Веха и задача: определения, советы по использованию каждого из них и примеры

При планировании проекта установка вех и задач может помочь вам достичь одной и той же цели разными способами. Для каждого проекта требуются компоненты для отслеживания прогресса и измерения результатов, а также для разделения проекта на этапы для общего плана проекта. Создание вех может дать ответы на вопросы о том, что и когда в проекте, а задачи определяют действия, которые необходимо предпринять для достижения вехи. В этой статье мы определяем вехи и задачи, объясняем, как одна из них влияет на другую, и даем несколько советов по установке задач и вех для вашего следующего проекта.

Что такое веха?

Веха — это точка во времени, которая знаменует собой окончание фазы. Вехи не имеют длительности, но предоставляют способ нанести на карту проект и предоставить достижимые маркеры. Вехи могут показывать изменение в развитии проекта или означать его переход к другой фазе. Они придают смысл каждой задаче и позволяют отслеживать ход выполнения проекта.

Установка вех может помочь менеджерам сообщать о препятствиях проекта и находить решения. Они отслеживают проекты, учитывая каждую задачу по мере ее завершения. Типичные вехи могут относиться к инициированию, планированию, реализации или закрытию проекта. Однако они могут также содержать конкретные достижения, связанные с ходом проекта, например:

• Даты. Вехи могут устанавливать ожидаемые даты начала и окончания проекта.

• Основные результаты: Формулирует ожидания в отношении продуктов, отчетов или других основных материальных результатов.

• Утверждение клиента: когда клиент ожидает просмотреть черновой вариант, прототип или демонстрацию.

• Наем и обучение: когда расширять или сокращать команду в зависимости от статуса проекта.

Что такое задача?

Задача — это отдельное достижение с ограниченной продолжительностью, определяемой датами начала и окончания. Во время проекта следующая задача не начинается, пока не будет завершена предыдущая задача. Задачи вносят свой вклад в весь проект, чтобы достичь вехи. Разработка задач означает рассмотрение требований, которые потребуются для выполнения задачи, включая ресурсы и время.

В некоторых проектах сводки задач образуют заголовок для серии задач. Например, сводка задачи под названием «Добавить содержимое веб-сайта» может содержать такие подзадачи, как написание пяти информационных блогов, съемка 10 демонстрационных видеороликов или проведение интервью с двумя профессионалами отрасли. При разработке задач стремитесь к логическому последовательному порядку, чтобы каждая выполненная задача приближала проект к вехе.

Кто использует вехи и задачи?

Предприятия обычно реализуют проекты, направленные на продвижение продукта, расширение или другую цель или миссию, которую видит компания. Заинтересованные стороны и менеджеры создают проекты, исходя из целей бизнеса. Руководители проектов назначают этапы проекта и назначают задачи различным командам, которые распределяют задачи между членами команды.

Например, компания, занимающаяся розничной торговлей сыром, планирует запустить новую линейку специальных сыров к сезону праздников. Руководители проектов устанавливают вехи проекта, например обзор требований. Чтобы достичь этой вехи, менеджеры проектов перечисляют задачи, которые должны выполнить команды, такие как оценка затрат, опрос производителей или установление цены на новое оборудование. После завершения обзора требований проект может перейти к следующему этапу для достижения следующей вехи, сопровождаемой его задачами.

Как связаны вехи и задачи?

Вехи и задачи работают в тандеме друг с другом для выполнения каждой задачи и достижения намеченной вехи. Учтите, что проект не может достичь вехи, если у него нет организованного пути к ней. Точно так же задачи без цели не служат ни проекту, ни менеджерам, ни членам его команды. Вехи обозначают конечную точку, а задачи определяют шаги для ее достижения.

Вот несколько примеров того, как вехи и задачи работают вместе не только для большого и малого бизнеса, но и для личных проектов:

Пример большого проекта

Крупный ритейлер одежды начинает проект по редизайну своего веб-сайта. Менеджер проекта устанавливает вехи и назначает задачи в соответствии с последней целью проекта:

• Выберите платформу: R**ищите хосты, оценивайте возможности трафика и объем хранилища в течение 10 дней.

• *Шаблоны дизайна: запланируйте пять дней на выполнение таких задач, как создание шаблонов в четырех разных стилях.*

• *Добавить контент: запланируйте две недели на написание блогов, создание видео и внесение изменений.*

• *Утверждение клиента: создавайте отчеты о состоянии и разрабатывайте презентации.*

• *Продвижение сайта: запустите двухнедельное продвижение перед запуском с разработкой рекламы, продвижением в социальных сетях и наймом двух представителей службы поддержки в чате на веб-сайте.*

Пример небольшого проекта

Автор пишет автобиографию шеф-повара и хочет закончить книгу к сентябрю. Автор устанавливает вехи и перечисляет задачи, которые ему необходимо выполнить. Он должен достичь одной вехи, прежде чем перейти к следующей, и организованные задачи помогают ему не сбиться с пути:

• *Первый черновик к 1 июня: выполняйте задания по количеству слов и заполняйте по 10 страниц каждый день, пять дней в неделю*.

• * Рассмотрение клиентом 4 июня: назначьте дату встречи с клиентом и подготовьте черновик для рассмотрения.*

• *Отправьте первый проект: определите место встречи, рассчитайте бюджет на обед и сделайте заказ.*

• *Редакции: запланируйте два месяца на просмотр заметок, наброски изменений и переписывание разделов.*

• *Окончательный проект, 1 августа: завершение окончательного рассмотрения и назначение встречи с клиентом.*

• * Публикация 30 сентября: внесите окончательные правки, получите одобрение обложки и добавьте примечания к обложке.*

Советы по установке вех и задач

Вот несколько советов, которые помогут вам установить эффективные вехи и задачи для вашего следующего проекта:

Рассматривайте события как вехи

При установлении вех учитывайте любые события, попадающие в временную шкалу проекта. Подумайте о том, чтобы обозначить события как вехи, чтобы избежать ненужных задержек в проекте. События могут включать:

• Конференции

• Семинары

• Мастерские

• Выставки

Установите соответствующее количество вех

Слишком большое количество вех может фактически помешать продвижению проекта, поэтому имейте в виду, что вехи используются для перехода проекта к следующей фазе. Вы можете сосредоточиться на ключевых элементах проекта и соответственно установить вехи.

Держите задачи и вехи в перспективе

Помните, что веха — это момент времени, а задачи — это шаги для достижения обозначенной точки. Подумайте над тем, чтобы задать следующие вопросы при определении вех и задач:

• Это деятельность или результат?

• Является ли это ключевым компонентом проекта?

• Показывает ли он прогресс проекта?

• Нуждается ли он в рассмотрении заинтересованными сторонами?