Узнайте о том, как стать организатором мероприятий

10 декабря 2019 г.

Чем занимается организатор мероприятий?

Организатор мероприятий, также известный как координатор мероприятий или специалист по мероприятиям, является профессионалом, ответственным за организацию и координацию встреч и специальных мероприятий, таких как церемонии, вечеринки, свадьбы, корпоративные собрания и сбор средств. Они управляют бюджетом, выбирают даты, находят места и организуют размещение и транспорт для гостей мероприятия. Конкретные задачи планировщика мероприятий варьируются в зависимости от нескольких факторов, таких как размер и тип мероприятия, а также образование и опыт организатора. Другие обязанности, которые выполняет организатор мероприятий, включают:

• Встреча с клиентами для понимания цели мероприятия

• Планирование масштаба мероприятия, включая стоимость, время, место и программу

• Проверка мест на предмет соответствия требованиям клиента

• Общение с персоналом на месте для согласования деталей

• Мониторинг мероприятия, чтобы убедиться, что клиент и гости мероприятия довольны

• Проверка счетов за мероприятие и утверждение оплаты

Средняя зарплата

Зарплата организатора мероприятий будет варьироваться в зависимости от таких факторов, как размер и тип их организации, их местоположение и уровень их опыта.

• Обычная зарплата в США: $15,60 в час

• Некоторые зарплаты варьируются от 7,25 до 42,60 долларов в час.

Требования к организатору мероприятий

Карьерный путь для организаторов мероприятий включает в себя сочетание следующего:

Образование

Чтобы стать организатором мероприятий, вам, как правило, потребуется степень бакалавра в области бизнеса, коммуникаций, связей с общественностью, маркетинга или гостиничного менеджмента. Лица без степени могут претендовать на должность начального уровня, но они должны иметь не менее одного-двух лет опыта работы в этой области.

Повышение квалификации

Многие компании отдают предпочтение кандидатам, прошедшим формальное обучение. Организатор мероприятий часто проходит обучение на предыдущей должности. Обучение может включать в себя слежку за старшим организатором мероприятий и выполнение своих обязанностей под наблюдением до тех пор, пока они не почувствуют себя комфортно, выполняя задачи самостоятельно.

Многие колледжи и университеты также предлагают учебные программы по планированию мероприятий. Эти учебные программы могут занять от двух до четырех лет обучения и обычно включают в себя как лекции, так и практическую работу по планированию мероприятий.

Сертификаты

Многие организаторы мероприятий специализируются на определенных типах мероприятий, таких как конгрессы, свадьбы или вечеринки. Какой бы ни была их специализация, организаторы мероприятий могут отличиться, получив профессиональную сертификацию. Вот некоторые из наиболее распространенных сертификатов для этой профессии:

Сертифицированный специалист по специальным мероприятиям (CSEP)

Предложенная Международной ассоциацией живых мероприятий (ILEA) награда CSEP присуждается профессионалам в области организации мероприятий, которые успешно продемонстрировали способности, знания и навыки, необходимые для выполнения всех элементов специального мероприятия. Чтобы получить этот сертификат, кандидаты должны иметь не менее трех лет опыта в области планирования мероприятий и сдать экзамен CSEP.

Сертифицированный специалист по проведению совещаний (CMP)

Это звание, предложенное Советом индустрии мероприятий (EIC), присваивается организаторам мероприятий, которые специализируются на организации встреч и конференций. Кандидаты в CMP должны сдать письменный экзамен по управлению собраниями.

Сертифицированный специалист в области кейтеринга и организации мероприятий (CPCE)

Сертификация CPCE, организованная Национальной ассоциацией общественного питания и мероприятий (NACE), является признанной на национальном уровне программой, призванной предоставить организаторам мероприятий возможность зарекомендовать себя в качестве экспертов в сфере гостеприимства, общественного питания и мероприятий. Чтобы получить сертификат CPCE, кандидаты должны пройти программу обучения и сдать экзамен.

Сертифицированный специалист по встречам с государственными органами (CGMP)

Сертификация CGMP, разработанная Высшей школой Министерства сельского хозяйства США и Обществом специалистов по проведению правительственных встреч (SGMP), предназначена для поставщиков и проектировщиков, чья работа регулируется федеральным правительством. Это считается высшим званием, доступным для профессионалов, организующих правительственные заседания.

Сертифицированный специалист по конференциям и мероприятиям (CCEP)

Предложенное Американским обществом руководителей ассоциаций (ASAE) обозначение CCEP доступно для профессионалов, которые хотят получить навыки, необходимые для более эффективного управления своей организацией. Чтобы получить этот сертификат, кандидаты должны иметь не менее двух лет опыта работы на полной ставке, иметь степень бакалавра или магистра в области, связанной с коллегиальными мероприятиями или конференциями, подать заявление и резюме и пройти программу CCEP.

Навыки и умения

Вот некоторые полезные навыки, которые понадобятся организатору мероприятий, чтобы добиться успеха в своей карьере:

Внимание к детали

Организатор мероприятия должен уметь определять и исправлять мельчайшие детали, включая правильное написание имен и диетические предпочтения гостей.

