Внутренняя коммуникация: почему это важно и советы, которые помогут вашему бизнесу их использовать

15 апреля 2021 г.

Внутренняя коммуникация является важнейшей функцией любой успешной компании. Так же, как бизнес обращается к клиентам и потенциальным клиентам с помощью внешней коммуникации, внутренняя коммуникация общается с теми, кто находится внутри компании, и служит многим важным целям. Оптимизируя внутреннюю коммуникацию, вы можете помочь своей компании повысить общую производительность. В этой статье мы обсудим, что такое внутреннее общение, почему оно важно, а также различные стили и советы по эффективному внутреннему общению.

Что такое внутренняя коммуникация?

Внутренняя коммуникация — это метод или методы, которые организация использует для общения между сотрудниками. Внутреннее общение охватывает широкий спектр стилей общения, таких как письменный и устный, на разных организационных уровнях и уровнях формальности. Эффективная внутренняя коммуникация использует сочетание стилей общения в разных ситуациях, чтобы все в организации могли взаимодействовать более эффективно.

Почему важна внутренняя коммуникация?

Создание эффективных внутренних коммуникаций является ключевым компонентом успешного бизнеса. Коммуникация необходима для многих функций внутри компании, а внутренняя коммуникация предлагает множество преимуществ, в том числе:

Создание корпоративной культуры

Для бизнеса важно иметь индивидуальность. Определенная культура облегчает новым сотрудникам адаптацию после того, как они приступили к работе, и делает вашу компанию более привлекательной для тех людей, которые стремятся к успеху, потому что вы с большей вероятностью получите заявки от тех, кто считает, что они соответствуют ценностям вашей компании.

Внутренние коммуникации являются одним из важнейших факторов формирования корпоративной культуры. То, как сотрудники взаимодействуют друг с другом, как между коллегами, так и между сотрудниками на разных организационных уровнях, задает тон для вашей компании. Эффективная внутренняя коммуникация помогает сделать атмосферу в вашей компании вдохновляющей и безопасной для всех, чтобы ваши сотрудники могли работать с максимальной отдачей.

Информирование персонала

Очень важно, чтобы сотрудники четко понимали, чего вы от них ожидаете и каковы их обязанности. Четкие линии внутренней коммуникации гарантируют, что каждый сотрудник будет в курсе своих обязанностей и сроков. Когда сотрудники не уверены в своих ожиданиях, внутренняя коммуникация позволяет им запрашивать дополнительную информацию, чтобы они могли достичь своих целей и поддерживать высокий уровень производительности компании.

Предоставление сотрудникам права голоса

Важно, чтобы каждый сотрудник компании чувствовал, что его голос слышен, когда он находится на работе. Открытое общение для сотрудников также важно, поскольку оно гарантирует, что сотрудники, у которых есть хорошие идеи для компании, чувствуют себя комфортно, делясь этими идеями, и имеют возможность сделать это. Когда во всей компании есть структуры, которые позволяют им вносить предложения, это позволяет сотрудникам среднего и старшего звена оценивать идеи и выявлять эффективные предложения, которые могут улучшить производительность.

Часто компании предоставляют формальные методы подачи запросов и предложений, которые позволяют информации естественным образом продвигаться вверх по иерархии. Специалист по продажам, у которого есть идея нового способа комплектования продаваемых продуктов, может передать эту идею, например, своему руководителю. Если супервайзер считает, что идея заслуживает внимания, он может обратиться к старшему сотруднику, ответственному за принятие решений по пакетам продаж. В случае одобрения они могли бы сделать новую опцию доступной для всех сотрудников отдела продаж.

Делаем персонал счастливым

Поддержание высокого морального духа сотрудников является одним из важнейших компонентов успешного ведения бизнеса. Сотрудникам легче работать лучше, когда они счастливее. Счастливые сотрудники также с большей вероятностью останутся со своим нынешним работодателем, что упрощает удержание ключевых сотрудников и сокращает количество открытых вакансий для заполнения, что сокращает общие ресурсы, выделяемые на кадровые решения.

Предоставление персоналу простых в навигации методов внутренней коммуникации важно при стремлении улучшить моральный дух компании. Открытое общение позволяет персоналу чувствовать себя услышанным и позволяет избежать разочарования, которое может возникнуть из-за наличия идей или опасений по поводу компании и ощущения, что старший персонал не реагирует на них должным образом.

Кризисное управление

Если компания сталкивается с кризисом, независимо от того, направлен ли он вовне или полностью связан с бизнес-операциями, важно четко общаться с персоналом на протяжении всего процесса. Когда сотрудники чувствуют, что их постоянно информируют о ситуации, они с меньшей вероятностью будут тратить время на предположения или обмен теориями с другими сотрудниками.

Помимо сокращения затрат времени на такие действия, внутренняя коммуникация во время кризиса позволяет компании контролировать сообщение, отправляемое персоналу. Сообщения, рассылаемые по официальным каналам, могут быть скорректированы на основе информации, собранной в ходе более непринужденных бесед с персоналом, чтобы ответить на любые вопросы или опасения, высказанные персоналом по поводу ситуации, и помочь сохранить позитивное отношение среди сотрудников.

Развитие рабочего места

Большинству успешных компаний необходимо поддерживать состояние постоянных изменений. По мере того, как мир развивается, а также по мере того, как мы взаимодействуем в нем, компаниям необходимо приспосабливаться, чтобы оставаться в курсе событий и сохранять преимущество над конкурентами. Каждый раз, когда компании необходимо внести изменения в операции, требуется внутренняя коммуникация, чтобы сделать переход как можно более плавным.

