Важность управления проектами
25 августа 2021 г.
Управление проектами является растущей областью и играет важную роль в обеспечении тщательного планирования, управления и согласования проектов со стратегическими целями компании. Управление программой эффективно снижает риски, снижает затраты и повышает показатели успеха.
Руководители проектов специально обучены использованию проверенных методов для постановки и достижения ключевых бизнес-целей, повышения производительности команды и обеспечения выполнения проектов в рамках бюджета и сроков. В этой статье мы даем определение управлению проектами и его пяти этапам, перечисляем его преимущества и делимся примерами, иллюстрирующими его использование.
Что такое управление проектами?
Управление проектом — это использование процесса для достижения определенной цели. Обычно процесс управления проектом состоит из пяти этапов:
Инициация: определяет потребности проекта. Высшее руководство или другие ведущие заинтересованные стороны проводят исследования, чтобы определить, превышает ли рентабельность инвестиций (ROI) проекта риски. Если ROI оправдывает проект, они продолжают.
Планирование: описывает объем проекта. Объем включает в себя сбор и анализ требований проекта, а затем создание шагов на основе требований. На этом этапе также определяются любые риски проекта и разрабатываются планы по их минимизации. Это также включает в себя создание плана коммуникации.
Исполнение: Начинает работу над проектом. Менеджер проекта делегирует задачи, а команды выполняют проект, как это определено на этапе планирования. Это непрерывная фаза, которая происходит в течение большей части проекта.
Мониторинг и контроль: Обеспечивает выполнение проекта вовремя и в рамках бюджета. Менеджер проекта следит за ходом проекта и при необходимости вносит коррективы. Эта фаза и фаза выполнения происходят одновременно.
Закрытие: Доставка готового продукта покупателю. После того, как заказчик утверждает продукт, команды полностью оценивают проект, выявляют успехи и обдумывают области для потенциальных улучшений.
Пример управления проектом
Давайте рассмотрим пример проекта, который включает в себя каждую из вышеперечисленных фаз.
Вы работаете в строительной компании. Ваши менеджеры встречаются с торговым агентством, которое хочет построить новый офис. На начальном этапе ваши менеджеры и агентство проводят исследование, чтобы определить преимущества нового офиса по сравнению с затратами. Оценив необходимое время и ресурсы, агентство решает продолжить.
На этапе планирования ваш менеджер проекта определяет требования проекта, включая типы и количество необходимых материалов, таких как бетон и стальные балки. Они также определяют, сколько людей и сколько оборудования требуется для работы. Агентство по продажам дает им идеальные сроки для проекта, и они создают график. Они устанавливают, что их команда должна связываться с мастером, который сообщает всю информацию менеджеру проекта, который затем назначает еженедельную встречу с торговым агентством для предоставления обновлений о ходе работ.
Ваш менеджер проекта выполняет, отслеживает и контролирует проект, пока ваша команда строит офис. Когда вы прибываете на строительную площадку и покидаете ее, вы записываете свое время, что помогает вашему руководителю проекта следить за графиком. Они назначают вам новые задачи, как только вы выполняете предыдущие задания, и раз в неделю посещают строительную площадку, чтобы следить за ходом и качеством работы вашей команды.
После того, как вы завершите работу над офисом, менеджеры агентства по продажам проверят его на соответствие всем требованиям. Они довольны конторой, и проект закрывается. Ваш руководитель проекта проводит совещание для рассмотрения проекта. Они просят оставить отзыв и приглашают вас поделиться своим опытом.
Почему компании используют управление проектами
Компании используют управление проектами для достижения результатов взвешенным, целенаправленным и предсказуемым образом. Процессы управления проектами обеспечивают организованность сложных планов, а также согласованность и сосредоточенность всех вовлеченных лиц с конкретными ролями и обязанностями. Компании используют управление проектами по следующим причинам:
Управление проектом создает фокус.
Управление проектами контролирует качество.
Управление проектами минимизирует риски.
Управление проектами снижает стоимость проекта.
Управление проектами поощряет командную работу.
Управление проектами максимизирует ресурсы.
Управление проектами поощряет обучение.
Управление проектом создает фокус
Проекты, особенно те, которые длятся месяцы или годы, могут быть сложными для компаний в управлении. Управление проектами основано на определении объема проектов, которые соответствуют определенным срокам для каждой задачи. Имея четкие рамки и строгие сроки, компании могут оставаться сосредоточенными на цели и успешно достигать поставленных целей.
Пример: вы работаете в проектной группе компании-разработчика программного обеспечения, которая создает индивидуальные решения для индустрии гостеприимства. Отель хочет, чтобы ваша компания создала интегрированную систему управления недвижимостью, которую могли бы использовать все сотрудники. Ваш менеджер проекта проводит собрание команды, чтобы определить объем. Ваша команда собирает требования к системе, включая отслеживание гостей, текучесть кадров, выставление счетов и так далее. С учетом этих требований ваша команда определяет продолжительность каждой задачи. Эта сфера помогает вам оставаться сосредоточенным на протяжении всего проекта.
