Definition, Schritte und Tipps • BUOM

Projektmanager sind Fachleute, die Projekte für Organisationen organisieren und betreuen. Wenn Sie Projektmanager sind oder planen, einer zu werden, können Sie einen Ausführungsplan verwenden. Wenn Sie mehr über den Ausführungsplanungsprozess erfahren, können Sie Ihr nächstes Projekt besser organisieren. In diesem Artikel erklären wir, was Ausführungsplanung ist, warum sie wichtig ist und geben Schritte und Tipps, die Ihnen bei der Erstellung eines Projektausführungsplans für Ihr Unternehmen oder Ihren Kunden helfen.

Was ist Ausführungsplanung?

Bei der Ausführungsplanung, auch Projektmanagementplanung genannt, wird eine Strategie für neue Projekte erstellt. Dies ist eine der ersten Phasen des Projektmanagements. In dieser Phase nehmen Projektmanager und Teammitglieder die ursprüngliche Idee auf und erstellen einen schriftlichen Umsetzungsplan. Dies geschieht nach der Projektinitiierungsphase, wenn die Teammitglieder über neue Entwicklungen und Projekte nachdenken, und vor der Ausführungsphase, wenn die Teammitglieder geplante Aufgaben abschließen.

In einem produzierenden Unternehmen könnte der Ausführungsplan beispielsweise das anfängliche Produktdesign, das Budget und den Kommunikationsplan umfassen. In dieser Phase des Projekts definieren die Teammitglieder ihre Ziele, ihren Zeitplan, ihre Kosten und ihre Verantwortlichkeiten. Sobald diese Komponenten geplant sind, kann das Projekt in die Ausführungsphase übergehen, in der das Produktionsteam die Elemente erstellt.

Die Bedeutung der Ausführungsplanung

Die Ausführungsplanung ist ein integraler Bestandteil des Projektmanagements. Dieser Schritt ermöglicht es Projektmanagern und Teams, Methoden und Strategien zu erstellen, bevor die Ausführungsphase des Projekts beginnt. Ein robuster Ausführungsplan kann folgende Vorteile haben:

Hilft Teams, Ziele zu setzen und zu erreichen

Mit der Ausführungsplanung können Projektteams Ziele festlegen. Dazu gehören sowohl größere Projektziele als auch kleinere Meilensteine ​​im gesamten Projektverlauf. Wenn ein Bauteam beispielsweise einen Projektmanagementplan erstellt, kann sein ultimatives Ziel darin bestehen, das Bauprojekt bis zu einem bestimmten Datum abzuschließen. Sie können auch Meilensteine ​​festlegen, um den Fortschritt während des Prozesses zu verfolgen. Beispielsweise möchten Teammitglieder möglicherweise Land kaufen, Mauern bauen und das Gebiet landschaftlich gestalten.

Das Festlegen klarer Ziele und Meilensteine ​​kann Teams dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen. Anhand dieser Ziele können sie ihre Leistung messen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Dies kann ihnen zum Erfolg verhelfen.

Steigert die Effizienz

Die Ausführungsplanung kann Projektmanagern dabei helfen, die Gesamteffizienz zu verbessern. Der Ausführungsplan umfasst ein Kostenbudget, einen Personalplan und eine Kommunikationsstrategie. Diese Tools können Teams dabei helfen, Kosten zu senken und die Methoden der Zusammenarbeit zu verbessern, was wiederum die Produktivität steigern kann.

Minimiert Risiken

Teil des Ausführungsplans ist eine Risikobewertung. In dieser Phase identifizieren die Teammitglieder potenzielle Projektrisiken, analysieren die möglichen Auswirkungen der Risiken und bestimmen deren Wahrscheinlichkeit. Projektmanager können diese Bewertung nutzen, um eine Risikomanagementstrategie zu erstellen, die ihnen dabei helfen kann, potenzielle Probleme zu minimieren.

Verbessert die Kommunikation

Während des Ausführungsplanungsprozesses arbeiten Projektteammitglieder und Stakeholder zusammen, um eine Strategie für die Methoden zu erstellen. Experten können Feedback geben und Fragen stellen, um den Plan zu verbessern. Auch in dieser Phase erstellt das Team einen Kommunikationsplan. In diesem Abschnitt kann das Team entscheiden, wie oft es sich treffen möchte, um den Projektfortschritt zu überprüfen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Kommunikation und Besprechungen zu planen, kann dies dazu beitragen, die Zusammenarbeit während eines Projekts zu verbessern.

Was sollte in den Projektumsetzungsplan aufgenommen werden?

Sie können Ihren Projektausführungsplan an die individuellen Anforderungen Ihres Projekts anpassen. Zu den allgemeinen Elementen, die in einen Projektumsetzungsplan aufgenommen werden müssen, können gehören:

• Projektumfang: Der Projektumfang, auch Umfangsplan oder Umfangserklärung genannt, beschreibt konkret, was das Team während des Projekts erreichen möchte. Wenn ein Team beispielsweise seine Verkaufserlöse steigern möchte, könnte der Bereich darauf hinweisen, dass das Team plant, die Telefonverkäufe im nächsten Jahr um 10 % zu steigern.

