Что такое бланк письма? Преимущества, лучшие практики и примеры

3 января 2022 г.

Бланк письма — это документ, который помогает вам общаться с большой аудиторией, упрощая процесс написания и экономя ваше время. Вы можете использовать формальные письма для самых разных целей, таких как письма-приглашения, пожертвования или медицинские коллекции. Знакомство с этим типом документа может помочь вам создать его для личных и деловых целей. В этой статье мы рассмотрим, что такое формальные письма и почему они полезны, включая рекомендации по созданию одного и нескольких примеров, на которые вы можете ссылаться для вдохновения.

Что такое бланк письма?

Форма письма — это тип шаблона, который стандартизирует процесс написания письма. Это делает ненужным создание нового документа для каждого уникального получателя. Вы можете просто повторно использовать форму письма столько раз, сколько необходимо. Единственное требование состоит в том, чтобы вы изменили определенные данные, чтобы уточнить, для кого предназначено письмо, например, имя получателя, дату, адрес и другую основную информацию. Люди, которые получают или отправляют большие объемы деловой корреспонденции, такие как политики, руководители предприятий, авторы и работники средств массовой информации, часто используют стандартные письма, чтобы помочь им своевременно общаться.

Большинство писем общего формата включают шаблонный текст или фразы, которые являются стандартными для будущих целей письма. Шаблонный текст полезен, потому что вы можете повторно использовать его в новых документах и ​​контекстах, не внося существенных изменений в первую версию. Хотя формальные письма могут значительно различаться в зависимости от их назначения, многие из них включают следующие разделы и шаблонный текст:

• Полный служебный адрес отправителя

• Дата

• Основная информация о получателе

• Имя получателя

• Вводный абзац

• Основной абзац (ы)

• Заключительный абзац

• Бесплатное закрытие

• Основная информация об отправителе

Преимущества бланка письма

Есть несколько преимуществ использования бланка письма, например:

• Возможности экономии: одна из основных причин, почему формальные письма так выгодны, заключается в том, что они экономически эффективны. Возможность многократно перепечатывать или дублировать одни и те же буквы может снизить производственные и трудовые затраты.

• Стратегии экономии времени. Внедрение стандартных писем в ваш рабочий процесс и корреспонденцию может сэкономить вам значительное количество времени, поскольку устраняет необходимость вручную писать уникальные письма для каждого получателя. Вы можете использовать сэкономленное время для работы над другими важными личными или деловыми вопросами.

• Возможность повторного использования: за исключением внесения незначительных изменений в каждую букву, никаких существенных изменений в документе не требуется, что придает письмам долговечность и высокую ценность для вашего рабочего процесса.

• Автоматизированные параметры: в зависимости от отрасли и цели вы можете автоматизировать стандартные письма, чтобы они заполнялись основной информацией и сведениями о каждом получателе. Это особенно полезно при отправке стандартных писем по электронной почте или онлайн-порталу документов.

• Простота чтения: поскольку большая часть текста в стандартном письме сохраняется для каждого документа, его, как правило, легче читать каждому получателю. Удобный для чтения документ помогает уменьшить путаницу и недопонимание в отношении включенного материала.

• Универсальное применение. Основным преимуществом стандартных писем является то, что они имеют универсальное применение, то есть каждый может использовать их для самых разных целей. Например, вы можете использовать формальные письма для таких вещей, как приглашения на мероприятия, предложения о покупке недвижимости и запросы на сбор средств для некоммерческих организаций.

• Простота модификации: вы можете легко модифицировать стандартные письма в соответствии с конкретными потребностями вашей аудитории и получателей. Обычно вам необходимо внести незначительные коррективы всего в нескольких областях бланка письма, таких как имя получателя, адрес и текущая дата.

• Улучшенное качество. Используя стандартные письма, вы можете рассчитывать на одинаковый уровень качества для каждого документа, отправляемого получателям. Это может помочь вам убедиться, что в ваших письмах нет расхождений или существенных ошибок.

• Стандартизированный фирменный стиль: поскольку формальные письма следуют очень единому стилю, вы можете сделать так, чтобы все ваши документы воплощали стиль и голос вашего конкретного бренда. Эта стандартизация облегчает вам создание положительной репутации за предоставление узнаваемой и последовательной корреспонденции с вашими получателями.

Лучшие практики для создания бланка письма

Вот пять лучших практик, которым следует следовать при создании бланка письма:

1. Определите цель письма

Есть много причин, по которым вы можете захотеть создать бланк письма, например, принять новых студентов в университет или предложить новый проект гражданской инфраструктуры для местных жителей небольшого сообщества. Общая цель вашего письма может определить, как вы его создадите. Поскольку все документы, использующие форму, будут иметь большую часть одного и того же содержимого, важно заранее уточнить этот элемент, чтобы не было необходимости вносить серьезные исправления при возобновлении работы с шаблоном письма-формы в будущем.

