Все, что вам нужно знать о написании профессионального письма

Хотя в наши дни большая часть делового общения осуществляется по электронной почте, все еще есть несколько ситуаций, когда профессиональное письмо является предпочтительным способом переписки. При написании профессионального письма ваше сообщение должно быть вежливым, профессиональным и кратким. Чтобы сделать это правильно, нужно знать, как правильно оформить деловое письмо. В этой статье мы объясним, что такое профессиональное письмо, узнаем, когда и как его следует написать, а также предоставим шаблон, пример и советы, которые помогут вам при составлении профессионального письма.

Что такое профессиональное письмо?

Профессиональные письма используются для отправки корреспонденции, связанной с работой, для нескольких различных сценариев, включая направления, рекомендации, создание сетей, карьеру, трудоустройство или бизнес. В зависимости от ситуации их можно использовать, чтобы произвести впечатление на потенциальных работодателей, продемонстрировать вежливость и профессиональную учтивость или позволить получателю познакомиться с вами лично и профессионально. Когда профессиональное письмо используется для связи с будущим или нынешним работодателем, копия часто хранится в вашей постоянной документации вместе с вашим резюме и другими соответствующими документами.

Когда следует писать профессиональное письмо?

Профессиональные письма могут иметь широкий спектр применения. Например, они часто используются для:

Скажи спасибо

Профессиональное письмо — отличный способ поблагодарить кого-то за несколько ситуаций, связанных с работой. Чаще всего такие письма доставляются после встречи или собеседования.

Уволиться с должности

Хорошо написанное заявление об увольнении может помочь вам оставить свою текущую должность в хороших отношениях с компанией.

Предоставить или попросить ссылку

Независимо от того, просите ли вы кого-то написать вам рекомендацию или вас попросили предоставить рекомендацию для кого-то другого, вы должны убедиться, что письмо составлено профессионально, четко и лаконично.

Установить соединение

Профессиональные письма обычно используются для установления контактов. Например, вы можете написать профессиональное письмо с просьбой о встрече, представиться новому контакту, порекомендовать кого-то или продолжить после первой встречи.

Спросите о работе

Когда вы ищете работу, может быть полезно отправить письма организациям с вопросами о потенциальных вакансиях. Эти потенциальные работодатели могут нанимать сотрудников, но еще не разместили объявления о вакансиях на досках объявлений, и начало разговора может продемонстрировать амбиции, мотивацию и уверенность. Если вы решите написать письмо-запрос, вы должны отформатировать его так же, как сопроводительное письмо, объяснив, почему вы идеально подходите для этой должности.

Попрощайтесь с клиентами или коллегами

Прощальное письмо используется для прощания с коллегами, деловыми контактами и клиентами. Вы можете написать одно из этих писем независимо от того, уходите ли вы или другой человек, и это дает вам возможность предоставить информацию о том, как вы можете оставаться на связи. Вы можете написать прощальное письмо, чтобы сообщить заинтересованным сторонам, что вы уходите в отставку, уходите на пенсию или соглашаетесь на новую должность.

Поддержите резюме

Во время поиска работы, сопроводительные письма обычно используются, чтобы продемонстрировать, что вы сильный кандидат, что может помочь вам пройти собеседование.

Поздравить кого-то

Написать поздравительное письмо может быть замечательной профессиональной любезностью, когда коллега или деловой человек достигает чего-то на работе, уходит на пенсию, начинает свой собственный бизнес, получает повышение или получает новую работу.

Покажите признательность

Выражение признательности — отличный способ построить позитивные и содержательные профессиональные связи. Вы можете написать письмо, чтобы выразить признательность за несколько обстоятельств, например, за то, что кто-то помог вам во время поиска работы, за то, что коллега помогает вам на работе, или чтобы отметить хорошо выполненную работу.

Делать поправки

Если вы пропустили дедлайн, опоздали на собеседование или допустили ошибку на работе, письмо с извинениями — хороший первый шаг к возмещению ущерба. Признав свою ошибку и выразив сожаление, вы можете произвести положительное впечатление и начать исправлять ситуацию.

Как написать профессиональное письмо

Вот шаги, которые вы должны выполнить, чтобы составить эффективное профессиональное письмо:

1. Укажите свой адрес.

Если вы используете бумагу с профессиональным фирменным бланком, этот шаг можно пропустить. В противном случае вам следует поместить адрес вашей организации, школы или предприятия в верхний левый угол страницы. Поскольку ваше имя и / или должность будут включены в закрытие, все, что вам нужно указать здесь, это почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.