Эффективное общение с персоналом играет две роли в непрерывном развитии компании. Во-первых, способность сотрудников эффективно передавать информацию и идеи другим сотрудникам компании помогает в выявлении потенциальных изменений, которые следует учитывать. Как только решение принято, сеть связи максимально эффективно передает эту информацию соответствующему персоналу.

Контроль распространения информации

Хотя свободное общение часто является целью внутренней коммуникационной сети, бывают случаи, когда важно контролировать распространение информации. Устанавливая протоколы связи для информации, которая считается конфиденциальной, компания избегает распространения информации, которая может иметь негативные последствия. Важная информация для контроля может включать негативные события, которые все еще расследуются; новый продукт или подход к проекту, который старшие сотрудники рассматривают для реализации; или личная информация, такая как обзоры производительности.

Повышение эффективности компании на проекте

Эффективное планирование важно для любого проекта, однако в некоторых проектах могут возникать непредвиденные осложнения. Когда возникают такие ситуации, внутренняя коммуникация является ценным инструментом для быстрого и эффективного решения проблем, чтобы найти решение.

Независимо от того, включает ли исправление сообщение о проблемах менеджеру и предоставление ему возможности принять решение о том, как действовать, или разговор с коллегой, который обладает специальными знаниями или временем для оказания помощи, сотрудник может использовать внутреннюю связь, чтобы найти решение и сохранить проект движется к своей цели.

Типы внутренней коммуникации

Чтобы эффективно использовать внутреннюю коммуникацию, полезно понимать различные типы коммуникации. Категории для внутреннего общения:

Вертикальная связь

Когда сотрудники двух разных уровней в организации общаются, они участвуют в вертикальном внутреннем общении. Это может происходить в структурированных условиях, таких как внутренние служебные записки или организованные собрания персонала, или, более непринужденно, в разговоре между менеджером и сотрудником, работающим в их отделе.

Как сотруднику более высокого ранга, вертикальная коммуникация — это возможность дать инструкции сотрудникам и помочь им лучше понять, чего компания ожидает от них. Он также используется при создании новых политик внутри компании или при объявлении новостей компании.

Вертикальная коммуникация также дает сотрудникам возможность обсудить свои желания и потребности с вышестоящим персоналом. Это помогает поддерживать моральный дух компании, позволяя сотрудникам видеть, что их слушают, а также поддерживает открытое общение, чтобы старшие сотрудники понимали, как лучше всего использовать сотрудников в своем отделе. Это позволяет более эффективно использовать персонал, повышая общий уровень производительности.

Горизонтальная связь

Наиболее распространенной формой коммуникации в большинстве офисов является горизонтальная, происходящая между двумя сотрудниками на одном уровне организационной структуры. Например, когда два сотрудника, назначенные на один и тот же проект, обсуждают, как разделить рабочую нагрузку, они участвуют в горизонтальном общении. Эффективная горизонтальная коммуникация внутри компании имеет важное значение. Это не только позволяет сотрудникам работать лучше, но и является важным элементом в построении команды и создании сильной социальной динамики.

Официальное общение

В дополнение к классификации внутреннего общения по уровням персонала, с которым общаются сотрудники, также принято учитывать стиль общения. При официальном общении сотрудник компании доносит информацию до других сотрудников через официальные структуры. Общие формы формального общения включают собрания персонала, электронные письма компании и обзоры сотрудников.

Формальное общение важно для установления политики компании и определения структуры и ожиданий от проектов. В дополнение к созданию единого понимания ожиданий, формальное общение создает официальную запись сообщений.

Неформальное общение

Неформальное общение — это когда два или более сотрудника компании говорят или пишут друг другу за пределами официальных каналов. Случайный разговор между двумя сотрудниками является неформальным общением, например, как текстовое или электронное письмо, которое не отправляется в соответствии с какими-либо официальными правилами компании.

Несмотря на то, что эти виды общения неформальны, они по-прежнему являются неотъемлемой частью успешной компании. Они поддерживают удовлетворенность сотрудников, а также являются более быстрым и эффективным способом для сотрудников общаться и обсуждать проект без дополнительного времени, которое может добавить соблюдение формальных процедур. Большинство дискуссий в офисе — обычно неформальные беседы.

Советы по общению внутри

Используйте эти советы, чтобы помочь вашей компании улучшить внутреннюю коммуникацию и повысить общий уровень производительности:

• Создавайте формальные политики. Наличие четко определенных коммуникационных структур для общих действий на рабочем месте — эффективный способ сделать вашу компанию более эффективной. При наличии структур сотрудники знают, как реагировать на ситуации, требующие внутренней коммуникации.

• Настройте общение в соответствии с вашим персоналом: нет двух абсолютно одинаковых людей, и поэтому лучший подход к похожим ситуациям может отличаться в зависимости от задействованного персонала. Адаптируя коммуникацию к получателю, вы делаете внутреннюю коммуникацию более эффективной.

• Используйте широкий спектр стилей общения: как у каждого сотрудника есть свои потребности, так и у разных ситуаций. Важно понимать, когда формальный подход, такой как официальная записка, идеален, а когда вам лучше подходит, например, отправка неофициального электронного письма или прямой разговор с сотрудником.

• Поощряйте мнение сотрудников. Один из самых эффективных способов настроить систему внутренней коммуникации вашей компании — поговорить с персоналом и спросить, есть ли у них предложения. Это позволяет определить, какие коммуникационные политики работают, а какие менее эффективны.