Задачи для виртуального помощника для вашей компании

6 июля 2021 г.

Если вам нужна помощь в выполнении ваших рабочих обязанностей, вы можете воспользоваться услугами виртуального помощника. Администрирование, обслуживание клиентов и продвижение — вот примеры обязанностей, которые виртуальные помощники могут выполнять в вашей компании. В этой статье мы обсудим преимущества найма виртуального помощника и перечислим различные обязанности, которые он может выполнять от вашего имени.

Какие задачи у виртуального помощника?

Задачи для виртуального помощника — это задания, которые вы распределяете, чтобы облегчить себе работу. Характер заданий зависит от вашей роли и того, что вам нужно сделать в офисе. Например, если вы профессиональный фотограф, ваш виртуальный помощник может планировать сеансы и редактировать изображения. Делегируйте обязанности своему виртуальному помощнику для достижения поставленных целей.

Каковы преимущества назначения задач виртуальному помощнику?

В качестве административного руководителя у вас может быть множество обязанностей и сроков, которые нужно соблюдать, что может сделать ваши рабочие дни очень загруженными. Аутсорсинг некоторых ваших задач виртуальному помощнику может повысить производительность в вашем офисе и помочь вам поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. Другие преимущества виртуальной помощи включают в себя:

• Сделайте свой график менее напряженным: с помощью виртуального помощника вы можете сосредоточиться на одной задаче за раз, не чувствуя себя перегруженным большим количеством работы. Чем меньше задач, тем больше свободы в вашем расписании и меньше нагрузки на вас.

• Выполнение большего количества задач за меньшее время. Теперь, когда на вас работает второй человек, вы можете более эффективно делегировать задачи и работать в многозадачном режиме. Виртуальный помощник может управлять обязанностями, на которые у вас может не быть времени, что позволяет вам быстрее выполнять задачи.

• Организация рабочего пространства. Виртуальные помощники также помогут вам поддерживать порядок в офисе. Рассмотрите возможность назначения административных задач, чтобы они могли отслеживать ваш прогресс и, например, сортировать документы и информацию из баз данных.

11 общих задач виртуального помощника

Вот список обязанностей, которые виртуальные помощники могут выполнять на рабочем месте:

1. Управление социальными сетями

Управление социальными сетями — это искусство мониторинга контента на онлайн-платформах, которое может привлечь целевую аудиторию и сохранить положительный имидж компании в глазах общественности. Это часто включает в себя создание контента, что означает разработку и публикацию контента в социальных сетях, а также оценку эффективности. Виртуальные помощники могут управлять социальными сетями вашего бренда, чтобы поддерживать активность вашего присутствия и своевременно реагировать на запросы клиентов. Отдельные задачи могут включать:

• Мозговой штурм новых идей для контента

• Планирование контента в календаре социальных сетей

• Покупка рекламы в социальных сетях для расширения охвата

• Запуск кампаний в социальных сетях

• Ответы на вопросы потребителей и клиентов онлайн

• Отслеживание количества подписчиков

• Создание ключевых показателей эффективности для отслеживания вовлеченности

• Разработка ежемесячных или ежегодных отчетов в социальных сетях для демонстрации роста

• Разработка контента для каждой платформы социальных сетей

• Написание подписи для соцсетей

• Использование общих и настраиваемых хэштегов

• Обновление профилей в социальных сетях

2. Вербовка

Подбор персонала предполагает привлечение и найм в вашу организацию квалифицированных специалистов. Это может занять много времени, особенно если вы стремитесь занять несколько должностей или ищете кандидата с уникальным набором навыков. Наличие виртуального помощника, занимающегося набором персонала, может сэкономить время и предоставить вам второе мнение о решениях о найме. Рекрутинг включает в себя следующие задачи:

• Создание описания работы, в котором обсуждаются требования к роли

• Размещение описания вакансии на нескольких вакансиях для привлечения талантов

• Обращение к контактам в вашей сети для получения сведений о специалистах, ищущих работу

