В чем разница между файлами CSV и Excel (XLS)?

Предприятия часто используют программное обеспечение для работы с электронными таблицами для создания бюджетов и сортировки важных данных, таких как платежная ведомость, доходы и расходы. Два наиболее распространенных варианта электронных таблиц включают файлы CSV (значения, разделенные запятыми) и файлы Excel (XLS). Хотя эти две программы имеют много общего, между ними есть некоторые важные ключевые различия, которые необходимо понимать. В этой статье мы обсудим различия между файлами CSV и XLS и то, как лучше всего использовать каждый из них.

CSV вариант №

CSV означает значения, разделенные запятыми, и представляет собой формат файла, который содержит простые текстовые записи и запятые. Файл CSV одновременно прост и универсален, требует меньше памяти и может быть открыт большинством текстовых редакторов, текстовых процессоров и большинства программ для работы с электронными таблицами. Файлы CSV часто чувствительны к региональным настройкам компьютера и могут случайно неправильно прочитать запятую, которая используется для разделения определенных элементов. Вы можете исправить это, переименовав расширение в .txt из .csv и открыв его в текстовом редакторе.

.XLS вариант №

Файл XLS — это специальный файл электронной таблицы для Microsoft Excel. Это проприетарное расширение файла открывается только с программным обеспечением Microsoft Excel, но Google Docs и другие текстовые процессоры также могут открывать файлы XLS. Файлы XLS часто имеют формат .xls или .xlsx, в зависимости от используемой версии Microsoft Word.

Когда вы сохраняете файл в Excel, текстовый редактор не может открыть его, как файл CSV. Файлы XLS также могут хранить несколько листов и тысячи строк информации в одном файле, что делает расширение файла более подходящим для складских, бухгалтерских и других бизнес-приложений.

CSV против XLS

Между файлами CSV и XLS есть некоторые ключевые различия. У каждого есть свои приложения для бизнеса и личного использования, но есть ограничения для обоих, которые могут помешать вам использовать их в определенных приложениях. Вот некоторые ключевые различия между ними:

1. Использование памяти

С памятью файлы CSV потребляют гораздо меньше системной памяти, чем их аналоги. Это означает, что файлы CSV могут открываться и сохраняться быстрее, загружаться быстрее и занимать меньше места на физическом жестком диске. Файлы XLS используют больше памяти и требуют определенных программ или приложений для открытия и редактирования, что также использует больше памяти и места на физическом диске.

2. Редактирование и сохранение

Одним из самых больших преимуществ файлов CSV является то, что их можно открывать с помощью простого текстового редактора или другой программы. Файлы CSV не требуют проприетарного программного обеспечения или приложений для открытия, редактирования и сохранения. Однако файлы XLS выполняются с помощью Microsoft Excel, и расширения .xls и .xlsx могут помочь вам идентифицировать такие файлы.

Файлы XLS могут выполняться с другим программным обеспечением, таким как:

• Гугл документы

• Открытый офис

• Расширение Google Chrome

• Программа просмотра Excel

• Листы Зохо

• Офис WPS

• DocsPal

3. Кодирование VBA

VBA, или визуальное базовое приложение, является проприетарным языком программирования в файлах XLS и обычно не совместим с файлами CSV. Этот язык программирования позволяет файлам Excel выполнять автоматизированные задачи и математические функции.

4. Настройка и интеграция

Файлы XLS могут быть более настраиваемыми, чем файлы CSV, а также содержат инструменты интеграции для стороннего программного обеспечения. CSV не предлагает никакой настройки или интеграции и служит только простым редактором.

5. Преобразование файлов

С помощью Microsoft Excel вы можете конвертировать файлы CSV в XLS или XLS в CSV. CSV — это необработанные данные, но иногда они необходимы при отправке больших файлов или для определенных приложений. Документы Google также предлагают аналогичную функцию, позволяя пользователям сохранять электронные таблицы в виде файлов .xlsx, .pdf, .html и .tsv.

6. Эстетика

Помимо функциональности, эти два файла также отличаются своей эстетикой. Листы Excel или файлы XLS часто более приятны для глаз, они более организованы и содержат инструменты для настройки макета, цветовых схем и других функций листа Excel. Файлы CSV представляют собой простые текстовые документы и, как следствие, более простые, чем файлы XLS.

7. Большие наборы данных

Чтение больших наборов данных проще и эффективнее с файлами XLS из-за функций настройки, которые предлагает формат файла. Вы можете выбирать, перемещать, копировать, вставлять и редактировать отдельные ячейки или наборы ячеек. В файлах CSV это невозможно.

8. Графики и диаграммы

Файлы XLS поддерживают добавление диаграмм и графиков в файл, тогда как файлы CSV предлагают только простое текстовое представление данных.

9. Инструменты для совместной работы

Файлы XLS обеспечивают совместную работу в режиме реального времени через облачное хранилище и приложения. Например, вы можете редактировать лист Google в режиме реального времени через Google Диск или лист Excel через Microsoft OneDrive. Файлы CSV не обеспечивают такой совместимости, и их необходимо отправлять по отдельности и открывать для редактирования.

Кто использует файлы XLS и CSV?

И предприятия, и частные лица используют каждый формат файла для различных целей. Вот несколько примеров:

• Фрилансеры: фрилансеры часто используют эти типы файлов для хранения информации о выставлении счетов и платежах, чтобы лучше организовать финансовые данные.

• Малый бизнес. Малый бизнес также использует таблицы Excel и CSV-файлы для финансовых нужд, в том числе для прогнозирования доходов и ежемесячного просмотра доходов.

• Исследователи данных: файлы XLS предлагают комплексное представление данных и множество настраиваемых инструментов данных для прогнозов и другой информации.

• Бухгалтеры: некоторые бухгалтеры могут использовать листы XLS или CSV для отслеживания расходов и доходов.

Когда следует использовать эти файлы?

Есть определенные случаи, когда один формат файла может быть лучше для использования, чем другой. Вот некоторые из лучших способов использования каждого из них:

XLS

Формат XLS полезен по-разному, но чаще всего для:

• При организации больших наборов данных

• Когда вам нужна совместная работа в режиме реального времени

• Когда вам нужно использовать диаграммы и графики

• Представление визуальных данных в простом формате

• Использование специальных функций Excel

CSV

Формат CSV лучше всего использовать для:

• Когда нужно открыть один и тот же файл на разных компьютерах

• Когда вы не заботитесь о форматировании, макете или визуальных эффектах

• Если у вас нет Microsoft Excel или другой программы для работы с электронными таблицами

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.