Запрос предложений: определение и что включать

22 февраля 2021 г.

У вас и членов вашей команды может быть новый проект для реализации, но вам нужно руководство о том, как спланировать и выполнить его. Чтобы помочь в этом, вы можете отправить запрос предложений, попросив другие компании представить свои идеи и стратегии того, как они будут строить этот проект. Каждый участник торгов должен пройти специальный процесс запроса предложений, чтобы убедиться, что он соответствует желаемым требованиям и квалификациям вашей организации, прежде чем вы выберете его заявку на проект.

В этой статье мы объясняем, что такое запрос предложений, когда компании могут его использовать, а также этапы процесса запроса предложений.

Что такое запрос предложений?

Запрос предложений – это выпуск документа, в котором сообщается о предстоящем проекте, который они хотели бы реализовать. В запросе предложений перечисляются подробности о предстоящем проекте и предлагается подрядчикам и организациям подавать заявки, в которых указывается их стратегия и желаемый бюджет для завершения проекта.

После отправки запроса предложения ваша организация просматривает заявки, чтобы изучить все доступные варианты реализации этого проекта. При этом вы тщательно изучите различные факторы структуры компании, подавшей заявку, в том числе ее финансовое положение, отзывы клиентов, репутацию компании и предлагаемую оплату. Многие компании предпочитают запросы предложений, потому что им нравится иметь несколько доступных вариантов и просматривать различные идеи о том, как подрядчики планируют повысить эффективность компании с помощью хорошо разработанного проекта.

Когда компании могут использовать запрос предложений?

Запросы предложений чаще всего используются государственными или некоммерческими организациями, которые ищут качественный проект по доступной и разумной цене, поэтому они используют процесс запроса предложений, чтобы предоставить себе множество вариантов. Общие случаи и примеры организаций, использующих запросы предложений, включают:

• Государственные органы пытаются найти самые низкие цены на товары или услуги

• Небольшие предприятия, которым необходимо приобретать продукты у поставщика, соответствующего их конкретным критериям.

• Организации, которые расширяются и нуждаются в строительстве нового здания

Элементы запроса предложений

Цель запроса предложений состоит в том, чтобы наметить процесс торгов и руководящие принципы организации, а также условия их контракта. В нем должно быть объяснено, как организация хотела бы, чтобы участники торгов оформляли свои предложения. Оно должно быть четким и актуальным, поскольку в нем описывается желаемый формат предложения, цели проекта и процесс оценки предложений. Лучше всего сделать предложение кратким, так как оно должно просто давать указания и инструкции, которым легко следовать участнику торгов, не будучи слишком подробным, чтобы это не мешало творчеству и уникальным идеям участника торгов.

Общие элементы, которые необходимо включить в ваш запрос предложений:

• Описание проекта: в этом разделе должны быть четко указаны детали предлагаемого проекта, такие как цели и ожидания, сроки, место и причина, по которой вы создаете проект.

• Техническое задание: в этом разделе перечислены задачи, которые вы хотите, чтобы победитель тендера выполнил для проекта.

• Сроки проекта: в этом разделе вы перечислите предполагаемый график и сроки завершения проекта, а также можете попросить участников тендера представить свои собственные прогнозы сроков.

• Критерии оценки. В этом списке указано, как ваша организация намеревается оценивать предложения, и ваш метод выбора лучшего претендента.

• История организации: Вы можете использовать этот раздел, чтобы кратко описать свой бизнес, продукты, которые вы продаете, и цели вашей организации.

• Элементы предложения, инструкции и условия. Это один из самых длинных разделов предложения, в котором четко описывается, что вы ожидаете увидеть в каждом документе предложения. В нем может быть указана информация, которую вы хотите, чтобы участник торгов включил, и формат, которому он должен следовать.

• График отбора: в дополнение к графику самого проекта включите график, когда вы планируете выбирать участников торгов. Если вы сузите свои предложения до определенного числа участников торгов, а затем потребуете от них выполнения дополнительных действий, укажите это в своем запросе предложения и опубликуйте график дополнительного процесса отбора.

• Бюджет проекта. Вы можете опубликовать предлагаемый бюджет проекта, указать ценовой диапазон, в котором вы бы предпочли остаться, или позволить участникам торгов опубликовать свои собственные бюджетные планы и рассмотреть возможность выбора самого низкого из них, который по-прежнему предлагает качественный конечный продукт.

• Дополнительные правила подачи и сроки: перечислите любые другие детали проекта, которые вы хотели бы получить от компании, и сроки, к которым участники торгов должны представить свои предложения.

Процесс запроса предложений

Не торопитесь, создавая запрос на предложение, в котором четко изложено, что вы ищете в проекте и в участниках торгов, которые его реализуют. Внимательно следуйте графику утверждения и рекомендациям, которые вы разработали и изложили в запросе предложения, чтобы обеспечить справедливое отношение к вашим участникам торгов и не ждать вашего ответа слишком долго. Выполните следующие действия, чтобы успешно завершить процесс запроса предложения:

1. Определите, что вы ищете в идеальном проекте или претенденте

Сядьте вместе со своей командой, чтобы установить принципы и цели для вашего проекта. Вам также следует встретиться со своими бухгалтерскими и финансовыми командами, чтобы определить бюджет вашего проекта и то, как выглядит идеальное предложение для вашей компании. Составьте список критериев и деталей, которые вы и ваша команда хотели бы видеть в каждом предложении. Это поможет вам создать подробный запрос предложения, предоставляющий участникам торгов достаточно информации, чтобы понять, что вы ищете в проекте.

