Вопросы и ответы: Как я могу оставаться организованным?

15 марта 2021 г.

Умение оставаться организованным может послужить ценным профессиональным навыком. Использование организационных методов может сделать вашу работу более продуктивной и эффективной. Этот навык поможет вам избежать напрасной траты времени и позволит вам эффективно идентифицировать и выполнять свои задачи. В этой статье мы объясним, почему полезно оставаться организованным, и дадим советы, как оставаться организованным.

Почему важно оставаться организованным?

Когда вы организованы, это демонстрирует, что у вас есть структура для управления вашими элементами и задачами. Точное знание того, что нужно сделать, или местонахождение чего-либо может привести к повышению производительности. Вы повышаете свою продуктивность, потому что не тратите время попусту и не отвлекаетесь, что делает вашу работу более эффективной. Когда ваши коллеги или руководители замечают вашу способность оставаться организованным, они могут доверить вам выполнение задач или взять на себя дополнительные обязанности.

Как я могу оставаться организованным?

Если вам нужно руководство, чтобы оставаться организованным, вы можете использовать следующие 28 советов в качестве руководства:

Создайте список дел

Списки дел эффективны для организации еженедельных или ежедневных задач, которые необходимо выполнить. В начале дня или недели выделите время, чтобы написать список своих обязанностей. Вы можете использовать физический список или цифровые инструменты, которые позволяют обмениваться списками на разных устройствах и обеспечивают доступ к ним из любого места.

Расставляйте приоритеты в своих задачах

Когда вы пишете для себя списки дел, устанавливайте их приоритеты для выполнения. Один из эффективных методов расстановки приоритетов — сосредоточиться на сроках, например, нужно ли выполнять задачи в течение дня, недели или месяца. Держите себя организованным и не пропускайте сроки, выполняя задачи в порядке их срочности.

Определите три главные задачи

Списки дел служат эффективным методом организации задач, будь то на ежедневной или еженедельной основе. В начале дня или недели выделите время, чтобы написать список своих обязанностей. Вы можете использовать физический список или цифровые инструменты, которые позволяют обмениваться списками на разных устройствах и обеспечивают доступ к ним из любого места.

Разбивайте большие задачи

Вы можете разбивать большие проекты на более мелкие задачи, чтобы сделать их более управляемыми. Этот метод может помочь вам избежать прокрастинации или чувства перегруженности. После того, как вы разделите проект, расставьте приоритеты для каждой задачи по ее важности, чтобы вы не сбились с пути и включили ее в свое ежедневное расписание. Поставив себе эти задачи, вы сможете организовать свое время и закончить работу в срок.

Разработать файловую систему

Сэкономьте время на поиске документов, создав файловую систему. Вы можете использовать физическое хранилище или цифровое хранилище в зависимости от ваших предпочтений. При работе с цифровыми системами убедитесь, что вы правильно маркируете и называете все свои файлы, чтобы упростить их поиск. Еще одним преимуществом цифровых файлов является то, что ими легко поделиться с коллегами.

Используйте методы цветового кодирования

Цветовое кодирование может помочь визуально организовать ваши файлы или списки дел. Когда вы назначаете цвету определенную цель, это позволяет вам сразу понять эти элементы. Это также позволяет группировать похожие элементы для более эффективного хранения. Например, вы можете назначать цвета разным проектам в своих списках дел или папках с файлами. Или вы можете назначить цвета для сроков: красный означает, что что-то срочное, а желтый означает, что у вас есть как минимум неделя.

Очистите свое рабочее место

Удаление беспорядка может ограничить отвлекающие факторы, позволяя вам сосредоточиться на работе. Во-первых, выбросьте весь мусор. Затем вы можете оценить оставшиеся предметы и удалить все, что вам не нужно для работы. Когда у вас есть необходимые предметы, вы можете сгруппировать и упорядочить их, используя такие инструменты, как держатели для ручек или настольные лотки.

Избавьтесь от ненужных предметов

Освободите место для важных вещей, убрав ненужные. Будьте организованы, устанавливая правила избавления от ненужных предметов. Например, если вы не использовали что-то как минимум год, вы можете выбросить это или подарить. Если вы беспокоитесь об удалении файлов и документов, связанных с работой, вы можете поместить их в папку, чтобы они не были видны.

