Является ли безбумажная оплата хорошим выбором для вас? Причины отказаться от бумаги

24 мая 2021 г.

Все больше компаний выбирают безбумажные платежные процессы, чтобы повысить эффективность и доступность для сотрудников. Если безбумажная оплата, также известная как «прямой депозит», улучшит опыт ваших сотрудников, это может быть вариантом. В этой статье мы расскажем о преимуществах безбумажной оплаты, чтобы помочь вам определить, подходит ли она для вашей компании.

Что такое безбумажная оплата?

Благодаря безбумажной оплате предприятия осуществляют все формы оплаты онлайн, а не на бумаге. Сотрудники могут удобно получить доступ к информации, связанной с платежами, в Интернете и получать зарплату прямым депозитом. Используя систему онлайн-портала, сотрудники могут получить следующую информацию с помощью компьютера, планшета или мобильного устройства:

• Виртуальные расписания

• Платные квитанции

• Формы W-2

• Отпускные начисления

• Записи об отсутствии времени

• Вычеты пособий

Преимущества безбумажной оплаты

Рассмотрите эти преимущества безбумажной оплаты, чтобы определить, подходит ли этот метод для вашей компании. Безбумажный биллинг это:

• Легкий доступ: используя имя пользователя и пароль, сотрудники могут войти на онлайн-портал компании и получить мгновенный доступ к безбумажным платежным квитанциям, информации о прямом депозите и записям о заработной плате.

• Безопасность: поскольку вся платежная информация хранится в Интернете, ее невозможно потерять. Когда физический документ с секретной информацией пропадает, этот сотрудник рискует потенциальной кражей личных данных и мошенничеством. Онлайн документированные записи в безопасности. Кроме того, Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы вы хранили данные о заработной плате не менее трех лет. Правительства штатов могут иметь свои собственные правила, поэтому уточните в своем штате, как долго хранить документы.

• Удобно: с электронной платежной системой ваши сотрудники больше не будут сталкиваться с задержками бумажных чеков из-за праздников или почтовых проблем.

• Экологичность: переход на цифровые технологии экономит бумагу, что, в свою очередь, снижает количество отходов. Ваши сотрудники будут чувствовать себя комфортно, работая в компании, которая заботится об их углеродном следе.

• Экономичность: безбумажный процесс начисления заработной платы значительно снижает расходы, связанные с бумагой, чернилами, тонером и сопутствующими расходами на печать, поскольку вся информация хранится на онлайн-портале в цифровом виде.

• Экономия места: физические копии платежной информации сотрудника не нужно будет хранить у вас. Это освобождает место на вашем рабочем месте для дополнительных столов, шкафов или кабинетов. Имейте в виду, однако, что FLSA требует, чтобы безбумажные платежные ведомости можно было распечатать по запросу.

Функции безбумажного биллинга

К важным рабочим функциям, которые можно выполнить с помощью безбумажного выставления счетов, относятся:

Учет рабочего времени сотрудников

Безбумажный биллинг позволяет выполнять несколько задач, повышая удобство как для вас, так и для ваших сотрудников. Некоторые из них включают:

• Заполнение онлайн-табелей учета рабочего времени: нет необходимости физически отсчитывать время начала и окончания смены с ручных часов. Сотрудники могут быстро вводить время в систему в начале и в конце своей смены, что способствует правильному управлению временем на рабочем месте. Вам больше не нужно рассчитывать отработанное время, налоговые вычеты или чистую заработную плату.

• Создание и просмотр графиков смен. Сотрудники могут получить доступ к своим графикам предстоящих смен на онлайн-портале с работы, дома или из любого места. Распечатывать и распространять графики смен больше не нужно.

• Просмотр истории предыдущих смен: Порталы цифровых платежей позволяют членам команды находить и проверять смены, которые они отработали ранее в этом году, для точной справки.

Доступ к информации о заработной плате и налогах

Благодаря безбумажному процессу расчета заработной платы ваш бизнес может легко подготовиться к налоговым декларациям. Вся информация о вашей заработной плате доступна в системе, готовой для вашего бухгалтера. Обрабатывайте платежную ведомость по расписанию, используя нужное устройство.

Программа цифровой оплаты может автоматически регистрировать ваши налоги и платежи. Их можно получить, если вам нужен доступ к ним. Это делает невозможным для вашего бизнеса потерю информации о предыдущих платежах.

Безбумажный чек начисляется напрямую

При безбумажном расчете заработной платы ваши сотрудники получают оплату через прямой депозит. Они вводят информацию о своем банковском счете один раз в онлайн-портал, который автоматически проверяет информацию о банковском счете. После проверки платеж сотрудника распределяется непосредственно на его счет по расписанию.

Как внедрить безбумажную оплату

Если вы решите реализовать его, вот шаги, которые вам необходимо предпринять:

1. Ознакомьтесь с квитанцией об оплате и прямыми депозитами вашего штата.

При принятии решения об использовании безбумажных платежных квитанций или прямого депозита сначала ознакомьтесь с законами штата. В то время как каждый штат предоставляет безбумажный вариант, в некоторых требуется предлагать вашим сотрудникам выбор между бумагой и прямым депозитом. Поищите информацию в Интернете, чтобы определить правила безбумажной оплаты в вашем штате.

2. Сообщите сотрудникам о переходе

При переходе на безбумажную оплату в офисе сообщите об этом членам команды. Составьте рекомендации и подготовьтесь к вопросам. Во время этого процесса сотрудникам потребуется руководство. Изучите систему онлайн-портала и предоставьте сотрудникам по запросу полезную информацию.

3. Обеспечьте учебные пособия и обучение

Обучите членов команды новой онлайн-системе. Проведение встреч и презентаций для ознакомления с порталом. Предлагайте пошаговые инструкции и виртуальные учебные пособия, чтобы сделать процесс безбумажной оплаты более простым для понимания вашими сотрудниками.

Решите, подходит ли вам безбумажная оплата

Оценивая преимущества безбумажной оплаты труда, которые может принести вашему бизнесу, не забывайте учитывать потребности ваших сотрудников. Если они сочтут процесс цифровых платежей доступным и удобным, это может быть выгодным вариантом для вашей компании. Кроме того, проанализируйте преимущества, которые это принесет для вашей производительности в качестве супервайзера, включая повышение эффективности, безопасное хранение документов и снижение затрат. Если все это способствует процветанию вашего конкретного бизнеса, безбумажная оплата может стать для вас лучшим выбором.