Запрос предложений (RFP): что это такое, кто его создает и как он работает

22 марта 2021 г.

При работе над крупными проектами предприятия часто обращаются за помощью к другим компаниям. Это может быть связано с нехваткой внутренних ресурсов, таких как персонал или материалы, нехваткой времени или необходимостью полагаться на опыт, выходящий за рамки их обычного бизнеса. Стандартный подход, который компания может использовать для поиска подходящих партнеров для проекта с конкретными сроками, бюджетом и целями, — это отправить запрос предложений. В этой статье мы определяем, что такое запрос предложений, вводим некоторые связанные термины и обсуждаем, как работают запросы предложений.

Что такое запрос предложений?

RFP (запрос предложений) — это документ, который компания создает для объявления и описания проекта и запроса предложений от поставщиков для работы над проектом.

Почему компании выпускают RFP?

Компании используют RFP, поэтому все конкурирующие поставщики предоставляют одинаковую информацию для сравнения. Когда поставщики отвечают на RFP предложением, они представляют свою заявку, указывая цену, за которую они готовы работать. Они также описывают, как они намерены завершить проект, и приводят примеры подобных проектов, над которыми они работали в других местах.

Кто создает запрос предложения?

Кто составляет RFP, варьируется от компании к компании. В некоторых компаниях есть менеджер RFP, чья работа заключается в наблюдении за всем процессом RFP. В других компаниях есть руководители, которые управляют RFP, работая с руководителями отделов. Много раз руководители отделов выпускают запросы предложений, связанные с проектами в их отделах. Некоторые компании назначают комитеты, состоящие из членов команд по финансам, продажам, юридическим вопросам, продуктам и маркетингу, для решения задач, связанных с RFP.

Что входит в запрос предложений?

RFP должен включать четкие заявления о:

• Компания: история компании, выпустившей RFP, включая ее миссию, структуру и положение на рынке.

• Проект: зачем компания создала проект и что должно получиться в результате

• Требования: список инструментов, материалов, систем, продуктов или всего остального, что требуется компании для использования в проекте.

• Бюджет: подробный бюджет проекта, обеспечивающий прозрачность ожидаемых затрат.

• Временная шкала: Подробная временная шкала проекта, включая его основные этапы, контрольные точки и все даты.

• Вопросы: исчерпывающий список вопросов, на которые компания хочет, чтобы поставщики ответили в своих предложениях.

• Руководящие принципы: крайний срок, к которому компания должна получить предложения для рассмотрения, контактную информацию поставщика и конкретные инструкции для представления в ответ на RFP, такие как форматы документов и другие технические спецификации.

Что должен делать RFP?

Запрос предложений должен:

• Сообщите потенциальным поставщикам, что компания покупает проектную работу, и побудите их представить предложение.

• Сообщите потенциальным поставщикам, что процесс отбора будет конкурентоспособным

• Поддается широкому распространению, поэтому он соберет много ответов

• Демонстрировать приверженность компании беспристрастному выбору исключительно на основе предложений, поступивших в ответ на RFP.

• Будьте достаточно конкретными, чтобы привести к точному цитированию и подробным прогнозам

• Будьте достаточно общими, чтобы не препятствовать творчеству в ответах поставщиков.

• Убедитесь, что ответы поставщика касаются всех проблем, связанных с проектом.

Что такое РФИ?

RFI — это запрос информации. RFI помогают компании определить пул поставщиков-кандидатов, которые в состоянии ответить на RFP. Запросы предложений задают вопросы для сбора информации об истории поставщиков, продуктах и ​​услугах, которые они могут предоставить, и общего представления о том, могут ли отдельные поставщики быть хорошими кандидатами на получение будущего запроса предложений. Запрос информации не является приглашением подать заявку на проект. RFI не имеют обязательной силы и могут привести или не привести к RFP.

Что такое запрос предложений?

Компания использует RFQ или запрос котировок, когда она уже разработала проект и точно знает, какая помощь ей ​​нужна от поставщика. Компании выпускают RFQ, когда цена является основным фактором или единственным фактором, учитываемым поставщиками. Некоторые компании используют RFQ перед выпуском RFP, чтобы получить представление о диапазоне затрат, связанных с проектом. Запросы предложений также известны как приглашения к участию в торгах или IFB.

Что такое ПКК?

PQQ — это предварительная квалификационная анкета, предназначенная для предварительного отбора потенциальных поставщиков. Компании обычно выпускают PQQ перед публикацией полных RFP, чтобы сократить процесс проверки. PQQ может помочь устранить поставщиков, которые не отвечают потребностям, указанным в полном RFP.

Что такое РФТ?

Если компания хочет принять заявки на работы, товары или услуги, которые имеют более низкую стоимость, чем основные проектные работы, она может подать заявку на участие в тендере, также известную как ЗПТ. RFT является более упорядоченным, чем RFP, поскольку он предлагает поставщикам только предлагать свои предложения — стоимость, по которой они могут предоставить запрошенную работу, товар или услугу.

Что такое РФС?

Запрос на решение, также называемый RFS или запросом на предлагаемое решение, — это документ, который компания создает, когда ей нужно решение технической или организационной проблемы. RFS похожи на более обобщенные RFP. RFS запрашивает только предлагаемые ответы на ситуации, а не обрисованные в общих чертах детали этих решений. Компания может решить использовать RFS в качестве первого шага в процессе закупок. Когда компания решит, какое предлагаемое решение использовать, она может затем выпустить полный запрос предложений, чтобы рассмотреть, как лучше всего и наиболее экономично достичь этого решения.

Что такое РФА?

RFA — это запрос на ассоциацию. RFA можно также назвать запросом на сотрудничество, запросом на партнерство или запросом на союз. RFA — это деловые документы, которые требуют партнерства или сотрудничества между двумя компаниями или между компанией и физическим лицом. RFA фокусируется на потенциальной выгоде партнерства или сотрудничества для договаривающихся сторон. Одним из примеров ассоциации, возникающей в результате RFA, является ситуация, когда одна сторона соглашается предоставить материалы и персонал, а другая предоставляет финансирование и стратегию.