Уставные примеры сотрудников и советы для руководства

8 июля 2021 г.

Как менеджер, вы можете нести ответственность за надзор за множеством разных сотрудников, в зависимости от вашей отрасли и отдела. У IRS есть несколько различных обозначений для сотрудников для точных процессов удержания налогов, и одно обозначение является штатным сотрудником. Понимание того, что такое обозначение этого сотрудника, может сделать вас более информированным менеджером и помочь вам лучше контролировать и поддерживать этих сотрудников. В этой статье мы определяем, что такое штатный сотрудник, приводим несколько примеров штатных сотрудников, приводим советы по эффективному управлению штатными сотрудниками и отвечаем на некоторые часто задаваемые вопросы, чтобы помочь вам узнать больше об этом назначении IRS.

Что такое штатный сотрудник?

Штатный сотрудник — это независимый подрядчик, которого организация рассматривает как сотрудника для целей удержания налога, когда он отвечает определенным условиям. Эти сотрудники выполняют работу для организации, используя собственные материалы, инструменты, оборудование и другие ресурсы организации. Работодатели удерживают налоги Social Security и Medicare из заработной платы штатных сотрудников, если работа сотрудников соответствует следующим требованиям:

• В договоре на оказание услуг для работника указывается или подразумевается, что работник выполняет все услуги преимущественно самостоятельно.

• Сотрудник не вкладывает значительных средств в оборудование, инструменты, имущество или другие ресурсы для оказания услуг, за исключением транспортировки к месту работы и обратно.

• Работник оказывает одни и те же услуги на постоянной основе, а не единожды, для одного и того же работодателя или плательщика.

Эти сотрудники получают W-2 от своего работодателя и могут получать налоговые льготы, которые получают 1099 сотрудников (подрядчиков), например, налоговые вычеты на коммерческие расходы. В целях налогообложения штатный сотрудник рассматривается как сотрудник по налогам на социальное обеспечение и медицинскую помощь, также известным как налоги FICA, и рассматривается как независимый подрядчик, когда речь идет о подоходном налоге.

Примеры штатных сотрудников

Вот несколько примеров сотрудников, которые считаются штатными сотрудниками:

• Водитель: Вы можете нанять агента или водителя, работающего на комиссионной основе, который раздает безмолочные напитки, мясо, овощи, фрукты или хлебобулочные изделия, или того, кто забирает и доставляет вещи из прачечной или химчистки. Эти сотрудники, скорее всего, будут соответствовать установленному законом статусу сотрудников.

• Продавец страховых услуг: сотрудник, который занимается продажей страхования жизни на полную ставку и в основном продает договоры страхования жизни или аннуитета, или и то, и другое для одной компании, часто считается штатным сотрудником.

• Надомный работник: также известный как сдельщик или надомник, этот сотрудник работает дома, производя материалы или товары, которые ваша организация поставляет потребителям. Материалы или предметы должны быть возвращены вам или кому-то, кого вы назначите для извлечения этих предметов, и вы диктуете, как должна выполняться работа.

• Коммивояжер: если вы нанимаете на полную ставку коммивояжера или городского коммивояжера, основным видом деятельности которого являются продажи от имени вашей организации, то этот сотрудник, скорее всего, будет квалифицироваться как штатный сотрудник. Эти сотрудники передают заказы вашей организации от оптовых компаний, розничных продавцов, подрядчиков, отелей, курортов, ресторанов или других подобных компаний, которые затем перепродают эти товары или используют материалы для производства своих собственных товаров.

Советы по управлению штатными сотрудниками

Используйте следующие советы для настройки штатных сотрудников и управления ими, а также финансовых требований, связанных с наличием этих сотрудников:

Встреча со специалистом по налогам

Как менеджер, вы можете проконсультироваться с отделом кадров организации или налоговым бухгалтером, чтобы узнать больше о штатных сотрудниках и задать вопросы о правильном оформлении документов и соблюдении всех правил, касающихся смен, часов и типов работы.

Если ваша организация передает услуги по расчету заработной платы третьей стороне, вы также можете связаться с представителями этой службы, чтобы убедиться, что вы и ваш штатный сотрудник соблюдаете все правила.

Написать контракт

После найма законного сотрудника предоставьте контракт, в котором излагаются отношения между работником и работодателем и обязанности, которые вы оба несете в этих отношениях. Скорее всего, вы получите контракт от отдела кадров или отдела заработной платы вашей организации, но если вам нужно написать контракт самостоятельно, обязательно проконсультируйтесь с юристом для составления контракта.

