Все, что вам нужно знать о целях управления проектами

Надлежащее планирование имеет ключевое значение при запуске проекта, особенно если вы возглавляете команду. Установив эффективные цели управления проектом, вы можете предоставить проекту ценные рекомендации и ожидания, которые зададут вам, вашей команде и проекту четкое направление. В этой статье мы объясним, что именно представляют собой цели управления проектом, опишем шаги, которые необходимо предпринять для их создания, и предоставим список эффективных примеров целей проекта.

Что такое цели в управлении проектами?

Цели управления проектом, иногда называемые целями проекта или заявлениями о целях проекта, представляют собой осязаемые и конкретные результаты, которые должен обеспечить проект. Помимо описания конкретных результатов проекта, цель управления проектом определяет задачи, необходимые для достижения всеобъемлющих целей проекта. Эффективное заявление о цели проекта подробно описывает шаги, которые необходимо предпринять, мотивирует вашу команду и предоставляет инструменты, необходимые для отслеживания вашего прогресса.

Каковы различные типы целей проекта?

Комплексные цели проекта часто охватывают несколько ключевых категорий, таких как:

• Финансовые цели: эти цели обычно напрямую влияют на финансы компании, поэтому они обычно измеряются в денежном выражении. Финансовые цели гарантируют, что проект не выходит за рамки бюджета и/или приносит прибыль.

• Цели в области качества: установление стандартов качества, таких как повышение удовлетворенности клиентов или сокращение количества дефектов, необходимо для большинства проектов. Эти детали способствуют цели и успеху проекта.

• Цели производительности: Цели производительности проекта могут быть связаны с целью улучшения процессов, услуг или продуктов, или они могут предоставлять подробную информацию о том, как должен работать проект. Например, он может определить количество ресурсов, которые следует использовать, крайний срок проекта или ограничение бюджета.

• Технические цели: Технические цели обычно включают в себя любые усилия или действия, связанные с технологиями, которые необходимы для достижения основной цели проекта. Например, проект может потребовать установки новой технологии или модернизации существующей технологии.

• Бизнес-цели. В большинстве случаев бизнес-цели являются основной мотивацией для всего проекта. Эти цели гарантируют, что проект соответствует общей цели организации и может включать в себя такие вещи, как открытие нового филиала или запуск продукта.

• Цели соответствия: независимо от отрасли или цели проекта неизбежно существуют требования, положения, правила и стандарты, которым должен соответствовать проект.

Как составить заявление о цели проекта?

Один из лучших способов разработать действительно эффективные цели управления проектами — использовать метод SMART, который означает конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и привязанные ко времени. Чтобы создать цели проекта SMART, вы можете выполнить следующие шаги:

1. Быть конкретной. При создании цели проекта будьте максимально четкими и лаконичными, чтобы лучше понять истинную цель проекта и шаги, которые необходимо предпринять для ее достижения. Этот уровень конкретности особенно важен в управлении проектами, потому что ваша команда должна понимать ожидания от проекта, чтобы успешно завершить его.

2. Сделайте их измеримыми. Вы должны установить конкретные способы определения того, завершили ли вы проект и достигли ли цели. Иногда вы можете количественно оценить свою цель и прогресс в ее достижении, используя такие вещи, как отчеты о качестве, опросы об удовлетворенности клиентов и/или контрольные точки.

3. Убедитесь, что они достижимы. Чтобы вы и ваша команда оставались сосредоточенными и мотивированными, вы должны оценить, сможете ли вы разумно достичь цели с установленным бюджетом, сроками и ресурсами. Вы можете обнаружить, что необходимо внести коррективы или что есть предварительные шаги, которые необходимо предпринять, прежде чем можно будет начать проект.

4. Свяжите их с общими бизнес-целями. Цель проекта должна дополнять всеобъемлющие или долгосрочные цели компании.

5. Дайте им срок. Без дат и крайних сроков поддержание мотивации и сосредоточенности на активной работе над достижением цели может быть затруднено. Эффективная постановка целей, безусловно, требует сроков, но также требует и более мелких этапов. Вехи — это отличный способ измерить ваш прогресс в достижении вашей основной цели, чтобы вы могли оценить свои действия, убедиться, что вы все еще соблюдаете срок, и при необходимости скорректировать свой курс.

Каковы некоторые примеры целей проекта?

Вот несколько примеров эффективных целей управления проектами, которыми вы можете руководствоваться при создании своих собственных:

Пример 1

«Мы разработаем новый веб-сайт, который будет функциональным, визуально привлекательным и удобным для пользователя. Для достижения этой цели сайт пройдет тщательное тестирование, чтобы убедиться, что он соответствует стандартам WCAG 2.1 AA, и будет готов к запуску к июлю 2021 года».

Пример 2

«Мы упростим наши процессы оформления документов и сократим объем информации, необходимой от потенциальных клиентов. Это будет сделано для того, чтобы увеличить конверсию квалифицированных лидов на 10% к концу первого квартала».

Пример 3

«К концу второго квартала мы улучшим взаимодействие с пользователем на нашем сайте, уменьшив количество кликов, необходимых для перехода на нашу веб-страницу с наибольшим трафиком: страницу продукта. Независимо от того, где находится пользователь на сайте, он сможет перейти на страницу продукта за два клика или меньше».

Пример 4

«Наша цель — внедрить к августу 2021 года новую веб-систему поддержки тикетов. Эта новая система позволит нам ограничить время ответа на тикеты до часа или меньше, что повысит эффективность работы персонала службы поддержки и улучшит качество обслуживания клиентов. и привести к более высокой удовлетворенности клиентов».

Пример 5

«Мы увеличим продажи нашего основного продукта на 15% к концу второго квартала, разработав привлекательный маркетинговый план, подчеркивающий ценность продукта».

Пример 6

«К 30 октября мы повысим показатели удовлетворенности клиентов на 20%. Мы добьемся этого, предоставив нашим сотрудникам по продажам и представителям службы поддержки всестороннее обучение и проводя регулярные опросы клиентов».

Пример 7

«Мы будем способствовать восстановлению естественной экосистемы в государственном парке к маю 2021 года, создав безопасную среду для местных растений и диких животных. Это будет достигнуто за счет устранения мусора, а также удаления и замены неместных растений».