2. Используйте универсальный язык

При написании оригинального бланка письма убедитесь, что вы используете универсальный язык. Это означает слова, фразы и язык, которые легко понять для большей части вашей целевой аудитории. Старайтесь избегать использования сленга или регионального жаргона, если они не соответствуют конкретным целям вашего документа. Внимание к этой детали помогает предотвратить путаницу среди ваших получателей. Если вам нужна дополнительная помощь в корректировке языка для вашей целевой аудитории, вы можете нанять профессионального писателя, который поможет вам составить бланк письма.

3. Включите шаблонный текст

Одним из основных элементов стандартного письма является использование стандартного текста. Общепринятой практикой является включение шаблонного текста в начале и в конце письма, а затем вставки по всему документу по мере необходимости. Такие фразы, как «Спасибо, что нашли время посетить наш веб-сайт» или «Наши мысли и наилучшие пожелания пострадавшим семьям», являются примерами того, как некоторые компании включают шаблонный текст, когда у них есть широкая аудитория, которую они хотят охватить, но нет времени, чтобы написать уникальное сообщение для каждого из них.

4. Определите единый формат и стиль

Стиль, который вы выбираете для своего бланка письма, в конечном итоге зависит от типа документа, который вы создаете. Тип документа может изменить размещение стандартного текста и других текстовых заполнителей. Например, если вы составляете стандартное письмо в качестве ваучера на отпуск, то формат, который вы используете, может быть немного более неформальным и кратким. Напротив, стиль бланка делового письма более формален и детализирован.

5. Внесите необходимые изменения

После того, как вы закончите работу над первым черновиком бланка письма, просмотрите его и посмотрите, есть ли какие-то области, которые вы можете улучшить. Ищите ошибки стиля, грамматики, орфографии и содержания, проверяя точность и высокое качество всех аспектов документа, прежде чем доставлять его получателям. Вы можете заручиться помощью редактора или использовать программное обеспечение для редактирования, которое поможет вам в дальнейшем проверить качество вашего документа.

Вы также можете запустить свой документ через программу автоматического редактирования, чтобы она могла обнаруживать и исправлять ошибки за вас. Рекомендуется еще раз просмотреть документ после этого процесса, поскольку некоторые программы могут вносить изменения, которые вам не нужны.

Примеры бланков писем

Вот несколько примеров бланков писем для разных случаев. В этих примерах текст в квадратных скобках представляет информацию, которую автор или назначенное программное обеспечение может настроить для каждого получателя:

Пример 1

Вот форма письма с приглашением гостей на официальное мероприятие компании:

Лисанна Сигель
Канцелярия президента
535 Старый дубовый путь
Вест-Ковина, Калифорния 91723

10 декабря 2021 г.

[Recipient name]
[Recipients address]

дорогая [Recipient name],

Я пишу это письмо, чтобы пригласить вас отпраздновать двадцатую годовщину службы президента Кларка в университете. Президент Кларк желает отпраздновать это достижение со всем сообществом кампуса, так как каждый отдел, включая [recipient’s department]помогли сделать Университет Вест-Ковина выдающимся учебным заведением, которым он является сегодня.

Празднование состоится в [event date and time] в [event location]. Подробности смотрите на прилагаемой карте кампуса. Служба питания Университета Вест-Ковина предоставит обед и прохладительные напитки.

Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы или вы просто хотите подтвердить свое участие, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне по телефону 909-888-6267 или напишите мне по адресу lisanna.sigel@email.edu. Мы надеемся увидеть Вас там.

Теплые пожелания,

Лисанна Сигель
Офисный администратор

Пример 2

Вот пример формы письма для запроса пожертвований:

Питер Грин
Счастливые сердца округа Лоуренс
7634 Флора Драйв
Огденсбург, Нью-Йорк 45090

2 ноября 2021 г.

[Recipients name]
[Recipients address]

дорогая [Recipient name],

Это то время года, когда Happy Hearts of Lawrence County запускает свой ежегодный праздничный сбор средств. Из-за растущих проблем, с которыми семьи сталкиваются в современном обществе, ваши пожертвования могут помочь нам предоставить праздничные подарки и подарки достойным детям и семьям. Мы надеемся превысить прошлогодний объем сбора средств в размере [insert last year’s total]поэтому любая сумма, которую вы готовы пожертвовать, будет оценена по достоинству.

Кроме того, вы также можете пожертвовать игрушку или подарок непосредственно в наш центр обработки пожертвований, расположенный по адресу: [insert location address]. Для получения дополнительной помощи вы можете посетить нашу страницу часто задаваемых вопросов по адресу [insert web address]или вы можете связаться со мной по электронной почте peter.green@email.com.

Мы заранее благодарим вас за вашу постоянную поддержку в обеспечении праздничной радости для всех в нашем сообществе.

С наилучшими пожеланиями,

Питер Грин
Главный координатор пожертвований