. Например, вы можете поставить перед собой цель ежедневно привлекать на свой сайт 1000 посетителей в течение следующих трех месяцев или заставить 40% пользователей с бесплатным пробным периодом перейти на премиум-планы в течение одного месяца. Таким образом, можно определить объем проекта и написать эффективный план.
4. Планирование
План проекта включает график проекта, ресурсы, потребности в бюджете, показатели производительности и действия по управлению изменениями, рисками и коммуникациями. Проектные группы часто выполняют задачи вовремя и в рамках бюджета, используя эффективную и всеобъемлющую стратегию. Данные, которые вы собираете на этапе планирования, имеют решающее значение для следующих шагов, поэтому постарайтесь выделить достаточно времени своей команде для подробного анализа данных. В конце этой фазы спонсор обычно утверждает план проекта.
5. Доставка
Проект разработки ИТ находится в стадии реализации жизненного цикла после того, как вы выполнили результаты проекта и сообщили о ходе выполнения спонсорам. В родах есть две подфазы, которые происходят одновременно. Во-первых, это реализация, во время которой команда проекта выполняет действия, перечисленные в расписании, и создает результаты проекта. Вторая часть этапа реализации включает в себя мониторинг и контроль, то есть конкретные действия, необходимые для наблюдения за ходом проекта.
Спонсор проекта или другие заинтересованные стороны часто запрашивают у команды отчеты о состоянии проекта и брифинги на протяжении всего этапа реализации. Когда спонсор принимает проект, этапы выполнения завершаются, если только спонсор проекта или заинтересованное лицо не хочет знать другие подробности о ходе проекта и отчетах.
6. Распродажа
На последнем этапе проекта команда гарантирует выполнение всех задач для формального закрытия проекта. Команда или менеджер ИТ-проекта также отмечает все извлеченные уроки и архивирует документы для дальнейшего использования после завершения и принятия проекта. После этого руководитель ИТ-проекта передает результаты проекта в службу поддержки, операционное подразделение или персонал.
Преимущества управления ИТ-проектами
Инженер проекта, менеджер, клиенты и команды, работающие над проектом, могут извлечь выгоду из управления ИТ-проектами. Понимание следующих преимуществ необходимо для работы над разнообразными ИТ-проектами:
Повышенная производительность
Можно успешно завершить ИТ-проект, используя направления превосходной стратегии управления проектами. Ваша работа может стать более эффективной, если вы научитесь постоянно вести свою команду к общей цели. Производительность имеет жизненно важное значение для сокращения денежных вложений в повседневные товары и услуги, что может помочь сделать бизнес более прибыльным.
Повышение статуса и конкурентное преимущество
Новости об отличном управлении ИТ-проектами могут быстро распространяться на рабочем месте и за его пределами. Исключительная производительность в проектах может помочь вам укрепить свои позиции на рынке. Преимущество перед конкурентами часто имеет жизненно важное значение для привлечения большего количества клиентов и повышения лояльности к бренду.
Повышение удовлетворенности клиентов
Использование отличных результатов управления ИТ-проектами также может помочь повысить качество обслуживания ваших клиентов. Ваши клиенты, скорее всего, будут довольны, если вы закончите работу в срок и в рамках бюджета. Клиенты могут продолжать возвращаться к вам с дополнительной работой, принося больше дохода вашему бизнесу. Кроме того, довольный клиент может увеличить вашу экспозицию через рефералов.
Улучшенная адаптивность
ИТ-проекты, как правило, разнообразны, что позволяет менеджерам лучше адаптироваться к различным ситуациям. Управление проектами позволяет разработать план завершения каждого конкретного проекта в срок и в рамках необходимого бюджета. Менеджеры ИТ-проектов также могут узнать, как изменить направление проекта, если они найдут альтернативную цель, что может быть полезно для малых и средних компаний.
Расширение ваших услуг
Вы можете расширить свои услуги и открыть для себя новые перспективы для бизнеса, если будете использовать отличные стратегии управления ИТ-проектами. Это потому, что когда вы хорошо работаете над несколькими проектами, вы можете расширить свою клиентскую базу. Как только вы определили, что готовы к росту, выберите идеальный способ справиться с расширением ваших предложений услуг. Например, вы можете добавить новые продукты или услуги в свой инвентарь или выйти на новые рынки.
Улучшенное развитие и рост команды
Управление ИТ-проектами может позволить вам использовать положительные результаты, чтобы придать вашей команде уверенность и мотивацию для развития навыков. Сотрудники могут стать новичками из-за новых навыков, не связанных с их обучением, или опыта, который им необходимо изучить. Управление ИТ-проектами может облегчить их адаптацию к незнакомым ролям во время потенциальных карьерных изменений.
Улучшенная оценка рисков
Управление ИТ-проектами помогает успешно завершить проект и лучше оценить риски. Существуют различные способы оценки и снижения рисков, в том числе:
Делать обоснованные прогнозы при интеграции нового оборудования, сетей и программного обеспечения
Установление реалистичных ожиданий для бизнеса, клиентов и других заинтересованных сторон
Регулярное обновление ваших проектов в соответствии с новыми технологиями и графиками
Советы по управлению ИТ-проектами
Независимо от того, являетесь ли вы новым или опытным менеджером ИТ-проектов, следующие советы могут помочь вам добиться успеха в управлении ИТ-проектами:
Быть инициативным. Прежде чем приступить к работе над проектом, отметьте все области, которые требуют дополнительного внимания или специальных навыков. Проактивный подход позволяет проекту переходить от одного этапа к другому до завершения, независимо от любых потенциальных проблем на этом пути.
Поймите свою команду. Знание набора навыков каждого члена команды и понимание вклада каждого поможет вам эффективно делегировать обязанности. Обычно вы хотите распределять задачи среди сотрудников, которые могут выполнять их вовремя и выполнять работу высокого качества.
Используйте программное обеспечение для управления ИТ. Попробуйте использовать инструменты, позволяющие мгновенно отслеживать ход выполнения проекта, чтобы сохранить контроль над направлением проекта. Существует множество инструментов для запуска проектов и управления ими, поэтому определитесь с теми, которые вам подходят, на этапе планирования.
Проведите ретроспективу проекта. Рассмотрите возможность проведения презентации ближе к концу проекта, чтобы определить необходимые улучшения. Ретроспектива также позволяет вам определить, что прошло хорошо и какие стратегии вы можете использовать для последующих проектов.