Узнайте о главных бухгалтерских книгах |
22 февраля 2021 г.
Умение сбалансировать бюджет имеет важное значение для успеха любого бизнеса. Это включает в себя разумное принятие финансовых решений и организованное ведение записей для отслеживания дебета и кредита для каждого отдельного счета. Компании отслеживают эту финансовую информацию с помощью инструмента, называемого главной бухгалтерской книгой, иногда состоящего из множества небольших отдельных бухгалтерских книг. В этой статье мы делимся полезной информацией о том, что такое главные бухгалтерские книги, почему они важны, как их использовать в учете с двойной записью, а также примером бухгалтерской проводки.
Что такое общие бухгалтерские книги?
Главные бухгалтерские книги — это системы ведения финансового учета, в которых хранятся финансовые данные компании, часто учитывающие множество небольших отдельных счетов. Главные бухгалтерские книги включают запись каждой отдельной финансовой операции в истории компании и организованы в виде балансовых счетов и счетов отчета о прибылях и убытках. Бухгалтерский баланс включает собственный капитал, активы и обязательства компании. Счета отчета о прибылях и убытках включают прибыли, убытки, доходы и расходы компании. Когда конкретный счет требует обширной подробной информации, может использоваться вспомогательная книга. Например, дебиторская задолженность часто содержит обширную информацию о кредитах и продажах, для чего требуется дочерняя компания.
Балансировка бюджета компании требует, чтобы все дебетовые суммы для данной транзакции в бухгалтерской книге были равны кредитовым суммам. Пробные балансы — это внутренние отчеты, используемые для подтверждения точности и сообщения об ошибке, когда два баланса не равны. Бухгалтеры ранее заполняли этот отчет вручную, но современное бухгалтерское программное обеспечение теперь заполняет его в электронном виде, автоматически корректируя любые ошибки. Этот скорректированный пробный баланс затем используется для создания рутинных финансовых отчетов компании, которые по мере необходимости передаются внутренним и внешним заинтересованным сторонам.
Бухгалтерский счет каждой компании имеет индивидуальный идентификационный номер. Это может варьироваться от трехзначного числа до более сложного числа, которое представляет каждый из вспомогательных счетов главной книги. Организационно в главной книге перечислены счета, суммированные в балансовом отчете, за которыми следуют счета, суммированные в отчете о прибылях и убытках.
Почему главные бухгалтерские книги важны
Главные бухгалтерские книги важны по целому ряду причин, но в основном потому, что они поддерживают финансовое благополучие компании. Без бухгалтерской книги компания не может точно отслеживать свои доходы, расходы, активы или обязательства и, следовательно, не может принимать обоснованные решения о расходах, инвестициях или корректировке своей деятельности. финансовая стратегия. Точное ведение записей может упростить финансовую отчетность и подачу налоговых деклараций. Главные бухгалтерские книги также служат для предотвращения или прекращения мошеннических или необычных транзакций.
Главные бухгалтерские книги также ценны как организационный инструмент для поддержки эффективного и честного общения с финансовыми аналитиками, инвесторами, акционерами и другими заинтересованными сторонами. Индекс плана счетов в главной книге объединяет все финансовые операции за определенный период в соответствующие подкатегории. План счетов следует тому же формату, что и другие финансовые отчеты: сначала балансовый отчет, а затем отчет о прибылях и убытках. Счет активов в балансовом отчете может включать такие подкатегории, как денежные средства, имущество или инвентарь. Подкатегории обязательств, также включенные в баланс, могут включать кредиторскую задолженность, расходы на заработную плату или кредитную карту компании.
Как использовать главные бухгалтерские книги с двойной записью
Двойная бухгалтерия — это система, предназначенная для ведения точного финансового учета и выявления ошибок. Он работает, гарантируя, что любая запись дебетового счета компенсируется эквивалентной записью кредитного счета, поэтому сумма всех дебетов равна сумме всех кредитов. Он требует ввода каждой финансовой операции как минимум на двух счетах. Эта система, иногда называемая Т-счетом, организована по формуле, известной как бухгалтерское уравнение, которая выглядит следующим образом:
Активы = обязательства + собственный капитал
Для целей этой формулы активы относятся ко всему ценному, чем владеет компания. Это могут быть денежные средства, недвижимость, оборудование или нематериальные активы, такие как патенты или авторские права. Обязательства относятся ко всему, что компания должна кому-то другому. Это может включать краткосрочные расходы на заработную плату, кредиторскую задолженность перед клиентами или долгосрочные кредиты финансовому учреждению. Собственный капитал относится к сумме, которую владелец компании вложил в компанию, плюс или минус ее соответствующие прибыли или убытки. Чтобы использовать главную книгу для облегчения двойного учета, компании могут выполнить следующие шаги:
Настройте сам реестр
Список всех дебетовых и кредитовых операций на соответствующих счетах
Создавайте системы для подтверждения
1. Настройте сам реестр
Сначала вам нужно создать и организовать свою бухгалтерскую книгу. Транзакции с двойной записью, иногда называемые журнальными записями, организованы с дебетовыми записями с левой стороны и кредитовыми записями с правой стороны. Главная книга — это организационный инструмент, облегчающий процесс уравновешивания двойной бухгалтерии.
2. Перечислите все дебетовые и кредитовые операции на соответствующих счетах.
Вы должны записывать каждую транзакцию в кредитные и дебетовые счета. Например, если владелец малого бизнеса вкладывает в компанию 50 000 долларов собственных денег, это считается списанием денежных средств, что увеличивает активы компании и должно быть занесено в дебетовый счет. Это также кредит на собственный капитал, увеличивающий долю владельца в компании, и его также следует учитывать на счете кредитов.
3. Создайте системы для подтверждения
Хотя современное бухгалтерское программное обеспечение имеет механизмы для автоматического завершения этого процесса, бухгалтер или контролер компании может захотеть просмотреть документы вручную. Это может помочь выявить любые ошибки, позволяя компаниям вносить исправления перед заполнением финансовых отчетов или передачей информации внешним сторонам.
Пример записи в Главной книге
Вот пример того, как система двойной записи работает в главной книге:
Музыкальная студия занимает 120 000 долларов на покупку нового звукозаписывающего и инженерного оборудования перед своим торжественным открытием. Чтобы учесть эти расходы, студия должна внести их в свою главную бухгалтерскую книгу. Поскольку студия приобрела новое оборудование в кредит, 120 000 долларов должны быть зачислены на ее кредитный счет в качестве расходов. Поскольку новое оборудование считается активом, оно также должно быть занесено по дебету в его счет основных средств. Эквивалентная запись в двух счетах приводит к сбалансированному бюджету.