В чем разница между счетом-фактурой и счетом? (Плюс другие транзакции)

28 декабря 2021 г.

Основные выводы:

• Счета и счета-фактуры, хотя часто используются взаимозаменяемо, имеют два разных значения. Счет может быть доставлен немедленно с ожидаемой быстрой оплатой взамен, тогда как счета-фактуры могут служить частью более крупной системы отслеживания запасов в интересах клиентов и предприятий.

• Основные различия между счетами и счетами-фактурами связаны с деталями продажи, типом документации, номерами заказов и условиями оплаты. Например, «чистый платеж 45» — это распространенная фраза, когда речь идет о счете, который необходимо оплатить в течение 45 дней.

• Дополнительные типы транзакционных квитанций могут включать квитанции о продажах, отчеты, оценки и отчеты о расходах.

Если ваша компания продает товары или услуги, она, скорее всего, использует либо счета, либо счета-фактуры для отслеживания и запроса платежей. В этой статье мы определяем термины «счет» и «счет», объясняем их различия и перечисляем другие распространенные типы квитанций о транзакциях, с которыми вы можете столкнуться.

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура служит документацией о продуктах и/или услугах, которые ваша компания предоставила клиенту. Счет-фактура — это тип счета, который включает подробный список тех продуктов или услуг, который показывает, сколько стоит каждый товар или услуга. Счет-фактура также включает общую сумму задолженности, дату платежа и любые дополнительные условия оплаты, такие как возможность ежемесячной оплаты вместо разового платежа.

Компании обычно рассылают счета для получения оплаты за продукты или услуги, которые они уже поставили своим клиентам. В этом случае клиент получил краткосрочный кредит от компании, с которой он вел дела, и ему необходимо будет оплатить свой счет в соответствии с условиями оплаты, указанными в счете, например, в течение 45 дней или «чистая 45».

Пример. Компания, предоставляющая клининговые услуги бизнесу, может выставить им счет за оказанные услуги после того, как они уже выполнили работу. Скорее всего, это будет подробный список услуг с индивидуальной стоимостью, а также варианты оплаты.

Подробнее: Что такое счет-фактура? Определение и цель

Что такое счет?

Счет обычно выставляется быстрее, чем счет-фактура: отправитель быстро выставляет счет, а также требует немедленной оплаты – обычно без выбора условий оплаты. В то время как некоторые предприятия могут называть то, что они отправляют клиентам, счетом, клиент может ссылаться на этот же элемент как на счет. Вы можете рассматривать счет как то, что отправляет компания, а счет как то, что получает клиент.

Пример: если вы едите в ресторане, вы получите счет за еду, а не счет-фактуру, прежде чем покинуть отель. Вы несете ответственность за оплату немедленно.

Счет против счета: ключевые отличия

Хотя термины «счет» и «счет» часто используются взаимозаменяемо, существуют заметные различия, в том числе в их использовании и получателях:

• Детали продажи: Счета обычно отправляются компаниями, требующими быстрой оплаты, такими как коммунальные услуги или интернет-провайдеры. Между тем, поставщики товаров или услуг обычно высылают счета-фактуры, в которых содержится подробная информация о том, что было произведено, кто приобрел это и условия оплаты.

• Тип документации: счета — это простые документы, в которых требуется немедленная оплата, тогда как счет-фактура может быть создан и отправлен в любое время в производственном процессе. Копии счетов-фактур часто включаются в пакеты при доставке продуктов, поэтому у клиента и компании есть надлежащая документация для целей отслеживания запасов.

• Номера заказов: счета могут не иметь никакого уникального номера заказа или транзакции, связанного с ними, но все счета-фактуры имеют. Это сделано для того, чтобы компании могли использовать его как часть своих систем отслеживания запасов, а также для ведения финансовой отчетности.

• Условия оплаты. В счетах обычно не указываются условия оплаты, но в счетах-фактурах они могут быть указаны. Счета-фактуры будут включать общую сумму задолженности, типы платежей, которые принимает продавец, и сколько времени покупатель должен будет заплатить.

Счет-фактура Подробная информация о продаже Может включать детали, но основное внимание уделяется оплате Включает то, что было произведено, кто приобрел и условия оплаты Тип документации Отправляется после производства или оказания услуг Отправляется в любое время в процессе производства Номера заказов Может не иметь уникального номера заказа Уникальный заказ номера, необходимые для отслеживания запасов Условия оплаты Обычно только немедленная оплата Обычно предлагается (например, 45 дней)

Другие виды транзакционных квитанций

Помимо счетов и счетов-фактур, вы можете увидеть следующие типы квитанций о транзакциях:

Квитанция продажи

Вы получаете товарный чек от компании после оплаты счета или счета в качестве доказательства оплаты. В товарном чеке должны быть указаны название компании, дата транзакции, товары или услуги, приобретенные по стоимости, и способ оплаты. Товарный чек может также включать имя покупателя, если это применимо, и подпись для подтверждения платежа. Предприятия, основанные на продуктах, могут указывать информацию о своей компании в своих квитанциях о продажах, чтобы клиенты могли легко с ними связаться.

Заявление

Выписка — это то, что клиент может запросить у компании, чтобы определить статус своей учетной записи. Это может включать прошлые сделки купли-продажи, кредиты или платежи. Компании обычно отправляют периодические отчеты клиентам, у которых есть график платежей, чтобы они знали, сколько они еще должны за свою покупку.

Оценивать

Когда клиенту нужен бизнес для предоставления услуг или бизнес-партнеров с поставщиком, получатели обычно запрашивают оценку того, на что они могут рассчитывать заплатить. Это поможет вам правильно составить бюджет, и вы можете получить несколько оценок, чтобы сравнить цены, прежде чем выбрать, кого нанять. Оценка отличается от предложения тем, что предложение представляет собой согласованную и фиксированную цену на продукты или услуги, в то время как оценка является приблизительной и может меняться в зависимости от нескольких факторов.

Отчет о затратах

Вы можете использовать отчеты о расходах, когда сотруднику необходимо заплатить за товары из своего кармана, а затем получить компенсацию от своего работодателя. Например, если вы отвечаете за организацию и оплату своих деловых поездок или топлива для встреч с клиентами, вам обычно необходимо предоставить квитанции и отчет о расходах до возмещения расходов.