12 шагов к созданию коммуникационной стратегии
1 февраля 2021 г.
Коммуникационный план четко описывает сообщение, цель и процесс информационно-просветительской деятельности компании. Этот документ помогает менеджерам проектов изложить подход к тому, как они хотят удовлетворить потребности своих клиентов. Независимо от того, является ли проект небольшим или большим, формальным или неформальным, наличие хорошо подготовленного плана коммуникации может помочь обеспечить более организованный и эффективный проект. В этой статье мы рассмотрим различные типы коммуникационных планов, почему они полезны и как создать собственную коммуникационную стратегию.
Что такое коммуникативный план?
Проще говоря, коммуникационный план — это дорожная карта для доставки сообщения целевой аудитории. Коммуникационные планы часто используются организациями для облегчения переписки во время крупного проекта, однако они также используются для управления стратегиями маркетинговой коммуникации. В плане коммуникации будут указаны три основных компонента:
Как важная информация будет доставляться на протяжении всего проекта?
Кто отвечает за доставку этой информации?
Каковы сроки и периодичность распространения информации?
Помните, что не все проекты одинаковы. Таким образом, план коммуникации будет конкретно привязан к каждому отдельному проекту. Небольшие проекты будут иметь совсем другие коммуникационные потребности, чем более крупные проекты. Например, в небольшом проекте может быть одно основное контактное лицо, а в крупном проекте будет задействовано множество заинтересованных сторон или ключевых игроков.
Обязательный план коммуникаций проекта
Как правило, в плане коммуникации указывается, кто должен знать, какую информацию и в каком формате. При создании коммуникационной стратегии проекта необходимо учитывать несколько моментов:
Определить основных участников проекта.
Определите основные контакты клиента.
Определите типы коммуникационных стратегий, которые будут использоваться, и когда.
Разработайте график проведения важных встреч, особенно после достижения основных этапов проекта.
Цели плана стратегических коммуникаций
Коммуникационные планы имеют решающее значение в бизнесе. Их роль заключается в информировании всех вовлеченных сторон об обновлениях проекта и сроках его выполнения. Большинство коммуникационных планов будут иметь схожие цели. Они следующие:
Информируйте всех заинтересованных лиц о бюджете, сроках и потребностях проекта.
Обеспечьте прозрачную информацию о любых препятствиях или важных решениях, принятых на этом пути.
Предоставьте заинтересованным сторонам возможность предоставить обратную связь.
Преимущества разработки плана коммуникации
Проекты полны возможностей для коммуникативных неудач. Для организаций и компаний важно избегать недопонимания, потому что это может стоить много потерянного времени и денег. Планы коммуникаций помогают информировать все заинтересованные стороны и держать их в курсе, особенно клиента. Чем детальнее план, тем больше вероятность того, что вы избежите недопонимания и потенциальных неудач.
Разработка шаблона плана коммуникации имеет множество преимуществ. Они включают:
Четкая организация совещаний
Снижение потенциальных рисков
Улучшение коммуникации между заинтересованными сторонами
Поощрение товарищества и сотрудничества
Информирование заинтересованных сторон
Установление четких ожиданий и достижение целей
Четкая организация совещаний
Хороший план коммуникации устанавливает четкие правила встречи. В нем указано, кто встретится, когда они встретятся и, самое главное, почему они встретятся. Это также удерживает встречи от блуждания. Это позволяет членам команды вернуться к работе над проектом как можно скорее, не теряя драгоценного времени.
Снижение потенциальных рисков
В любом крупном проекте важно осознавать, что иногда что-то пойдет не так. План коммуникации позволяет руководителям проекта разработать план действий в непредвиденных обстоятельствах, если возникнет серьезная проблема.
Улучшение коммуникации между заинтересованными сторонами
Определение того, какие каналы вы будете использовать, делает общение чрезвычайно эффективным. Выберите метод и убедитесь, что заинтересованные стороны знают, что вы будете использовать этот способ общения. Методы могут включать телефонные звонки, электронные письма, факсы, групповые чаты или онлайн-телеконференции. Когда все используют один и тот же способ общения, процессы будут оптимизированы, а общение между ключевыми игроками станет более гибким.
Поощрение товарищества и сотрудничества
Чем эффективнее ваша команда общается, тем сильнее они станут при совместной работе. Поощрение взаимодействия улучшит сотрудничество.
Информирование заинтересованных сторон
Предоставление клиенту запланированных обновлений и запрос отзывов может помочь в прогрессе проекта. Кроме того, установление того, кто является основным контактным лицом, поможет избежать недопонимания между клиентом и бизнесом.
Установление четких ожиданий и достижение целей
Для руководителя проекта, команды и клиента важно, чтобы у всех была ясность с самого начала проекта. Установление и поддержание четких ожиданий будет способствовать более успешным результатам.
Что такое план маркетинговых коммуникаций?
Планы коммуникации варьируются в зависимости от цели желаемой стратегии обмена сообщениями и предполагаемой аудитории. Шаблон плана маркетинговых коммуникаций фокусируется на информировании аудитории, а не заинтересованных сторон, о цели и миссии бренда. В этом случае организация будет точно указывать, что они хотят сообщить своей целевой аудитории, как они хотят это сказать, а также канал и частоту этого общения.
Как составить коммуникационную стратегию
Вы можете создать план коммуникации за 12 шагов:
Установите миссию.
Определите цели бизнеса или проекта.
