Все, что вам нужно знать о коэффициенте использования

8 апреля 2022 г.

Коэффициент использования может быть важным производственным показателем, который компании должны отслеживать, поскольку он может влиять на будущие бизнес-решения и стратегии. Эта ставка помогает определить, может ли компания принять новых клиентов, может ли им понадобиться дополнительный персонал, сколько времени сотрудники тратят на свою работу и сколько времени занимают административные задачи. Понимание большего количества коэффициента использования перед его внедрением может помочь вам использовать его более эффективно. В этой статье мы обсудим, что такое коэффициент использования, как его рассчитать, причины его использования и некоторые советы, которые могут помочь увеличить коэффициент использования.

Что такое коэффициент использования?

Коэффициент использования — это процент от общего рабочего времени сотрудника, затраченного на задачи, которые оплачиваются клиентами. Коэффициент использования измеряет эффективность выставления счетов и может показать, достаточно ли вы выставляете счет для оплаты накладных расходов, прибыли и других расходов. Оплачиваемый коэффициент использования и коэффициент использования ресурсов — это две формы коэффициента использования, выполняющие разные функции:

Оплачиваемый коэффициент использования

Оплачиваемый коэффициент использования — это показатель, который оценивает, сколько времени сотрудник тратит на задачи, связанные с проектом, из общего доступного времени. Процент в диапазоне от 0% до 100% представляет этот показатель. Компании-разработчики программного обеспечения, консалтинговые компании, агентства и другие поставщики профессиональных услуг часто используют оплачиваемый коэффициент использования для измерения затраченного времени, а затем взимают с клиентов соответствующую плату.

Коэффициент использования ресурсов

Использование ресурсов — это обычная бизнес-статистика для отслеживания ежедневной производительности сотрудника, охватывающая как оплачиваемое, так и неоплачиваемое время. Использование ресурсов может определить тенденции в общем производстве бизнеса и помочь руководству планировать квоты и стратегию найма. Когда коэффициент использования сотрудника высок, это означает, что объем работы члена команды высок.

Как рассчитать коэффициент использования

Вот три формулы для расчета коэффициента использования:

1. Расчет коэффициента использования

Вот формула для расчета идеального коэффициента использования:

Общее количество оплачиваемых часов/общее количество доступных часов

Например, если у программиста в агентстве программного обеспечения есть 40 часов в неделю, это равно 2000 часам в год, при условии, что программист берет двухнедельный отпуск. Он выставляет счета в общей сложности за 1500 часов в течение года для различных клиентов. Вы можете определить его индивидуальный коэффициент использования, используя следующее соотношение: 1500/2000 = 0,75. Коэффициент использования программиста составляет 75%, что означает, что он тратил 75% своего доступного времени на оплачиваемую работу и не более 25% на неоплачиваемые административные, добровольные или несвязанные задачи.

2. Расчет коэффициента использования мощностей

Средняя норма использования для всех сотрудников в компании — это коэффициент использования производственных мощностей, который можно рассчитать по следующей формуле:

Сумма коэффициентов использования для всех сотрудников / общее количество сотрудников

Например, если в компании пять сотрудников и их индивидуальные коэффициенты использования составляют 80 %, 75 %, 85 %, 65 % и 60 %, вы можете рассчитать коэффициент использования их мощностей следующим образом:

(80% + 75% + 85% +65% + 60%) / 5 = 365% / 5 = 73%

Это означает, что коэффициент использования производственных мощностей компании составляет 73%.

3. Расчет идеального коэффициента использования

Вот формула для расчета идеального коэффициента использования:

(Расходы на ресурсы + накладные расходы + размер прибыли) / (общее количество доступных часов x целевая оплачиваемая ставка)

Например, если общая стоимость ресурсов компании составляет 100 000 долларов США, накладные расходы составляют 20 000 долларов США, а цель организации — 20% прибыли, их общая прибыль составляет 24 000 долларов США ((100 000 + 20 000) x 0,20) = 24 000 долларов США. Кроме того, если у каждого сотрудника есть 2000 часов, доступных для работы, а целевая почасовая оплачиваемая ставка компании составляет 90 долларов, вы можете рассчитать их идеальный коэффициент использования следующим образом:

(100 000+20 000+24 000)/(2000 x 90) = (144 000/180 000) = 0,80

Это означает, что если компания хочет взимать 90 долларов в час, 80% — это их идеальный коэффициент использования для оплаты всех расходов и получения 20%-й прибыли.

Причины использования коэффициента использования

Коэффициент использования помогает измерить уровень производительности сотрудников. Эта скорость также может помочь в планировании емкости и оценке потребности в ресурсах. Вот несколько распространенных причин использования коэффициента использования:

Тайм-менеджмент

Многие организации используют коэффициент использования в качестве критерия производительности, поскольку коэффициенты использования могут показать, сколько времени сотрудники тратят на оплачиваемые задачи. Низкие показатели могут указывать на то, что сотрудники тратят много времени на административные задачи или что они могут извлечь выгоду из более сложной работы. Определение и отслеживание коэффициентов использования может быть полезным как для менеджеров, так и для сотрудников, помогая всем лучше понимать, на какие задачи они тратят время.

Развитие бизнеса

Расчет коэффициентов использования в соответствии с должностными обязанностями или отделами также может выявить, какие навыки или услуги востребованы в компании. Это может помочь руководству определить области, в которых бизнес может расти и где они могут нанять больше людей. Высокие коэффициенты использования часто коррелируют с прибыльностью и часто показывают, какие услуги более прибыльны. Эти знания могут быть полезны специалистам по продажам и развитию бизнеса, позволяя им инвестировать время в потенциальных клиентов, которые соответствуют проектам, которые могут быть более прибыльными.

Улучшить планирование проекта

Показатели использования могут помочь вам улучшить планирование проекта и распределение ресурсов. Например, если шесть сотрудников работают над проектом разработки программного обеспечения, и они используют только половину своего рабочего времени, коэффициент их использования низок. Это может указывать на то, что над одним и тем же проектом работает слишком много людей или что у них есть другие задачи, занимающие их время.

Советы по увеличению коэффициента использования

Вот несколько советов по увеличению коэффициента использования в организации:

Используйте программное обеспечение для отслеживания времени

Есть несколько преимуществ использования программного обеспечения для отслеживания времени для отслеживания оплачиваемых часов. Это может помочь сотрудникам более эффективно и точно отчитываться обо всех своих часах. Такое программное обеспечение также может упростить процесс отслеживания времени, сделав его более удобным, чем отслеживание времени вручную. Вы можете обнаружить, что производительность лучше, чем вы себе представляли, после интеграции программного обеспечения для отслеживания времени.

Сокращение неоплачиваемых часов

В расписании многих компаний есть неоплачиваемое время, но важно найти баланс между оплачиваемыми и неоплачиваемыми часами. Сокращение неоплачиваемых часов увеличивает максимальное количество часов, которое компания может потратить на оплачиваемую работу. Минимизация неоплачиваемого времени также может способствовать циклу положительной обратной связи, который побуждает сотрудников продолжать повышать коэффициент использования.