• Ziele. Im Abschnitt „Ziele“ werden die Hauptaufgaben, Etappen und Indikatoren beschrieben. Es umfasst sowohl langfristige Ziele als auch kurzfristige Meilensteine, die das Team während des gesamten Projekts verfolgen und messen möchte.

• Ressourcenplan: Im Abschnitt „Ressourcen“ listen die Teammitglieder die Ressourcen auf, die sie zum Abschluss des Projekts benötigen. Sie können auch Quellen oder Lieferanten planen, um diese Ressourcen zu beziehen.

• Besetzung: Die Besetzungsliste listet die am Projekt beteiligten Teammitglieder, ihre Rollen und Kontaktinformationen auf. Es kann auch Informationen darüber enthalten, für welche Aufgabe jedes Teammitglied verantwortlich ist.

• Budget: Das Budget enthält detaillierte Kosteninformationen für jede Phase des Projekts. Es kann auch Finanzierungs- und Investitionsinformationen enthalten, um Projektmanagern bei der Zuweisung von Einnahmequellen zu helfen.

• Projektplan. Ein Projektzeitplan zeigt, wann das Team einzelne Aufgaben oder Meilensteine ​​abschließen möchte. Es kann auch Informationen zu Teambesprechungen und Fristen für Fortschrittsaktualisierungen enthalten.

• Kommunikationsplan: In einem Kommunikationsplan kann der Projektmanager festlegen, wann und wie oft das Team untereinander und mit potenziellen Stakeholdern kommuniziert.

So erstellen Sie einen Projektausführungsplan

Wenn Sie einen Projektausführungsplan erstellen, berücksichtigen Sie die folgenden Schritte:

1. Besprechen Sie den Hintergrund

Der erste Schritt in der Ausführungsplanungsphase besteht darin, erste Ideen und wichtige Details mit relevanten Teammitgliedern zu besprechen. Dies können Investoren, Stakeholder oder der Vorstand sein. An diesem Punkt kann die Person besprechen, was das Projekt beinhalten wird. In einem Marketingunternehmen könnte beispielsweise ein Projektmanager ein neues Kampagnenprojekt vorschlagen. Sie können die Details mit ihren Managern teilen, um zu entscheiden, ob sie das Projekt planen möchten.

2. Sammeln Sie Feedback

Während der ersten Planungsphase können Stakeholder und Teammitglieder Feedback geben, um die ursprüngliche Idee anzupassen. Wenn beispielsweise ein Technologieunternehmen einen neuen Computer entwickeln möchte, fragen die Beteiligten möglicherweise nach weiteren Informationen über das Projekt. Sie können auch Vorschläge machen und beispielsweise dem Unternehmen raten, einen schnelleren oder energieeffizienteren Computer zu entwickeln.

3. Legen Sie ein Endziel fest

Bevor Sie konkrete Meilensteine ​​und Ressourcenpläne schreiben, kann es hilfreich sein, über das Endziel nachzudenken. Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Team, um Ihr gewünschtes Endergebnis zu definieren. Sie können diese Idee nutzen, um rückwärts zu planen, indem Sie ein großes Ziel in kleinere Schritte unterteilen. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, die Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern, können Sie dieses Ziel nutzen, um spezifische Messungen und Meilensteine ​​zu erstellen, beispielsweise die Implementierung einer neuen Instant-Messaging-Software.

4. Wählen Sie Teammitglieder aus

Als Nächstes können Sie eine Liste der Teammitglieder erstellen, die an dem Projekt arbeiten können. Denken Sie an alle Fachkräfte, die Sie möglicherweise benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie beispielsweise ein Fertigungsprojekt leiten, können Sie mit einem Designteam, Forschungsspezialisten, einem Materialingenieur und einem Finanzteam zusammenarbeiten.

An dieser Stelle können Sie die Kontaktinformationen des Teammitglieds sammeln, um die Kommunikation zu verbessern. Zusätzlich können Sie jeder Person einen Projekttitel zuweisen. Sie können beispielsweise einen Projektmanagementassistenten oder einen Projektmanager wählen. Diese Titel können Ihrem Team dabei helfen, alle Aufgaben entsprechend zu planen.

5. Definieren Sie Meilensteine ​​und Ziele

Nachdem Sie individuelle Ziele für Teammitglieder erstellt haben, überlegen Sie, wie Sie den Fortschritt Ihres Teams messen und verfolgen möchten. Denken Sie über die Abschnitte Ihres Projekts nach. Wenn Sie beispielsweise ein Marketingkampagnenprojekt entwickeln, können Ihre Schritte das Erstellen einer Website, das Hinzufügen eines Logos und von Grafiken sowie das Schreiben von Inhalten für die Website umfassen. Versuchen Sie, diese großen Abschnitte in messbare Meilensteine ​​zu unterteilen. Überlegen Sie, wie Sie Ihre Ergebnisse verfolgen und messen möchten.