Дайте всему определенное место

Вы можете избежать неправильного размещения или потери предметов, назначив их определенному местоположению. Например, вы всегда можете положить свой калькулятор в верхний ящик стола. Выбирайте разумные или легкодоступные места. Если вы часто пользуетесь ручками, возможно, имеет смысл положить их в пределах досягаемости руки для быстрого доступа.

Немедленно уберите вещи

В дополнение к размещению предметов в надлежащем месте, всегда убирайте их сразу после использования. Сразу после использования ручки положите ее обратно в держатель. Этот метод гарантирует, что вы знаете местонахождение ваших предметов и не тратите время на их поиски.

Ставьте себе дедлайны

Все ваши задачи могут не иметь установленных сроков, но вы можете установить их для себя, чтобы отслеживать и управлять своим временем. Сроки также могут помочь вам нести ответственность за выполнение задач, а не откладывать или забывать их делать. Например, если у вас есть список писем, на которые нужно ответить, вы можете установить крайний срок ответа до 15:00.

Запишите вещи

В течение рабочего дня могут возникнуть неожиданные задачи или обязанности. Держите на столе дневник, блокнот или стикеры, чтобы при необходимости вы могли что-то записывать. Написание заметок может помочь вам сохранить информацию и оставаться организованным, чтобы вы не забыли важные сообщения, такие как сроки или задачи.

Управляйте своей электронной почтой

Если вы обнаружите, что перегружены электронными письмами, выделите регулярное время, чтобы просмотреть их и ответить на них. Вы можете поставить перед собой цель достичь нуля непрочитанных писем каждый день или неделю, чтобы чувствовать себя на высоте своих обязанностей. Чтобы не загромождать свой почтовый ящик, вы также можете потратить это время на то, чтобы оценить, стоит ли отписываться от ненужных списков рассылки.

Используйте приложения для тайм-менеджмента

Вы можете использовать приложения для управления временем, чтобы эффективно проводить время. Например, некоторые приложения предоставляют данные о времени, затраченном на работу, по сравнению с личными действиями. Вы можете использовать эти данные для выявления потенциальных проблемных областей и разработки стратегий для улучшения ваших навыков тайм-менеджмента. Эти приложения также могут помочь вам создавать и заполнять списки дел или сосредоточиться на конкретной задаче.

Оцените свой недельный график

Чтобы помочь вам организовать свое время и задачи, попробуйте посмотреть на свою неделю и выявить закономерности. Например, вы можете заметить, что начало вашей недели часто проходит медленнее, чем ее конец. Вы можете попробовать решать задачи в понедельник или вторник, чтобы не чувствовать себя перегруженным, когда вы доберетесь до четверга и пятницы. Эта техника может помочь вам распределить вашу работу более равномерно.

Разработайте рутину

Распорядок может помочь вам чувствовать себя более организованным, потому что он устанавливает повседневную структуру. Например, у вас может быть утренняя рутина, которая включает в себя завтрак и быструю тренировку. Соблюдение этого распорядка поможет вам чувствовать себя подготовленным и энергичным в начале каждого дня. Ваш рабочий распорядок может включать обычные задачи, такие как проверка электронной почты по прибытии. По мере того, как вы будете следовать рутине, процессы станут более автоматическими и эффективными для вас.

Выполняйте одно задание за раз

Когда вы работаете над одной задачей, это помогает вам сохранять концентрацию и эффективно выполнять ее. Вы можете установить правило, что вы не можете начать новую задачу, пока не закончите предыдущую. Такой подход может помочь организовать ваши ежедневные задачи, потому что он удаляет их из вашего списка дел и гарантирует, что вы знаете, что вам еще нужно выполнить.

Выделите время для организации

Выделите себе время каждый день или неделю для организационных целей. Количество времени может варьироваться, будь то 15 минут каждый день или час каждую неделю. Задачи, которые вы выполняете, также могут варьироваться в зависимости от ваших потребностей, таких как уборка определенного пространства, просмотр непрочитанных электронных писем или написание списков дел. Это время может предоставить возможности для практики и улучшения ваших организационных навыков.

