Узнайте о том, как быть офисным клерком

Что делает офисный клерк?

Офисный клерк — это административный специалист, который выполняет множество общих офисных задач, таких как набор документов, ответ на телефонные звонки, ведение записей и ввод данных. Конкретные обязанности варьируются в зависимости от потребностей работодателя. Например, офисный клерк, работающий в школе, может обрабатывать заявления учащихся и отвечать на вопросы о приеме, в то время как офисный клерк, работающий в больнице, может обрабатывать платежную информацию и вести систему хранения записей о пациентах.

Дополнительные обязанности могут включать:

• Выполнение основных бухгалтерских и банковских операций.

• Подготовка повесток для собраний, участие в собраниях и ведение протоколов.

• Эксплуатация и техническое обслуживание офисного оборудования, такого как компьютеры, принтеры, копировальные аппараты и факсимильные аппараты. Устранение технических неполадок с оргтехникой и обращение в сервисную службу по мере необходимости.

• Направление телефонных звонков соответствующим сотрудникам и прием сообщений.

• Общение с коллегами для ответов на запросы клиентов и ответов на вопросы или жалобы по телефону или электронной почте.

• Ведение инвентаризации канцелярских товаров и пополнение запасов по мере необходимости.

Типичная зарплата

Вот средняя зарплата офисных клерков в США, а также самая низкая и самая высокая почасовая оплата, указанные на сайте Indeed.com:

• Обычная зарплата в США $13,10 в час

• Некоторые зарплаты варьируются от 7,25 до 25,60 долларов в час.

Требования к офисному работнику

Чтобы стать офисным клерком, кандидаты должны соответствовать образовательным требованиям и иметь базовые офисные навыки. Для некоторых вакансий также может потребоваться опыт работы с клиентами.

Образование

Диплом средней школы обычно требуется, чтобы стать офисным клерком. Начинающие клерки могут получить необходимые навыки, пройдя курсы средней школы по обработке текстов или Excel. Кандидаты без аттестата средней школы или его эквивалента могут по-прежнему рассматриваться на должности офисных клерков, если у них есть предыдущий канцелярский опыт. Начинающие клерки также могут получить степень младшего специалиста в области прикладных наук в области управления бизнесом, где они изучат такие темы, как управление базами данных, управление записями и деловое общение.

Повышение квалификации

Большинство обязанностей офисного клерка изучаются во время обучения на рабочем месте. После приема на работу офисных служащих обучают лучшим практикам компании, телефонному этикету и необходимым компьютерным приложениям и программному обеспечению. Они также учатся пользоваться телефонными системами и офисным оборудованием, таким как копировальные аппараты и факсимильные аппараты.

Сертификаты

Общие программы сертификации офисных служащих часто предлагаются через общественные колледжи. Эти программы обучают деловым навыкам и основным офисным навыкам, необходимым для того, чтобы стать офисным клерком. Начинающие клерки узнают, как работать с программным обеспечением для обработки текстов, электронными таблицами и компьютерными операционными системами. Они также изучают основные офисные навыки, такие как работа на клавиатуре. Сертификат общего офисного клерка демонстрирует, что заявитель обладает всеми необходимыми навыками для работы в качестве офисного клерка. Получение сертификата может быть особенно полезным для кандидатов, у которых нет предшествующего канцелярского опыта.

Навыки и умения

Офисным служащим необходимо многозадачность, работа с общественностью и сотрудничать с коллегами. Вот некоторые ключевые навыки, которые необходимы офисным клеркам для эффективного выполнения задач:

Тайм-менеджмент

У офисных клерков есть множество задач, которые могут меняться изо дня в день. Они должны уметь расставлять приоритеты в задачах, эффективно работать и планировать свое расписание. Им может быть назначен крайний срок для определенных задач, и им необходимо соответствующим образом управлять своим временем.

Внимание к детали

Офисным служащим необходимо уделять большое внимание деталям, чтобы точно вводить данные, составлять счета и хранить информацию.

Навыки письменного и устного общения

Офисным служащим нужны хорошие навыки письма для составления электронных писем, писем и счетов. От них может потребоваться предоставление общей информации, ответы на вопросы, четкое изложение информации и вежливый и профессиональный ответ на запросы.

Обслуживание клиентов

Поскольку офисные служащие часто работают с населением, им необходимо знать, как оценивать потребности клиентов и обеспечивать обслуживание клиентов.

Навыки работы с компьютером

Навыки эффективного набора текста, знакомство с программным обеспечением для обработки текстов и знание того, как использовать электронные таблицы, — все это необходимо для выполнения обязанностей офисного клерка.

Гибкость и адаптивность

Офисные служащие могут выполнять множество различных задач, и их обязанности могут меняться ежедневно в зависимости от потребностей работодателя. Для них важно уметь приспосабливаться к требованиям своего рабочего места.

Условия работы офисного клерка

Офисные клерки работают в офисе, чаще всего сидя за столом перед компьютером. Они могут быть трудоустроены на полную или частичную занятость. Офисные служащие работают в самых разных отраслях, включая здравоохранение, образовательные услуги, управление персоналом и общие административные службы поддержки, а также технические или профессиональные услуги.

Как стать офисным служащим

Поскольку большая часть обучения навыкам для этой должности происходит после того, как офисный клерк нанят, есть несколько шагов, которые необходимо предпринять, прежде чем подать заявку на работу в качестве офисного клерка. После подачи заявления и приема на работу офисный клерк должен будет пройти обучение на рабочем месте. Вот шаги, необходимые для того, чтобы стать офисным клерком:

1. Окончить среднюю школу

Как правило, вам нужен диплом средней школы, чтобы стать офисным клерком. Начинающие клерки должны посещать занятия по компьютерным навыкам и офисной практике, если средняя школа предлагает их.

2. Пройдите сертификационный курс

Начинающие клерки могут рассмотреть возможность прохождения курса общей офисной практики, компьютерной грамотности и общих компьютерных приложений, таких как обработка текстов и электронные таблицы. Хотя прохождение сертификационного курса не является обязательным, добровольное прохождение курса поможет начинающим клеркам приобрести навыки, необходимые для работы. Программы сертификации офисных клерков обычно доступны в профессионально-технических училищах или общественных колледжах.

3. Подать заявку на должность офисного клерка

Кандидаты должны искать компании с открытыми вакансиями офисных клерков и следовать инструкциям при подаче резюме и сопроводительных писем.

4. Пройдите обучение на рабочем месте

Помимо основных офисных навыков, таких как набор текста, обработка текстов и хороший телефонный этикет, офисные служащие обучаются выполнению конкретных задач и изучают методы работы компании. Например, если компания использует базу данных или программное обеспечение для бухгалтерского учета, работодатель будет обучать офисных служащих, чтобы они могли эффективно использовать базу данных.

Образец должностной инструкции офис-менеджера

Экологический Альянс немедленно открывает вакансию офисного клерка на полную ставку в нашу административную команду. Кандидаты будут поддерживать нашего офис-менеджера, отвечая на телефонные звонки, отвечая на общие вопросы по электронной почте, составляя письма и счета-фактуры, подавая документы и вводя данные. Дополнительные обязанности включают поддержку расчета заработной платы и различные административные задачи.

Желаемые навыки включают сильные навыки межличностного общения и обслуживания клиентов. Предпочтение отдается кандидатам, имеющим опыт работы с Microsoft Word, Excel и Outlook. Предыдущий опыт работы в делопроизводстве приветствуется; тем не менее, мы готовы обучить подходящего кандидата.

Связанные карьеры

Тем, кто рассматривает возможность карьеры офисного клерка, также могут быть интересны следующие вакансии: