Вопросы и ответы: что такое дебиторская задолженность и как она работает?

26 января 2021 г.

Дебиторская задолженность — это, по сути, то, как компания использует долговые расписки. Многие создали собственные системы проверки кредитоспособности, которые работают вместе с признанными компаниями по проверке кредитоспособности, чтобы разработать оптимизированную систему дебиторской задолженности. В сочетании с недавним переходом к автоматизации даже небольшие компании могут извлечь выгоду из более эффективных процессов работы с дебиторской задолженностью. В этой статье мы рассмотрим процесс дебиторской задолженности и то, как его используют предприятия.

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность (AR) — это процесс получения оплаты за услуги или товары. Термин может также относиться к отделу, отвечающему за выставление счетов. В области бухгалтерского учета термин «дебиторская задолженность» означает, что бизнес совершил продажу, но еще не получил выручку от этой продажи. Многие компании позволяют своим клиентам покупать товары в пределах своего инвентаря в кредит. Эти зачисленные предметы подпадают под общий заголовок AR.

Примером AR является то, как работают коммунальные предприятия. Как правило, эти компании выставляют вам счет только после периода, в течение которого вы использовали их предложение. Все неоплаченные счета, отправленные клиентам, считаются дебиторской задолженностью.

Предоставление кредита своим клиентам бизнесом устанавливает существование дебиторской задолженности. AR может составлять множество активов компании, которые еще не материализовались. Обычно это происходит в течение года или меньше с момента, когда клиент инициирует покупку. Один из способов представить AR для неспециалиста — это краткосрочная долговая расписка, которую клиент дает бизнесу. Долговая расписка действительна в течение периода, в течение которого клиент должен погасить остаток на счете. Невыполнение этого требования приведет к дефолту.

Подробнее: Узнайте о том, как стать специалистом по дебиторской задолженности

Как работает типичный процесс дебиторской задолженности

Процесс AR позволяет бизнесу определить, какие счета подлежат оплате, какие просрочены, а какие компании удалось успешно собрать. Роль этой конкретной методологии заключается в том, чтобы сделать дебиторскую задолженность управляемой и прослеживаемой.

Процессы для больших и малых фирм могут различаться в зависимости от масштаба их денежных потоков. Крупные компании могут нанимать команды кредитных менеджеров, в то время как небольшим компаниям приходится довольствоваться внутренними аналитиками и консультантами. Помимо этих различий, есть четыре важных шага в настройке процесса дополненной реальности:

• Развитие кредитной практики

• Выставление счетов

• Отслеживание дополненной реальности

• Учет АР

Развитие кредитной практики

Анализируя конкретного клиента, бизнес решит, заинтересованы ли они в предоставлении ему кредитной линии. Они подготовят документ, в котором излагаются условия продажи в кредит. Компания должна включить в документ полное раскрытие кредитной практики. Юрист должен будет убедиться, что документ и соглашение соответствуют всем применимым федеральным законам. Сроки и условия, как правило, варьируются в зависимости от масштаба бизнеса. Более крупные фирмы предлагают клиентам более длительные периоды для погашения долга. Из-за ограниченного денежного потока от небольших фирм они, как правило, хотят закрыть свою дебиторскую задолженность в ограниченном окне и, таким образом, предлагают более короткие периоды платежей.

Выставление счетов

Затем компания создаст счет для клиента. Счет-фактура — это документ, который дает покупателю краткую информацию о приобретенных товарах, индивидуальных затратах на каждый товар и ожидаемом времени оплаты. Счета-фактуры обычно имеют уникальный номер, который компания может использовать для ссылки или поиска. В то время как в прошлом большинство счетов-фактур были физическими, сегодняшние потребители могут выбрать физический счет-фактуру или перейти на безбумажный электронный счет-фактуру. Компании должны стремиться отправлять счета-фактуры, как только покупатель заключает с ними договор купли-продажи. Чем дольше клиент получает счет, тем дольше он его оплачивает.

Отслеживание дополненной реальности

Роль отслеживания дебиторской задолженности по этим кредитным платежам возлагается на сотрудника по работе с дебиторской задолженностью. Сотрудник AR вводит значения для покупки, обновляет бухгалтерские книги и создает счет-фактуру для покупки. Кроме того, при каждом платеже сотрудник AR обновляет бухгалтерскую книгу, чтобы отразить новую сумму, которую, как ожидается, заплатит клиент. Небольшие компании, как правило, используют профессиональных бухгалтеров для управления своими процессами дополненной реальности. У них может не хватить средств, чтобы нанять офицера AR в качестве отдельной должности. Более крупные компании иногда имеют целые средства управления кредитами, в которых сотрудники AR назначаются для областей, а не для отдельных клиентов. Кроме того, крупные компании могут использовать сложное программное обеспечение и средства автоматизации процессов.

Учет АР

Сотрудник компании по сбору платежей определяет дату платежа. Как только бизнесу удается выявить неоплаченные долги, бухгалтерия приступает к учету продаж. Сверка счетов включает в себя учет неоплаченных долгов, безнадежных долгов и досрочных платежей клиентов.

Подробнее: Узнайте о профессии бухгалтера

Как предприятия используют дебиторскую задолженность

Дебиторская задолженность — это гибкий метод управления привилегированными клиентами для бизнеса. Иногда бизнес может рассмотреть возможность продажи определенного товара клиенту, но клиент не может оплатить этот товар единой транзакцией.

Бизнес может решить предложить покупателю возможность оплатить товар в течение определенного периода, ожидая, что покупателю придется заплатить немного больше из-за процентов по счету. Товары, приобретаемые по планам оплаты или в рассрочку, привлекательны для потребителей, использующих системы ежемесячного бюджетирования. Предприятия предлагают эти способы оплаты клиентам, потому что это позволяет им закрывать сделки, даже несмотря на некоторый риск.

Иногда у бизнеса может быть постоянный клиент, который покупает товары в течение определенного периода времени. Например, ресторан закупает говядину у мясника каждую неделю до определенной суммы. В этом случае после установления деловых отношений мясник может предложить владельцу ресторана предварительное соглашение. Мясник снабжает ресторан, который затем ежемесячно платит ему за говядину, которую они получали от него в течение этого периода. В этом случае ресторан попал бы в дебиторскую задолженность мясника.

Дебиторская задолженность является важной частью измерения ликвидности компании. Оценщики изучают историю AR компании, чтобы определить, сколько краткосрочных активов компания может безопасно направить на приобретение акций или инфраструктуры. Бухгалтер, проводящий фундаментальный анализ бизнеса, будет смотреть на то, как часто бизнесу удавалось собирать остатки дебиторской задолженности. Особое отношение называется коэффициентом оборачиваемости дебиторской задолженности предприятия. Чем чаще бизнесу удавалось собирать, тем крепче была репутация бизнеса.