Делегируйте задачи

Вы можете использовать делегирование, чтобы у вас было столько задач, сколько вы можете выполнить. При создании списков дел отмечайте задачи, которые вы можете назначить или поделиться с кем-то еще. Старайтесь выбирать задачи, которые вам не нужно тщательно контролировать или просматривать. Делегирование небольших или простых задач дает вам время сосредоточиться на более сложных задачах.

Удалите что-то, прежде чем что-то добавить

Независимо от того, покупаете ли вы что-то или добавляете задачу в свой список дел, попробуйте сначала удалить что-то. Этот метод может помочь вам избежать слишком большого физического беспорядка или брать на себя слишком много обязанностей. Например, оцените свои текущие задачи, когда кто-то попросит о помощи. Прежде чем соглашаться на новые задачи, определите, можете ли вы удалить или дополнить что-то из существующего списка.

Используйте календари

Регулярно поддерживаемый календарь может помочь организовать и отслеживать ваше время. Вы можете использовать календари для отслеживания событий, чтобы не пропустить их или не зарезервировать себя дважды. В зависимости от ваших предпочтений вы можете использовать физический или цифровой календарь. Цифровой календарь может предоставить дополнительные преимущества, поскольку он может отправлять вам уведомления и синхронизироваться с вашей учетной записью электронной почты для автоматического создания записей на основе приглашений, отправленных по электронной почте.

Избегайте прокрастинации

Постарайтесь приступить к выполнению задач из списка дел как можно скорее, а не откладывать их или ждать до последней минуты. Эта инициатива поможет вам не чувствовать себя подавленным. Чем раньше вы выполните одно задание, тем раньше вы сможете приступить к следующему и так далее, пока не закончите свой список дел. Вы можете использовать множество техник, например сначала браться за более простые предметы.

Ограничьте отвлекающие факторы

Отвлекающие факторы могут отвлечь вас от работы или нарушить ваш график. Чтобы ограничить отвлекающие факторы, вы можете отключить уведомления на компьютере и телефоне, чтобы избежать соблазна отвлечься от своих задач. Вы также можете настроить сообщение «Нет» или «Не беспокоить» в своей системе рабочих сообщений, чтобы послать сигнал своим коллегам о том, что вы в настоящее время недоступны.

Совмещайте задачи или поручения

Вы можете сделать свой день более эффективным, планируя и комбинируя поручения или задачи. Если вам нужно выполнить два поручения в одном и том же районе, попробуйте выполнить оба за одну поездку. Если у вас есть несколько рабочих задач, в которых используется одно и то же программное обеспечение, сосредоточьтесь на выполнении этой группы задач, прежде чем переходить к другим. Точно так же это означает, что вам не нужно повторно открывать его несколько раз.

Эффективно используйте свое время

Если у вас есть время простоя, используйте его для достижения своих целей или задач. Например, если вы добираетесь на работу на общественном транспорте, вы можете использовать это время, чтобы написать и просмотреть список дел или выполнить простые задачи. Выполняя эти задачи, вы оставляете место в своем рабочем дне для ваших самых важных обязанностей.

Подготовьтесь заранее

Некоторые задачи позволяют заранее подготовиться к лучшему управлению временем. Например, вы можете сэкономить время перед работой, планируя свой наряд накануне вечером. Или вы можете планировать питание на неделю в выходные дни, чтобы не беспокоиться о том, чтобы найти что-нибудь поесть позже. Планируя или готовясь заранее, вы можете ограничить стресс в последнюю минуту.

Делайте перерывы

Выделение времени для перерывов может помочь вам зарядиться энергией в течение дня. Вы можете выделить себе несколько минут, чтобы прогуляться или поесть, чтобы отдохнуть от работы. Эти перерывы дают время, чтобы расслабиться и подготовиться к следующему заданию.

Награди себя

Признание своих достижений поднимет вам настроение и придаст уверенности в выполнении еще большего количества задач. Например, вы можете купить себе угощение, если закончите каждый пункт своего списка дел досрочно в этот день. Когда вы внедряете организационные стратегии и видите, что они работают, это мотивирует вас продолжать их использовать.