Определите целевую аудиторию.
Определите уникальное торговое предложение (УТП).
Составьте призыв к действию.
Решите, как поделиться сообщением.
Определите периодичность публикаций.
Определите сообщение, которое вы хотите отправить.
Выясните важные события и планы кампании.
Определите цели общения.
Используйте календарь для выполнения плана коммуникации.
Проанализируйте результаты плана коммуникации.
После того, как каждый шаг будет составлен, добавьте содержание в схему или шаблон плана коммуникации.
1. Сформулируйте миссию
Заявление о миссии определит конечную цель, которую ваша организация хочет поставить клиенту или их клиентам. Шаблон может помочь вашей команде сформулировать соответствующее заявление о миссии. Например, “[organization name] стремится предоставить [benefit], [benefit] а также [benefit] через [service or product]».
2. Определите цели бизнеса или проекта
Бизнес-цели — это цели, которые необходимо достичь, чтобы ваша организация или компания были успешными. Каждый шаг вашего плана коммуникации должен быть связан с целями. Определение целей проекта может быть разработано с помощью командного подхода, будь то встреча с руководителями организации, менеджером или маркетинговой командой.
3. Определите целевую аудиторию
Целевая аудитория состоит из людей, которых организация пытается охватить. Важно четко определить группу людей, которые с наибольшей вероятностью приобретут услугу или товар. Это может быть выполнено путем сбора данных с помощью опросов, Google Analytics и трафика веб-сайта. Другая стратегия заключается в том, чтобы взглянуть на всех подписчиков в социальных сетях конкурентов. Посмотрите, какую аудиторию они привлекают, и используйте это в своих интересах.
Изучив данные, вы можете разработать образ для своей целевой аудитории и написать о нем одно или два предложения. Например, «Наша целевая аудитория состоит из работающих матерей в возрасте от 25 до 45 лет. Они активно участвуют в жизни своего дома, местного сообщества и на работе».
4. Определите уникальное торговое предложение (УТП)
УТП — это то, что делает один продукт или услугу лучше и желательнее, чем у конкурентов. Независимо от того, предлагает ли ваша организация новый, уникальный продукт или более низкие цены на зарекомендовавший себя фаворит, определение УТП сильно повлияет на ваш план коммуникации. Очень важно определить, чем вы будете отличаться от конкурентов.
5. Составьте призыв к действию
После того, как вы определили свою целевую аудиторию(и), наметьте, какие действия вы хотите, чтобы они предприняли, услышав или прочитав ваше сообщение. На этом этапе очень важно использовать правильную формулировку. Ваш призыв к действию — это мотивирующий толчок для людей вкладывать средства в вашу услугу или продукт.
6. Решите, как поделиться сообщением
На этом этапе плана команда должна выбрать, какие каналы использовать для распространения вашего сообщения. Наиболее распространенными выходами являются сообщения в блогах, информационные бюллетени по электронной почте, пресс-релизы и предложения о продаже. Социальные сети также являются огромным маркетинговым инструментом, поэтому рассмотрите возможность использования демографических данных, чтобы узнать, где ваша целевая аудитория больше всего присутствует.
7. Определите частоту публикации
После того, как ваши каналы выбраны, решите, как часто команда будет размещать и публиковать контент. Узнайте, когда лучше всего размещать посты в социальных сетях. Например, данные свидетельствуют о том, что 80 процентов населения США проживает в восточном и центральном часовых поясах. Поэтому, если ваша целевая аудитория — американские потребители, рассмотрите возможность публикации контента в то время, когда эти люди наиболее активны в социальных сетях. В социальных сетях ключевое значение имеет разработка графика публикаций и постоянное сосредоточение внимания.
8. Определите сообщение, которое вы хотите отправить
Люди будут привлечены к вашему продукту или услуге, чтобы решить конкретную проблему, с которой они сталкиваются. Таким образом, ваше сообщение должно указывать на проблему, предлагать решение и содержать призыв к действию, созданный на шестом шаге. Например: «Испытываете ли вы [the problem]? [company name] может помочь с нашим [service or product name]. [Fill in the call to action from step six]».
9. Выясните важные события и планы кампаний
Взгляните на календарь, чтобы планировать заранее. Определите любые потенциальные события, вокруг которых ваша команда может захотеть сосредоточить некоторые кампании. Это могут быть юбилейные распродажи, праздники и специальные мероприятия в масштабах всей компании.
10. Определите цели коммуникации
Затем пришло время установить цели коммуникации, которых должна достичь команда. Эти цели должны быть связаны с задачами, которые были разработаны на втором этапе. После того, как цели установлены, их необходимо измерить с помощью метрик и точек данных. Коммуникационная цель может звучать так: «Наша [team name] достигнет [number or metric] каждый [set time frame] к Tue, 10 Jan 2023 10:48:34 +0000».
11. Используйте календарь для выполнения плана коммуникации
На этом этапе вы и ваша команда создали полный план коммуникации. Теперь пришло время его реализовать. Используя календарь, определите важные события с продолжительностью каждой связанной кампании. На этом этапе вы также можете запланировать выпуск информационных бюллетеней, рекламных мероприятий или сообщений в блогах. Посты в социальных сетях, связанные с кампанией, также могут быть размещены в календаре.
12. Проанализируйте результаты плана коммуникаций
Последним шагом является использование метрик для измерения результатов вашего плана коммуникации. Была ли ваша стратегия успешной?