Организация

Организаторы мероприятий должны быть высокоорганизованными. Они должны иметь возможность отслеживать многочисленные задачи, поставщиков и списки дел, сохраняя при этом своих клиентов довольными.

Сеть

Поскольку индустрия мероприятий в значительной степени управляется людьми и основана на отношениях, организаторам мероприятий нужна большая сеть различных специалистов по организации мероприятий, таких как фотографы, поставщики общественного питания и музыкальные группы. Организаторы регулярно обращаются к этой сети, чтобы сделать свои мероприятия более запоминающимися для своих клиентов.

Коммуникация

Организаторам мероприятий нужны сильные навыки слушания и разговорной речи. Они должны быть в состоянии понять, о чем просят их клиенты, и поделиться своими идеями и рекомендациями.

Креативность

Креативность имеет важное значение при планировании мероприятия, поскольку работа включает в себя такие обязанности, как разработка уникальной темы для свадьбы и создание доступного решения по декорированию, которое соответствует небольшому бюджету.

Межличностный

Планировщикам мероприятий должно быть удобно устанавливать и поддерживать отношения с поставщиками, что поможет сделать операции более плавными при планировании будущих мероприятий.

Решение проблем

События часто проходят по строгому расписанию, но непредвиденных ситуаций не избежать. Организаторы мероприятий должны быть находчивыми и гибкими, чтобы принимать быстрые решения.

Рабочая среда организатора мероприятий

Для выполнения административных обязанностей, таких как бронирование гостиниц, резервирование мест проведения мероприятий и планирование встреч с клиентами, организаторы мероприятий обычно работают вне офиса. Например, организаторы мероприятий, работающие в крупных отелях или конференц-центрах, могут работать с несколькими другими организаторами мероприятий в большом рабочем пространстве, регистрируя гостей мероприятия и отвечая на телефонные звонки. По мере приближения даты мероприятия организаторы мероприятий могут работать долгие часы, включая вечера и выходные. В зависимости от количества мероприятий, за которые отвечает их работодатель, организаторам мероприятий иногда может потребоваться работать в быстром темпе.

Организаторы мероприятий, организующие крупные мероприятия, такие как кинопоказы, ежегодные конференции, национальные съезды или региональные ярмарки вакансий, могут выезжать на место работы клиента для обсуждения требований. Например, организаторы мероприятий могут посетить клиента в штаб-квартире клиента, чтобы получить список гостей, даты и часы проведения мероприятия, а также имена и контактную информацию основных докладчиков.

Как стать организатором мероприятий

Вот наиболее распространенные шаги, которым нужно следовать, чтобы стать успешным организатором мероприятий:

1. Получите степень бакалавра

Хотя степень бакалавра не всегда требуется, она может помочь начинающему организатору мероприятий получить более продвинутую должность и вести переговоры о более высокой заработной плате. Соответствующие специальности включают маркетинг и гостиничный менеджмент.

2. Получите опыт работы

Потенциальные организаторы мероприятий могут войти в индустрию мероприятий, начав с позиции начального уровня в смежной области. Они также могут искать возможности подработки у профессионального организатора мероприятий, чтобы узнать, каково это работать за кулисами на мероприятиях.

3. Выберите специализацию

Организаторы мероприятий могут специализироваться на определенном типе мероприятий, особенно если они хотят начать свой собственный бизнес. Вы можете выбрать специальность, такую ​​как дни рождения, свадьбы, конференции, деловые встречи, мероприятия в торговом центре, сбор средств и корпоративные выезды.

4. Получите сертификат

Сертификаты по планированию мероприятий могут помочь организаторам мероприятий произвести впечатление на потенциальных работодателей. Содержание сертификационных экзаменов может варьироваться в зависимости от области планирования мероприятия. Каждая сертификация предъявляет разные требования, но в большинстве случаев организаторы мероприятий должны пройти программу обучения, получить определенное количество лет опыта и сдать сертификационные экзамены.

5. Присоединяйтесь к профессиональной организации

Вступление в профессиональную организацию помогает новым организаторам мероприятий наладить важные связи и расширить свои возможности трудоустройства. Это также может привести к другим полезным ресурсам, включая варианты непрерывного образования.

6. Стремитесь к карьерному росту

По мере того, как организаторы мероприятий приобретают опыт работы, они могут продвигаться по карьерной лестнице, становясь менеджерами встреч, координаторами программ или руководителями встреч. Они также могут решить перейти из небольшой организации в более крупную компанию с лучшими карьерными возможностями или даже начать свой собственный бизнес по планированию мероприятий.

Пример должностной инструкции планировщика мероприятий

В настоящее время мы ищем талантливого и целеустремленного организатора мероприятий для управления нашими небольшими мероприятиями. Организатор мероприятия будет нести ответственность за каждую часть подготовки к мероприятию, такую ​​как утверждение меню, выбор мест, создание планов рассадки и оценка успеха после мероприятия. Идеальный кандидат хорошо организован и обладает практическими знаниями в области управления поставщиками. Внимание к деталям и отличные коммуникативные навыки необходимы для этой роли, поскольку успех нашей компании зависит от удовлетворения индивидуальных требований наших клиентов.

Связанные карьеры

Вот список профессий, которые включают в себя многие из тех же обязанностей и навыков, что и организатор мероприятий.