Если вы еще этого не сделали, сформируйте группу проверки предложения, прежде чем отправлять запрос на предложение. Таким образом, вы можете составить отдельный график, когда вы и ваша команда будете рассматривать различные предложения и принимать окончательные решения. Ваша команда по рассмотрению предложений также может работать с вами над созданием привлекательного и актуального запроса предложения, установив элементы, которые вы все хотели бы включить в него.

2. Составьте четкий и актуальный запрос предложения

Как только вы и ваша команда решите, что включить в запрос предложения, вы можете приступить к его составлению для участников торгов. Включите все элементы и разделы, согласованные вами и вашей командой, и убедитесь, что они четко определяют историю вашей компании, миссию и цель вашего проекта, а также конкретные рекомендации, которым должен тщательно следовать каждый участник тендера. Оно должно быть прямым, простым для понимания и иметь отношение к проекту в целом.

3. Отредактируйте и просмотрите запрос предложения.

Как только вы закончите свой первый черновик, просмотрите и перечитайте его самостоятельно, чтобы убедиться, что он краток и не содержит грамматических ошибок. Постарайтесь прочитать его с точки зрения участника торгов, чтобы убедиться, что он содержит все правила и информацию, необходимые им для легкого представления того, что вы ищете в своем идеальном проекте. Попросите вашу группу по разработке предложений просмотреть его и добавить любые предложения или элементы, которые, по их мнению, могут отсутствовать. Исполнительная команда также может запросить рассмотрение предложения и добавить любые важные детали, которые, по их мнению, имеют решающее значение для успеха проекта.

4. Опубликовать запрос предложения и указать разумный срок

Как только все одобрят ваш запрос на предложение, распространите его среди общественности с четким сроком, чтобы участники торгов могли легко его соблюдать. Также лучше предварительно сообщить потенциальным участникам торгов о том, что ваш запрос на предложение находится в процессе обработки и скоро будет объявлено.

Когда вы публикуете запрос на предложение, предоставьте четкие сведения о том, как участники торгов могут связаться с вами по любым вопросам или получить дополнительную информацию о проекте. Вы можете объявить о своем выпуске через различные маркетинговые и рекламные каналы, такие как пресс-релизы, страницы в социальных сетях и другие новостные ресурсы или средства массовой информации.

5. Просмотрите и сузьте круг до группы потенциальных участников торгов.

Встретьтесь со своей командой по анализу, чтобы упорядочить и проверить ваши ставки. Если вы получили несколько запросов, вам, возможно, придется назначить одного или двух ключевых сотрудников для просмотра запросов предложений и сузить круг запросов, чтобы ваша группа могла рассмотреть их вместе. Определите, какие проектные предложения четко соответствуют рекомендациям, предоставьте ключевые детали, которые вы ищете, и достигните всех целей, которые вы установили для желаемого проекта.

Выберите от трех до пяти проектов, в которых вы и ваша команда больше всего заинтересованы, и объявите участникам торгов, что вы планируете перейти к следующему этапу процесса рассмотрения.

6. Наладьте переговоры о ценах

Одним из решающих факторов, влияющих на выбор лучшего участника торгов для вашего проекта, является предполагаемая цена, которую просят участники торгов. Вы можете использовать этот следующий этап, чтобы спросить участников торгов, не хотят ли они снизить цену. Те, кто готов снизить свой ценовой диапазон, могут получить больше внимания, если они по-прежнему предлагают качественную идею проекта и услуги.

Если есть какие-либо организации, которые предлагают более высокую цену за свои услуги, но вы считаете, что цена по-прежнему стоит качества, которое они предоставляют, то вы все равно можете рассматривать их как сильный вариант для проекта.

7. Спросите дополнительную информацию и окончательные предложения

Заключительный этап процесса рассмотрения включает в себя запрос любых дополнительных сведений о проекте от участников торгов, которые помогут вам лучше определить, подходят ли они лучше всего. Укажите им четкие сроки, когда им необходимо предоставить вам эту дополнительную информацию. Спросите, готовы ли они договориться с вами о новой цене в последний раз.

Встретьтесь с вашей командой, чтобы определить, кто из претендентов предлагает наиболее ценное проектное предложение по разумной цене. Ваша исполнительная команда также может взвесить решение и принять окончательное решение за вас.

8. Составьте контракт для выбранного вами участника торгов.

После того, как вы выбрали участника тендера для завершения вашего проекта, свяжитесь с ним напрямую и составьте контракт, соответствующий рекомендациям, уже перечисленным в вашем запросе предложения. Он также должен включать согласованные условия, крайний срок и сумму оплаты для участника торгов. После получения устного и письменного согласия на работу над проектом от участника тендера сделайте официальное заявление, объявив о своем окончательном выборе общественности.