6. Erstellen Sie einen Projektplan

Anhand Ihrer Meilensteinliste können Sie einen Projektzeitplan erstellen. Überlegen Sie, wann Sie von Ihren Teammitgliedern erwarten, dass sie jeden Meilenstein erreichen. Dies kann Ihnen dabei helfen, Fristen für bestimmte Aufgaben festzulegen, die Ihnen dabei helfen, das gesamte Projekt pünktlich abzuschließen.

7. Erstellen Sie ein Budget

Ein Budget ist ein wichtiges Finanzinstrument, das Ihnen bei der Verwaltung und Planung der Kosten Ihres Projekts helfen kann. Um ein Budget zu erstellen, berücksichtigen Sie zunächst Ihre finanziellen Ressourcen. Berücksichtigen Sie dann die Kosten, die während des Projekts anfallen könnten. Berücksichtigen Sie Materialien, Ausrüstung, Marketinginstrumente und Stundensätze. Versuchen Sie, alle Kosten mit Ihrer Finanzierungsquelle abzugleichen, um sicherzustellen, dass Sie alle Kosten decken können.

8. Aufgaben aufteilen und zuweisen

Versuchen Sie, Aufgaben in kleinere Komponenten aufzuteilen und sie Ihren Teammitgliedern zu delegieren oder zuzuweisen. Überlegen Sie, wer für jede Aufgabe verantwortlich sein wird. Indem Sie für jedes Teammitglied einen Plan erstellen, tragen Sie dazu bei, die Effizienz und Produktivität Ihres Teams zu verbessern.

9. Bewerten Sie die Risiken

Durch die Bewertung von Risiken können Sie bei der Planung helfen, Probleme zu mindern, bevor sie auftreten. Um das Risiko einzuschätzen, berücksichtigen Sie die potenziellen Gefahren oder Probleme, denen Ihr Team während des Projekts begegnen könnte. Überlegen Sie dann, welche Risiken am wichtigsten sind bzw. welche den größten Einfluss auf Ihr Projekt haben. Erstellen Sie nach Möglichkeit einen Plan, der Ihnen hilft, das Risiko zu beseitigen. Wenn beispielsweise ein potenzielles Risiko darin besteht, dass Teammitglieder nicht effektiv kommunizieren, können Sie durch die Erstellung eines starken Kommunikationsplans dazu beitragen, dieses Risiko zu beseitigen.

Wenn Sie Risiken nicht vermeiden können, versuchen Sie, eine Strategie zu entwickeln, die Ihnen hilft, die Gesamtauswirkungen des Risikos zu reduzieren. Bei einem Bauprojekt besteht beispielsweise das Risiko, dass das Wetter die Bauphase beeinflusst. Sie können dieses Risiko einplanen, indem Sie den Projekttermin ändern oder einen Plan für unterschiedliche Wetterbedingungen erstellen.

10. Planen Sie die nächsten Schritte und die Kommunikationsstrategie

Gegen Ende der Ausführungsplanung können Sie den gesamten Kommunikationsplan beschreiben. Dazu gehört auch, wie die Teammitglieder im Hinblick auf das Projekt miteinander kommunizieren. Überlegen Sie auch, wie Teams kommunizieren werden. Sie können zwischen persönlichen Treffen, Telefonanrufen, täglichen E-Mails oder monatlichen Fortschrittsberichten wählen.

Tipps für eine erfolgreiche Ausführungsplanung

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Erstellung eines erfolgreichen Ausführungsplans helfen:

• Dokumentieren Sie Ihren Prozess. Das Erstellen eines schriftlichen Dokuments während der Planung der Ausführung kann Ihnen und Ihrem Team zum Erfolg verhelfen. Erwägen Sie, einen Ausführungsplan zu verfassen und ihn mit Investoren und Teammitgliedern zu teilen, um die Produktivität zu steigern.

• Kommunizieren Sie regelmäßig mit Stakeholdern. Stakeholder sind die Personen, die am Ergebnis Ihres Projekts beteiligt und daran interessiert sind, darunter Teammitglieder, Investoren und Kunden. Erwägen Sie, regelmäßig Informationen mit diesen Personen auszutauschen, um die Kommunikation zu verbessern und Ihr Projekt während der Ausführung zu verbessern.

• Planen Sie ausreichend Zeit für eine sorgfältige Planung ein. Die Erstellung eines detaillierten Ausführungsplans kann einige Zeit in Anspruch nehmen, kann Ihnen aber dabei helfen, während der Ausführungsphase Zeit und Geld zu sparen. Der Zeitrahmen kann je nach Größe Ihres Projekts variieren. Planen Sie jedoch mindestens ein paar Wochen für gründliche Recherche und Planung ein.