Все, что вам нужно знать о письменном общении

1 марта 2021 г.

Письменное общение является важным навыком в современную информационную эпоху. Большинство рабочих мест требуют, чтобы вы общались в письменной форме, будь то электронная почта, официальные письма, заметки, текстовые сообщения или онлайн-сообщения. Навыки письменного общения позволяют эффективно давать указания. В этой статье мы перечисляем способы четкого общения с помощью письменного общения.

Что такое письменное общение?

Письменное общение — это любое письменное сообщение, которым обмениваются два или более человека. Письменное общение обычно более формальное, но менее эффективное, чем устное. Примеры письменного общения включают:

• электронные письма

• Текстовые сообщения

• Сообщения в блоге

• Деловые письма

• Отчеты

• Предложения

• Контракты

• Описание вакансии

• Инструкции для сотрудников

• Заметки

• Бюллетени

• Мгновенные сообщения

• Открытки

• Факсы

• Объявления

• Брошюры

• Выпуски новостей

Большинству предприятий требуется и зависит от письменного общения для функционирования и обмена информацией.

Качества эффективного письменного общения

Все эффективные формы письменного общения обладают следующими качествами:

• Комплексный: включает все соответствующие детали

• Точный: все данные верны

• Уместно: имеет правильный тон и уровень формальности

• Состав: Правильное написание и грамматика.

• Ясно: понятно

Способы ясного общения с помощью письменного общения

Эффективное письмо позволяет читателю понять все, что вы говорите. Вот несколько способов, которыми вы можете общаться четко и легко:

1. Определите и четко сформулируйте свою цель

Эффективное письменное общение имеет очевидную цель, которую вы доносите до читателя. Опишите четкими словами, что вы хотите, чтобы читатель сделал или знал.

2. Используйте правильный тон

Тон может помочь вашему письму быть более эффективным. Некоторые формы общения, такие как меморандумы, требуют формального тона. Однако письмо другу требует неформального тона. Тон, который вы используете, зависит от цели письма и аудитории.

3. Будьте проще

Избегайте жаргона, выражений или больших или сложных слов. Вы хотите, чтобы читателю было легко понять, что вы говорите, независимо от того, насколько он знаком с вашей компанией или отраслью.

4. Оставайтесь в теме

Избегайте неактуальной информации. Ясность имеет важное значение. Абзацы и предложения должны быть короткими, так как сложные и длинные утверждения замедляют чтение. Включайте только те слова, которые повышают ценность для читателя и фокусируются на вашей основной цели.

5. Используйте активный залог

Активный залог укрепляет ваше письмо и облегчает понимание ваших утверждений. Активный залог также привлекает читателя и удерживает его внимание. Пример пассивного залога: «Письмо было отправлено мной». Вы можете передать это утверждение более четко и лаконично, если перепишете его в действительном залоге: «Я отправил письмо».

6. Попросите кого-нибудь проверить ваше письмо

Правильная пунктуация, орфография и грамматика имеют решающее значение. Попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо, прежде чем отправлять или делиться им. Если никого нет, то прочтите его вслух про себя.

7. Сделайте его удобным для чтения и сканирования

Электронные письма, заметки, письма и веб-страницы с кратким текстом и большим количеством пробелов легче читать, чем текстовые сообщения. Разбейте свой контент на легко читаемые и понятные абзацы или разделы. Это особенно важно, когда зрители читают на экране, например, веб-контент и электронную почту. Используйте маркеры, заголовки и короткие абзацы, чтобы текст было легче понять.

8. Будьте профессионалом

Когда пишете для работы, держите содержание профессиональным. Не шутите и не обсуждайте деликатные темы, которые читатель может интерпретировать не так, как вы предполагали. Профессиональный тон, особенно в официальном общении, заставляет читателя доверять вам и уважать вас.

9. Практика

Чем больше вы пишете, тем сильнее становятся ваши навыки письменного общения. Часто тренируйтесь писать различные типы сообщений, в том числе:

• электронные письма

• Письма

• пресс-релизы

• Сообщения в блоге

• Заметки

• Отчеты

• Контент веб-сайта

Рассмотрите возможность написания гипотетических пресс-релизов и рекламного текста, например, вместо документов, которые ваша организация планирует отправить или опубликовать. Попросите друга или коллегу прочитать ваше письмо и дать вам отзыв, чтобы вы знали, что нужно улучшить, когда ваш менеджер попросит вас написать профессиональное сообщение.

Важность письменного общения в бизнесе

Компании используют письменное общение почти во всем, что они делают. Вот несколько причин, по которым эта форма общения важна для бизнеса:

Экономичный и эффективный

Письменное общение экономически выгодно. Письмо, например, обходится дешевле, чем междугородний телефонный звонок, но может передать то же самое. Письма также любезны. Профессионалы могут писать письма, когда им удобно, а получатели могут читать письма, когда им удобно. Кроме того, вы можете получить важный телефонный звонок в любое время суток, в том числе в то время, когда вы заняты.

Письменное общение идеально подходит для отправки сообщений, которые не являются срочными. Вы можете отправить простую открытку или письмо, например, чтобы поблагодарить клиента или сообщить клиентам об обновлениях заказа.

Точность

Многие деловые коммуникации длительны и сложны. Тщательно написанные письма помогают обеспечить точность даже сложных сообщений. Недопонимание чаще происходит при устном общении, таком как телефонные разговоры.

Бухучет, ведение учета, делопроизводство

Письменное сообщение, особенно когда оно подписано одной или несколькими сторонами, является более официальным, чем устное. Он служит постоянной записью соглашения, разговора или сделки, и вы можете обращаться к нему в будущем.

Деловая репутация и брендинг

Лучший способ передать сообщения, такие как приглашения, сезонные поздравления, благодарственные письма, поздравительные сообщения и соболезнования, – это написать. Персонализированные письменные сообщения помогают развивать позитивные и уважительные профессиональные отношения. Вы также можете использовать письма для развития отношений с клиентами, создания положительного впечатления и создания доброй репутации. Вы можете отправить профессиональному контактному лицу письменное письмо, например, по случаю его дня рождения, когда его сын или дочь женятся или когда они получают повышение по службе.

Письменные деловые письма делают эти ситуации более личными и способствуют чувству дружбы. По этой причине они являются косвенными инструментами продвижения бизнеса.

Помимо передачи информации и формирования доброжелательного отношения, письма также помогают создать положительный имидж компании, которая их отправляет. Каждое письмо, которое отправляет компания, является послом доброй воли, говорящим о ценностях и качестве организации.