• Рассмотрение резюме кандидатов на работу

• Обращение к квалифицированным кандидатам для собеседований или тестов навыков

• Оценка результатов кандидатов на квалификационных тестах

• Описание этапов процесса найма

• Управление расписанием собеседований

• Информирование кандидатов о статусе их заявлений о приеме на работу

• Составление вопросов для интервью

• Помощь в оценке эффективности собеседования

3. Путешествие

Если ваша работа требует от вас частых поездок, может быть полезно попросить виртуального помощника обработать ваши планы поездок. Они могут принять меры от вашего имени, гарантируя, что у вас есть все необходимое до прибытия в пункт назначения. Например, вы можете не пропустить крайние сроки регистрации и заранее подготовить для вас транспорт и жилье. Вот список обязанностей, которые вы можете поручить во время путешествия:

• Поиск доступных цен на авиабилеты, аренду автомобилей и отели

• Бронирование проживания и транспорта

• Организация маршрута по прибытии в пункт назначения

• Покупка билетов или регистрация на мероприятия, такие как конференции и выставки

• Информирование ваших клиентов или коллег о ваших планах поездок

• Выполнение рабочих задач в ваше отсутствие

• Оставаться на связи с вами, пока вы путешествуете

• Разработка альтернативных планов поездок

• Предоставление информации о вашем пункте назначения

• Составление расписания для первого рабочего дня по возвращении

4. Обслуживание клиентов

Качественное обслуживание клиентов необходимо для сохранения хорошего общественного положения и получения поддержки для вашего бизнеса. Попросите своего виртуального помощника работать в службе поддержки клиентов, чтобы управлять ежедневным взаимодействием с вашими клиентами и удовлетворять их потребности. Вот что может включать обслуживание клиентов:

• Ответы на вопросы клиентов по телефону

• Отвечая на электронные письма

• Отслеживание рейтингов удовлетворенности клиентов обслуживанием

• Создание и распространение опросов по обслуживанию клиентов

• Предлагая альтернативы

• Создание учебных материалов

• Предоставление стимулов для постоянной поддержки

• Разработка процедур для разрешения конфликта

• Отчеты о проблемах клиентов руководству

• Ищем способы улучшить качество обслуживания клиентов

5. Исследования

Исследования могут быть большой ответственностью, поэтому полезно иметь помощь виртуального помощника. Ниже перечислены общие исследовательские задачи:

• Поиск точной информации на веб-сайтах и ​​в книгах

• Чтение научных статей

• Внесение ключевых слов в специализированные базы данных

• Ведущие интервью с первоисточниками, такими как авторы книг, журналисты и эксперты

• Проверка достоверности источников

• Группировка результатов по теме или перспективе

• Подготовка исследования к презентации

• Проведение контент-анализа

• Разработка обзоров литературы

• Правильно ссылайтесь на источники

6. Администрация

Одной из общих обязанностей виртуальных помощников является администрирование, которое помогает офису работать бесперебойно и улучшает общение между сотрудниками. Администрация может включать в себя личные поручения, на выполнение которых у вас может не хватить времени. Например, если в вашем офисе несколько клиентов, наличие помощника, занимающегося планированием, контактами и действиями, может поддерживать эффективность ваших услуг. Вот список административных обязанностей:

• Управление расписанием встреч

• Запись сообщений от звонящих

• Документирование действий во время совещаний и конференций

• Организация базы файлов

• Ответ на электронную переписку

• Отправка напоминаний о срочных рабочих задачах

• Покупка подарков в Интернете

• Проверка и ответ на сообщения в системе голосовой почты

• Отслеживание финансовых ресурсов и расходов

• Создание электронных таблиц

7. Маркетинг

Если ваша организация продает товары или услуги, может быть важно продавать ваши предложения потребителям. Виртуальные помощники, занимающиеся маркетингом от вашего имени, могут публиковать рекламные сообщения и разрабатывать инновационные способы привлечения и удержания клиентов. Маркетинговая деятельность помощников может иметь следующие обязанности:

