Закупки и закупки: определения и различия

Предприятиям нужны товары и услуги от поставщиков, чтобы работать. Поиск поставщиков, работа с ними и покупка у них — это компетенция закупок и закупок. Это схожие процессы в том смысле, что они оба связаны с поиском и приобретением товаров и услуг, но между ними есть ключевые различия, особенно в значении и объеме. В этой статье мы даем определения закупкам и закупкам, разбираем их этапы и исследуем различия между ними.

Что такое закупки?

Закупки — это стратегический процесс, то есть он включает в себя тщательный анализ внутренних и внешних данных для принятия обоснованных решений. В частности, закупки — это долгосрочный план стратегического поиска и приобретения материалов или услуг у сторонней стороны. Этот план включает в себя установление и поддержание отношений с поставщиками, которые могут доставить высококачественные материалы, когда они вам нужны, сводя к минимуму затраты и риски и работая над тем, чтобы вы получали выгоду от своих покупок.

Цель отдела закупок — приобрести все необходимое для работы бизнеса по справедливой цене. Существует два типа закупок, каждый из которых ориентирован на разные потребности:

• Прямой: фокусируется на приобретении вещей, необходимых бизнесу для производства товаров, таких как сырье. Например, прямые закупки для компьютерной компании потребуют микропроцессоров, пластика, металлов и других подобных материалов, поскольку они необходимы для производства компьютеров.

• Косвенный: фокусируется на продуктах, которые поддерживают непроизводственные операции, таких как канцелярские товары и мебель, транспортные средства, оборудование и другие предметы, которые косвенно облегчают деятельность и функции бизнеса.

Что такое стратегический сорсинг?

Sourcing — это процесс поиска поставщиков. Это действие становится стратегическим, когда основное внимание уделяется развитию каналов поставок, которые могут предоставить вашей организации оптимальную ценность. Это включает в себя больше, чем поиск и выбор поставщиков. Исследования, анализ затрат, переговоры и поддержание отношений также являются ключевыми факторами в стратегическом поиске поставщиков.

Стратегический поиск поставщиков важен, потому что он позволяет вашей организации устанавливать и поддерживать отношения с поставщиками, которые могут предоставить вам то, что вам нужно, с постоянным качеством и количеством, в надежное время и по предпочтительным ценам. Все эти факторы могут позволить вам эффективно и прибыльно вести собственный бизнес.

Этапы закупки

Конкретные шаги, которые вы предпринимаете в процессе закупок, могут различаться в зависимости от вашей отрасли, уникальных потребностей и бизнес-модели, но часто есть общие шаги, которые предпринимают отделы закупок. Эти:

1. Определение потребностей отдела

Первый шаг — определить, какие цели необходимо достичь вашему бизнесу и какие материалы или услуги необходимы для достижения этих целей. Это может включать межведомственное обсуждение для определения потребностей групп в вашей организации. Например, новый производитель одежды с отделами маркетинга и производства, скорее всего, выявит уникальные потребности для каждого из них. Производственной части могут понадобиться такие вещи, как машины и ткани, в то время как маркетингу могут понадобиться компьютеры, телекоммуникационное оборудование и источники для исследования рынка.

2. Поиск и выбор поставщиков

Определив свои потребности, вы можете искать поставщиков, проводить исследования и делать выбор. Важно исследовать каждый аспект потенциальных поставщиков, включая объем их предложений, их цены, скорость и эффективность их связи с вами и их репутацию. После завершения исследования вы можете сравнить поставщиков в своем списке и выбрать тех, которые, по вашему мнению, могут принести наибольшую пользу вашей организации. Последним этапом выбора поставщика является общение с выбранными вами поставщиками для согласования условий и заключения соглашений.

3. Подача заявок на покупку

Заявка на покупку — это письменный документ, в котором внутренне запрашиваются товары или услуги. Для каждого отдела заявка на закупку должна включать идентификацию стороны, запрашивающей закупку, описание запрашиваемых товаров или услуг, требуемое количество или сумму, информацию о поставщике и стоимости. Обычно заявки утверждают менеджер по закупкам и финансовый отдел.

