Закрытие встречи: преимущества и шаги

В течение вашей профессиональной карьеры вы можете отвечать за проведение деловых встреч. Планируя и готовясь к встрече, важно подумать, как вы собираетесь завершить разговор. Планирование эффективного закрытия может улучшить общий успех ваших встреч, повысить моральный дух и улучшить культуру на рабочем месте. В этой статье мы объясним преимущества закрытия и предложим шаги, которые вы можете предпринять, чтобы закрыть следующее собрание команды.

Преимущества закрытия встречи

Закрытие собрания может помочь повысить его общий успех. Эффективное завершение собрания может помочь руководителям собрания достичь следующего:

• Увеличьте количество участников: подведение итогов или закрытие может быть отличным временем для участников, чтобы задать вопросы или поделиться идеями. Некоторые профессионалы закрывают встречу, запрашивая обратную связь, вопросы или комментарии. Это увеличивает участие и создает открытый диалог, который может улучшить культуру на рабочем месте.

• Просмотрите ключевые компоненты. Один из способов закрыть совещание — просмотреть ключевые компоненты. Это может помочь участникам запомнить важные детали.

• Повысьте моральный дух. Эффективно закрыв собрание, вы можете показать своим участникам, что уважаете и цените их время. Это может повысить моральный дух на рабочем месте и улучшить культуру.

• Отмечайте достижения: конец встречи — отличное время, чтобы поделиться успехами команды или другими объявлениями. Это может помочь улучшить культуру на рабочем месте, создав благоприятную среду.

• Оцените общие чувства: во время закрытия ведущий собрания может попросить оставить отзыв, чтобы оценить, как участники относятся к теме. Это может помочь вам подготовить следующие шаги после встречи. Это также может помочь вам скорректировать стратегию встречи и улучшить вашу следующую презентацию.

• Увеличьте влияние встречи: Эффективное закрытие может увеличить влияние встречи, напомнив участникам о целях и следующих шагах.

Как эффективно завершить совещание

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы эффективно завершить совещание:

1. Подготовьтесь к закрытию

Важно подготовиться ко всем этапам встречи, включая закрытие. Четкий план может повысить эффективность встречи. Готовясь к следующей деловой встрече, подумайте, сколько времени вы хотите выделить на ее завершение. Кроме того, подумайте о том, что вы хотите сказать или рассказать в течение этого времени, чтобы убедиться, что вы можете добраться до каждого компонента.

2. Включите закрытие в повестку дня

Повестка дня собрания может повысить продуктивность, гарантируя, что собрание останется в теме. Заранее предоставив повестку дня собрания, можно помочь участникам составить вопросы или темы для обсуждения. При создании повестки дня добавьте раздел для подведения итогов. Это гарантирует, что у вас останется достаточно времени для успешного закрытия.

3. Используйте таймер

Таймер может помочь профессионалам придерживаться повестки дня собрания. Рассчитывая каждый раздел, вы можете убедиться, что у вас достаточно времени для тщательного закрытия. Часто это от пяти до десяти минут, но может варьироваться в зависимости от конкретной встречи. Ведя собрание, проверьте таймер, чтобы убедиться, что вы продвигаетесь по информации в хорошем темпе.

4. Обзор ключевых концепций

Обзор ключевых понятий может помочь напомнить профессионалам, что они обсуждали во время встречи. Подумайте о том, чтобы вернуться к целям, ключевым выводам или важным идеям во время закрытия. Постарайтесь кратко обобщить важные понятия. Если ваша повестка дня включает желаемые результаты, вы можете просмотреть их во время закрытия, чтобы убедиться, что вы выполнили все задачи встречи.

5. Оставьте время для вопросов

Во время закрытия докладчики могут спросить у аудитории, есть ли у них вопросы. Оставив время для вопросов, вы поможете участникам уточнить информацию. Это может улучшить общий успех вашей встречи. Это также хорошее время, чтобы задать вопросы об общей обратной связи. В зависимости от бизнеса и встречи вы можете спросить, не хочет ли кто-нибудь еще что-нибудь добавить, чтобы расширить участие и оставить место для дальнейших обсуждений.

6. Дайте напоминание о времени

Напоминание о времени или предупреждение сообщает участникам, что собрание скоро закончится. Вы можете использовать предупреждение о времени в нескольких местах во время встречи. Например, вы можете сообщить участникам, что ваша часть собрания скоро заканчивается, и после этого будет время для вопросов. Это может помочь людям подготовить вопросы и гарантировать, что каждый имеет возможность принять участие, если захочет.

Вы также можете использовать напоминание о времени в конце закрытия, чтобы показать участникам, что вы уважаете их время и планируете завершить встречу вовремя. Если участники делятся идеями во время закрытия, предупреждение о времени может гарантировать, что у них будет достаточно времени, чтобы закончить. Чаще всего профессионалы используют двух- или пятиминутное предупреждение. Вы можете отобразить это на экране во время презентации или использовать устное напоминание.

7. Оставайтесь позитивными

Поддержание позитивного и целенаправленного характера собрания может повысить его общее влияние и улучшить моральный дух участников. Вы можете использовать close, чтобы поделиться командными достижениями или праздниками. Вы также можете использовать это время, чтобы переориентировать встречу в позитивном ключе. Например, если на встрече обсуждались проблемы, вы можете использовать закрытие, чтобы сосредоточиться на положительных изменениях или успехах.

8. Завершите следующие шаги

Вы можете закрыть собрание, кратко поделившись следующими шагами. Рассмотрите возможность просмотра шагов для каждого участника или отдела, в зависимости от размера вашей встречи. Вы также можете использовать это время, чтобы напомнить участникам, когда и где состоится следующая встреча.

9. Напомните участникам, где они могут просмотреть информацию

Если применимо, вы можете использовать время закрытия, чтобы напомнить участникам, где они могут найти информацию о собрании. Например, вы можете отправить по электронной почте повестку собрания и дальнейшие действия всем участникам или опубликовать презентацию в Интернете. Если вы делитесь ресурсами после встречи, сообщите участникам, где и как они могут получить доступ к информации.

10. Поблагодарите участников

В самом конце закрытия подумайте о том, чтобы поблагодарить участников за уделенное время и внимание. Это может помочь построить позитивные отношения, показывая членам вашей команды, что вы их цените и уважаете. Некоторые профессионалы в это время предпочитают обмениваться рукопожатиями или шутить. При подготовке заключительного заявления учитывайте свою личность, стиль управления и корпоративную культуру.