• Определение новых демографических групп для таргетинга

• Мониторинг активности конкурирующих брендов

• Указание прямых и косвенных конкурентов

• Поиск путей улучшения маркетинговых стратегий

• Отслеживание вовлеченности на протяжении всей кампании

• Развитие личности покупателя

• Использование нескольких каналов для привлечения целевой аудитории

• Привлечение знаменитостей и влиятельных лиц

• Координация рекламных мероприятий, таких как запуск продукта и спонсируемые вечеринки

• Инвестиции в материалы для укрепления бренда

8. Копирайтинг

Виртуальный помощник с исключительными навыками письма может справиться с обязанностями по копирайтингу для вашей организации. Вы можете получить помощь в переписке с заинтересованными сторонами и клиентами и быть уверенными, что письмо хорошо представляет вашу компанию. Вот примеры задач по копирайтингу:

• Проведение исследований по актуальным темам в вашей отрасли

• Разработка руководства по стилю, отражающего ценности вашей компании

• Написание сообщений в блогах для привлечения потребителей

• Создание пресс-релизов для привлечения внимания к вашему бренду

• Создание копии информационных бюллетеней, которые вы распространяете среди сотрудников

• Соответствующая информация на веб-сайте вашей организации

• Вычитка копии для обеспечения точности

• Получение и включение стратегических ключевых слов в текст

• Использование согласованного графика для публикации письменного контента для вашего бренда

• Публикация копий для графики, белых страниц и рекламы

9. Монтаж видео

Если ваша роль требует частой обработки видео- или аудиоконтента, может быть полезно нанять виртуального помощника, который умеет редактировать видео. Предположим, у вас есть несколько роликов, которые нужно просмотреть, отредактировать и опубликовать к установленному сроку. Ваш помощник может помочь вам определить способы компиляции видео и порекомендовать, как сделать их более краткими или привлекательными. Задачи редактирования видео часто включают в себя:

• Управление уровнями звука

• Съемка объектов с разных ракурсов

• Добавление текста для субтитров

• Прикрепление джинглов, отражающих ваш бренд

• Реализация привлекательных переходов между предметами

• Предоставление аудиозаказа

• Создание последовательности клипов

• Сохранение видео в виде файлов

• Минимизация фонового шума

10. Разработка сайта

Разработка веб-сайта влечет за собой создание и публикацию веб-сайта вашей компании, который потребители могут использовать для просмотра вашего ассортимента и покупки продуктов, а специалисты могут подавать заявления о приеме на работу. Некоторые разработчики веб-сайтов могут создавать веб-сайты с кодированием, в то время как другие вставляют слова и изображения с помощью шаблона. Поручив разработку веб-сайта вашему виртуальному помощнику, вы сможете улучшить свое онлайн-присутствие с помощью качественных и детализированных материалов. Их задачи могут включать:

• Выбор темы

• Написание HTML-кода

• Ввод информации о вашей компании, такой как портфолио и история

• Реализация страницы для совершения покупок клиентами

• Устранение неполадок сайта, чтобы убедиться, что он работает правильно

• Связывание вашего сайта с платформами социальных сетей

• Мониторинг аналитики посетителей сайта

• Добавление новостей о вашем бренде на сайт

• Делаем функции сайта интерактивными для пользователей

• Защита различимого URL-адреса

11. Планирование мероприятий

Предположим, вы хотите провести мероприятие по продвижению продукта или поприветствовать новых стейкхолдеров. Вам может понадобиться помощь в записи деталей мероприятия, поэтому вы делегируете некоторые задачи своему виртуальному помощнику. Теперь у вас есть дополнительный человек, организующий мероприятие, и вы можете быть уверены, что проводите успешное мероприятие. Вот примеры задач для планирования мероприятий:

• Составление списка гостей

• Получение темы

• Разработка маршрута

• Бронирование места

• Общение и планирование поставщиков продуктов питания, фотографий и развлечений

• Приглашаем волонтеров для помощи в проведении мероприятия

• Обращение с украшениями и сувенирами для вечеринок

• Разработка флаеров для продвижения мероприятия

• Отправка приглашений гостям

• Составление программ мероприятий для посетителей

• Обработка платежей для поставщиков

• Документирование мероприятия в социальных сетях