2. Укажите дату.

Чуть ниже вашего адреса вы должны указать дату, когда вы написали или завершили письмо. В США форматирование для этого перечисляет месяц, день, затем год. Например, можно написать «31 августа 2021 г.».

3. Определите имя и адрес получателя.

Пропустив строку, вы должны указать имя и адрес человека, которому вы пишете. Как правило, лучше указать конкретного получателя, поэтому, если вы не уверены, проведите исследование или позвоните в организацию, чтобы узнать, к кому вам следует обратиться.

4. Выберите профессиональное приветствие.

Как правило, в профессиональных письмах в качестве стандартного приветствия используется «Дорогой», но есть и такие, которые предпочитают просто использовать имя получателя. Если вы не знаете этого человека и регулярно обращаетесь к нему по имени, вам следует использовать соответствующий личный титул для человека, которому вы пишете, например, мистер, мисс, мисс, миссис или доктор, а также его фамилию. Если вы не уверены в поле получателя, также допустимо использовать полное имя вместо личного титула. Какой бы стиль вы ни выбрали, поставьте двоеточие после имени получателя.

5. Напишите тело.

Как и в большинстве случаев общения, связанных с работой, профессиональные письма должны быть четкими и краткими. Как правило, вы должны начать с дружественного вступительного заявления, за которым следует непосредственно намерение письма. После этого вы должны дополнительно объяснить основную мысль, предоставив вспомогательные детали, справочную информацию и обоснование. Последний абзац должен повторять цель письма и содержать призыв к действию. Например, вы можете сказать: «Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас возникнут дополнительные вопросы или проблемы».

6. Включите соответствующее закрытие.

В конце письма вы должны указать профессиональный знак, за которым следует запятая. Некоторые примеры включают «спасибо», «с уважением» или «с уважением». После закрытия вы должны пропустить четыре строки, чтобы оставить место для подписи, а затем ввести свое имя.

7. Проверьте свою работу.

Потратьте некоторое время на вычитку письма, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок. Чтение письма вслух часто дает вам возможность уловить орфографические и грамматические ошибки или любые неестественные формулировки.

Советы по эффективному набору профессионального письма

Вот несколько дополнительных советов по написанию профессионального письма:

• Форматировать правильно. Профессиональные письма обычно используют блочный формат, то есть содержимое выравнивается по левому краю, а копия печатается через один интервал. Затем вы разделяете абзацы двойным пробелом.

• Выберите правильный шрифт. Times New Roman всегда является безопасным для использования шрифтом, но есть и другие варианты, такие как Arial или Calibri, которые также приемлемы. Если вы пишете традиционной компании или человеку, обычно лучше всего использовать Times New Roman. Независимо от того, какой шрифт вы используете, размер 12 считается приемлемым и профессиональным.

• Используйте правильный голос. Ваш тон должен быть уважительным и профессиональным, независимо от того, к кому вы обращаетесь.

• Будь проще. В бизнесе время ценится, поэтому вы должны как можно быстрее перейти к делу. Старайтесь, чтобы ваше письмо было максимально кратким и содержало от двух до трех абзацев.

Профессиональный шаблон письма

Вот шаблон, который вы можете использовать, чтобы помочь вам напечатать свое собственное профессиональное письмо:

[Your address]

[The date]

[Recipient’s name]

[Recipient’s address]

дорогая [Title and last name of recipient]:

[Explain the purpose of the letter and provide any relevant details.]

Искренне,

[Your name]

Пример профессионального письма

Вы можете использовать этот пример в качестве руководства по тому, как должно выглядеть профессиональное письмо:

1234 Франклин Др.
Сарасота, Флорида 34237
1 октября 2020 г.

Мейсон Страмиелло
5678 Виндхорст Лн.
Таллахасси, Флорида 32303

Уважаемый г-н Страмиелло:

Я хотел связаться и поблагодарить вас за ваш вклад в нашу последнюю клиентскую кампанию. Ваша работа над визуальными эффектами и редизайном веб-сайта действительно потрясающая, и мы уже получили восторженные отзывы от клиента. Кажется, они так же взволнованы конечным продуктом, как и мы.

Я также ценю самоотверженность, проявленную вами во время этого проекта. Вы потратили несколько долгих часов, не раз превышали свои обязанности и изящно справлялись с любыми изменениями.

Было приятно работать с вами. Не стесняйтесь обращаться, если вам когда-нибудь понадобится рекомендация или отзыв для вашего портфолио.

Спасибо еще раз,
Джесси Сантос