После утверждения заявок на покупку финансовый отдел создает заказы на покупку и передает их соответствующим поставщикам. Заказы на покупку сообщают поставщикам, что они могут начать свои процессы для выполнения заказов.

4. Выставление счетов и оплата

Вскоре после того, как вы поделитесь заказами на покупку, вы можете ожидать счета от поставщиков. Эти счета описывают детали заказа, согласованную цену и крайний срок оплаты. Рекомендуется просмотреть детали счета на случай, если вам нужно изменить заказ. В зависимости от деталей контракта ваш финансовый отдел платит поставщикам за их услуги либо до, либо после получения заказов.

5. Получение, проверка и проверка

После того, как вы получите свои заказы, рекомендуется проверить полученные материалы или иным образом просмотреть опыт работы с каждым поставщиком. Если поставщик предоставил вам высококачественные материалы или услуги, вы можете решить продолжить деловые отношения с ним. В противном случае вы можете начать процесс заново для установления отношений с другим поставщиком.

Что такое покупка?

Закупки — это компонент процесса закупок, связанный с транзакционными действиями между вашей организацией и вашими поставщиками. Эти конкретные действия включают написание и отправку заказов на покупку, получение счетов-фактур, получение заказов и выполнение платежей. Основными направлениями закупок являются приобретение определенных товаров или услуг в определенном количестве или количестве по согласованным ценам и в определенные сроки.

Этапы процесса закупок — это этапы закупок, которые включают:

• Заявки на покупку

• Заказы

• Выставление счетов

• Оплата

• Квитанция

• Гарантия качества

Характеристики закупок и закупок

Люди часто используют термины «закупка» и «закупка» взаимозаменяемо из-за частичного совпадения этих двух процессов. В небольших организациях такое взаимозаменяемое использование может быть разумным, поскольку члены, которые занимаются одним, также, вероятно, будут нести ответственность за другое. Однако есть ключевые характеристики, которые отделяют закупки от закупок. Ниже приведен список основных различий между ними:

Объем

Закупки — это более широкий процесс, направленный на достижение стратегических целей организации. Он включает в себя больше шагов и направлен на создание полезных обстоятельств, при этом основное внимание уделяется отношениям между организацией и поставщиком. Закупки, однако, являются частью снабжения и краткосрочной деятельностью, повторяемой по мере необходимости в рамках более крупного процесса. Его внимание сосредоточено на транзакционном обмене между сторонами, а не на отношениях между ними.

Использование

Закупки — это непрерывный активный процесс, ориентированный на долгосрочную перспективу. Предприятия могут использовать отношения, установленные посредством закупок, для создания более качественных продуктов или предоставления превосходных услуг, что дает им конкурентное преимущество. Закупки — это скорее реактивный процесс, реагирующий на внутренние потребности путем поиска решений, отвечающих требованиям качества, количества и стоимости.

Стоимость против цены

Закупки и закупки подчеркивают различные качества искомых и приобретаемых товаров и услуг. Закупки подчеркивают ценность этих закупок, а это означает, что они стремятся улучшить способность организации выполнять свои функции и достигать своих целей таким образом, чтобы минимизировать затраты, максимизировать прибыль, повысить эффективность и помочь установить надежность. Однако акцент в отделе закупок делается именно на цену. Идея состоит в том, чтобы удовлетворить потребности по разумной цене, и это составляет небольшой вклад в ценность, которую они могут принести организации.

Преимущества

Эти два процесса также могут предоставить вашей организации разные преимущества. Закупки полезны для решения проблем до, во время и после покупок. Например, при определении потребностей отдел закупок может учитывать расходы каждого отдела вашей организации. Менеджер по закупкам может оценить необходимость определенных расходов и при этом помочь рационализировать потребности всей организации.

Процесс покупки менее полезен, чем функционален, поскольку это довольно простой процесс взаимодействия с поставщиками. Тем не менее, это может помочь выявить потенциальные области для улучшения. Например, если ваши поставщики сталкиваются с задержками в платежах, вы можете оценить процессы своей финансовой группы на наличие пробелов. Кроме того, если ваша команда обеспечения качества обнаружит недостатки в полученных материалах, это может сигнализировать о необходимости найти новых поставщиков или изучить способы доставки, которые могут повредить товары.