Управление проектами контролирует качество
Наиболее важной частью управления проектами является предоставление качественного проекта в срок и в полном объеме. Чтобы выполнить проект удовлетворительно, менеджер проекта внимательно следит за прогрессом и качеством работы своей команды. Менеджер проекта будет контролировать работу своей команды, выявлять любые препятствия, которые могут повлиять на качество, и находить приемлемые решения.
Пример. На протяжении всего проекта системы управления гостиницей ваш руководитель проекта проводит ежедневные совещания и еженедельные индивидуальные сеансы членов команды для оценки хода выполнения проекта. Они также проверяют качество работы вашей команды, взяв образцы и попросив сотрудников, не входящих в вашу команду, оценить их. Ваши коллеги дают свежий взгляд на качество и дают ценные отзывы, которые помогают вашей команде улучшить свою работу.
Связанный: 4 типа общения (с примерами)
Управление проектами минимизирует риски
Первый этап управления проектом включает оценку того, перевешивают ли риски проекта выгоды. Если компания решит продолжить проект, руководители проектов будут постоянно оценивать потенциальные риски и формулировать планы по их минимизации. Меньшее количество рисков обеспечивает своевременную и успешную реализацию проекта.
Пример: на этапе выполнения вы и ваш руководитель проекта обнаруживаете, что может возникнуть проблема с интеграцией текущей системы управления отелем с вашей новой. Чтобы исключить этот риск, они проводят специальную сессию, на которой ваша проектная команда формулирует несколько идей для решения. После оценки всех решений ваш менеджер проекта выбирает для реализации то, которое представляет наименьший риск для остальной части проекта.
Управление проектами снижает стоимость проекта
На этапе планирования менеджеры проекта и заинтересованные стороны определяют бюджет проекта. Тщательно составленный бюджет помогает руководителям проектов сократить расходы, поскольку они точно знают, сколько они могут потратить на ресурсы. Кроме того, как только компания создаст успешные этапы управления проектами, она сможет повторно использовать процессы в будущих проектах.
Пример: Ваш руководитель проекта тратит часть дня на сравнение текущей стоимости проекта с бюджетом. Ежедневно просматривая эту информацию, они следят за тем, чтобы проект не превышал запланированный бюджет.
Владелец отеля также упомянул, что они могут быть заинтересованы в создании приложения для планшетов для горничных. Если они решат продолжить этот проект, у вашей команды уже будет базовый шаблон для работы.
Управление проектами поощряет командную работу
Сотрудничество имеет решающее значение для достижения целей в ходе проекта. Эффективная командная работа позволяет группам использовать сильные стороны каждого человека, делая рабочие процессы более эффективными.
Пример: Помимо вашей ежедневной встречи и встреч отдельных членов команды с вашим менеджером проекта, ваша команда проводит еженедельные встречи для обмена идеями. Во время этой сессии участники делятся новыми знаниями, которые могут оказаться полезными для остальных членов команды. Участники также ставят индивидуальные задачи, чтобы группа могла найти общее решение. Вы заканчиваете собрание тем, что каждый участник рассказывает об усилиях или успехах другого участника.
Связанный: Навыки работы в команде: определение и примеры
Управление проектами максимизирует ресурсы
Для компании крайне важно наилучшим образом использовать свои ресурсы, чтобы сократить время проекта и остаться в рамках бюджета. Ресурсы могут включать время или затраты проектной группы, такие как поездки, инструменты и материалы. Большая часть управления проектами определяет ресурсы, необходимые для завершения проекта, и формирует план их правильного использования. Завершая проект вовремя, члены команды могут быстро приступить к работе над другими проектами, что позволяет максимально использовать ресурсы компании.
Пример. Вы должны каждую неделю регистрировать свое количество часов в системе учета рабочего времени, где вы указываете, сколько часов вы потратили на каждую задачу. Затем система создает отчет, который ваш менеджер проекта просматривает в начале недели, чтобы определить, тратите ли вы нужное количество времени на каждую задачу и уложитесь ли проект в срок.
Связанный: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры
Управление проектами поощряет обучение
На заключительном этапе команды управления проектом анализируют проект. Они проводят постпроектные встречи, называемые ретроспективами, на которых обсуждают процесс, успехи и неудачи. Ретроспективы — идеальное время для членов команды, чтобы задокументировать свои сильные стороны и области, в которых они могут улучшиться.
Пример: Ваш руководитель проекта проводит совещание после того, как отель утвердит проект. Они начинают встречу, подчеркивая успехи и хваля отдельных членов команды. После этого они приглашают участников поделиться своим опытом и тем, что они узнали.
Вы описываете, как вы проделали большую работу, документируя свой процесс, чтобы другим было легко увидеть, что именно вы сделали и как вы это сделали. Однако процесс документирования занял больше времени, чем ожидалось, и в некоторых моментах вы чувствовали себя поспешными. В будущем вы планируете выделить время для документирования своей работы.
Управление проектами может помочь вам стать лучшим членом команды. Вы также приобретете ценные навыки, такие как работа в команде, тайм-менеджмент и общение. Узнав больше о том, почему ваша компания использует этот процесс, вы получите представление о целях вашей компании, чтобы вы могли согласовать свои цели и преуспеть в своей карьере.