Определить способ оплаты

При составлении контракта поработайте с сотрудником и вашим отделом кадров, чтобы определить, будете ли вы платить сотруднику за комиссию, за штуку или по другой системе. Как вы платите этому сотруднику, может зависеть от типа услуг, которые они предоставляют. Например, если вы нанимаете продавца в качестве штатного сотрудника, вы, скорее всего, будете платить ему комиссионные, что является обычной формой оплаты для продавцов. Если вы нанимаете надомного работника, вы можете платить ему за единицу продукции, которую он производит.

Убедитесь, что вы четко указали способ оплаты в договоре, чтобы и вы, и ваш сотрудник согласились с ним. Это может помочь установить доверие и понимание на раннем этапе профессиональных отношений.

Убедитесь, что удержали правильную сумму налогов

Если вы управляете налогами штатных сотрудников, установите систему, в которой вы удерживаете часть их заработной платы для учета налогов FICA и перечисляете их в IRS в течение года. Этот процесс позволяет вам платить постепенно, а не сразу. Проконсультируйтесь с правилами IRS в отношении штатных сотрудников или налогового специалиста, чтобы убедиться, что вы берете достаточно для уплаты налогов FICA.

Сообщите официальному сотруднику, что он удерживает налоги FICA

Поскольку по закону также необходимо платить часть налогов FICA, сообщите своему сотруднику, что он также должен откладывать деньги из каждой зарплаты для учета этих налогов. Это может помочь им избежать налогового счета, когда они идут подать свои налоги. Вы можете изложить эту идею в трудовом договоре, чтобы они рассмотрели его, прежде чем принять на работу, и убедились, что они понимают свою ответственность.

Управление сменами и рабочим временем сотрудников

Просмотрите налоговые кодексы IRS, чтобы убедиться, что вы даете своему официальному сотруднику только необходимое количество часов, чтобы соответствовать правилам. Одним из самых простых способов управления сменами и часами является использование инструмента планирования с отслеживанием времени и функцией контроля затрат на оплату труда. Это может помочь вам управлять графиком штатного сотрудника и отправлять эти часы для начисления заработной платы.

Часто задаваемые вопросы о штатных сотрудниках

Вот несколько часто задаваемых вопросов о штатных сотрудниках, которые помогут вам лучше понять это назначение:

Что такое законный неработающий?

Уставное лицо, не являющееся работником, — это еще одно налоговое обозначение от IRS, специально предназначенное для сотрудников, которые технически работают не по найму, но могут работать в организации. В эту категорию попадают только три типа профессионалов: прямые продавцы, лицензированные агенты по недвижимости и сопровождающие лица, не нанятые агентством по обслуживанию.

Какие документы нужны для приема на работу штатного сотрудника?

Если вы хотите нанять законного сотрудника для своей команды или организации, вы должны заключить с этим сотрудником контракт, в котором описываются рабочие отношения с точки зрения постоянных услуг, которые они будут предоставлять, ресурсов, которые ваша организация предоставит им для выполнения своих услуг и присвоение им статуса штатного служащего. Вы также можете включить список налогов, которые они должны платить в качестве штатного работника.

Хотя им не нужно заполнять форму W-4, они должны заполнить форму W-9 и указать свой идентификационный номер налогоплательщика.

Как платить штатному сотруднику и правильно удерживать налоги?

Вы можете платить штатным работникам в любой форме, например, комиссионными, за штуку или за услугу, независимо от налогового статуса. Как и независимые подрядчики, штатные сотрудники платят подоходный налог. Это означает, что они должны заполнить форму W-9 вместо формы W-4, которую заполняют обычные штатные сотрудники. В отличие от независимых подрядчиков, штатные сотрудники получают форму W-2, а не форму 1099.

Чтобы определить, должны ли вы удерживать налоги FICA, проверьте, соответствует ли работа сотрудника трем критериям: он оказывает услуги самостоятельно, использует ресурсы организации, а не свои собственные, и получает оплату от одного и того же лица за ту же услугу. В дополнение к налогам FICA вам также может потребоваться удержать налоги в соответствии с законодательством штата и города.

Каковы преимущества штатного служащего?

Вот некоторые преимущества штатного сотрудника:

• Штатные сотрудники должны платить только часть налогов FICA, в отличие от независимых подрядчиков, которые должны удерживать все требуемые налоги.

• Эти сотрудники подают Приложение С вместо Приложения А, что дает им право на более крупные налоговые вычеты.

• В определенных ситуациях штатные работники могут иметь право на получение страховки по безработице, если они потеряют работу.

Знание того, почему профессионалы могут захотеть работать с официальным назначением сотрудника, может помочь вам лучше поддерживать их во время их работы с вами.