Управление стоимостью проекта: что это такое и как его использовать

22 июля 2021 г.

Компании используют управление стоимостью проекта для надзора за бюджетом проекта. Этот инструмент помогает гарантировать, что они тратят деньги ответственно и имеют финансовые ресурсы для выполнения плана проекта. Эффективное управление стоимостью проекта — важный навык, который позволяет руководителю проекта или руководителю группы определять финансовую жизнеспособность своих проектов. В этой статье мы обсудим, что такое управление стоимостью проекта, как его рассчитать, чем оно отличается от оценки стоимости проекта, а также преимущества каждого из них.

Что такое управление стоимостью проекта?

Управление стоимостью проекта — это процесс оценки затрат до и во время проекта. Это позволяет компании принимать обоснованные финансовые решения, определяя, оправдывают ли преимущества предлагаемого плана его прогнозируемые затраты. Этот инструмент также позволяет менеджерам заранее принимать решения, поскольку актуальный бюджетный прогноз может помочь им внести коррективы в свой план проекта.

Что такое стоимость проекта?

Есть много затрат, связанных с завершением проекта. Существуют прямые затраты, которые связаны с производством вашего товара или услуги, и косвенные затраты, которые представляют собой непредвиденные расходы, связанные с поддержанием вашего бизнеса в рабочем состоянии. Отрасль и тип проекта также влияют на эти прогнозы. Общие элементы, которые следует учитывать при расчетах, включают:

Имущество

Это косвенные расходы, которые относятся к пространствам, которые вы и ваша команда используете для работы над проектом. Примите во внимание любые офисные и производственные помещения, в которых нуждается проектная группа. Затраты на недвижимость, как правило, являются фиксированной ценой, то есть они вряд ли изменятся, хотя проект, требующий расширения, может изменить бюджет.

Материалы

Проекты обычно включают в себя сырье и производственные материалы, которые являются прямыми затратами. Сырье, такое как древесина, сталь или ткань, обычно составляет основу производственных проектов. Производственные материалы, такие как машинные смазки или клеи, также являются частью производства. Если для вашего проекта требуются сырьевые или производственные материалы, включите их в смету расходов. В качестве прямых затрат они могут масштабироваться в зависимости от размера проекта, при этом увеличение размеров закупок снижает удельные затраты.

Часы работы персонала

Расходы на персонал — это прямые затраты, которые часто составляют значительную часть бюджета проекта. Чем больше человеко-часов занято проектом, тем дороже становится этот проект. При расчете расходов на персонал важно учитывать как почасовую, так и пропорциональную заработную плату прикрепленного персонала, чтобы проект оставался в рамках бюджетных ограничений.

Ресурсы

Все, что нужно вашим сотрудникам для выполнения своих задач, является важным ресурсом и влияет на стоимость проекта. Поставки могут быть прямыми или косвенными затратами. Например, компьютеры, которые разработчики программного обеспечения используют для создания программного обеспечения, являются прямыми затратами. Канцелярские принадлежности для канцелярской работы, такие как ручки или бумага для печати, являются общими косвенными затратами на ресурсы, поскольку они не вносят прямого вклада в производство.

Командировочные расходы

Вы можете накапливать эти расходы, если проект требует, чтобы один или несколько сотрудников находились в командировках или работали вне офиса. Командировочные расходы включают стоимость проезда, например, стоимость авиабилетов, а также любые расходы на проживание, которые требуются персоналу. Любые деньги, которые сотрудники тратят во время командировок, например ежедневные бюджеты или оплачиваемые обеды, также могут внести свой вклад в стоимость проекта. В большинстве случаев командировочные расходы являются косвенными расходами. Однако для некоторых проектов, основанных на услугах, где поездки необходимы для предоставления ваших услуг, они могут быть прямыми расходами.

Маркетинг

Многие проекты включают маркетинговые планы для представления разрабатываемого продукта или услуги общественности. Маркетинг помогает продукту или услуге добиться успеха, повышая интерес и осведомленность, что может привести к увеличению продаж. Инвестиции в каналы сбыта или рекламные агентства, которые являются косвенными затратами, могут помочь обеспечить финансовый успех проекта. Вы можете обосновать свой маркетинговый бюджет, спроецировав способность кампании охватить более широкую аудиторию и в конечном итоге увеличить продажи.

заключение контракта

Некоторые проекты требуют, чтобы ваша компания работала с внешними консультантами и подрядчиками. Эти эксперты предлагают советы или предоставляют услуги, которые вы не можете выполнить внутри компании. Учет затрат на заключение контрактов, которые могут быть прямыми или косвенными в зависимости от их отношения к производственному процессу, помогает обеспечить выполнение всех необходимых платежей. Например, наем подрядчика для ваших маркетинговых усилий будет косвенными затратами, а наем подрядчика по компьютерному программированию для помощи в создании нового приложения будет прямыми затратами. Это позволяет вам поддерживать хорошие отношения с вашими подрядчиками.

Страхование

Положения или правила компании могут требовать страховых полисов по проекту для снижения ответственности. Вы также можете добавить дополнительные планы для дополнительной защиты от потенциальных убытков. Любые страховые взносы учитываются при анализе стоимости проекта как косвенные затраты, как и любые франшизы. Может быть полезно заложить в бюджет максимальную франшизу, которую вы могли бы заплатить, чтобы учесть любые непредвиденные ситуации.

Как рассчитать стоимость проекта

Вот как рассчитать стоимость проекта:

1. Оцените проект

Чем полнее вы понимаете проект, тем эффективнее вы можете планировать. Учитывайте все важные факторы завершения, такие как цели проекта и сроки. Также определите ресурсы, которые у вас есть для выполнения проекта, такие как персонал, расходные материалы и имущество. В любых областях, где недостаточно ресурсов, вам может потребоваться увеличить свои инвестиции, чтобы обеспечить успех проекта.

2. Соберите исследования

Планирование требует обоснованных решений. Сбор исследований может помочь вам повысить точность оценки стоимости вашего проекта. Хотя конкретные детали зависят от проекта, который вы оцениваете, есть общие элементы, которые включаются в большинство проектов. Они часто включают требуемый персонал и материалы, эксплуатационные расходы и ожидаемый доход.

3. Оцените свои расходы

Создание оценки стоимости проекта в начале проекта подготавливает вас к постоянному управлению и мониторингу. Посмотрите на ожидания, которые вы собрали в ходе исследования, и оцените стоимость каждого из них. Если предполагаемая стоимость превышает имеющиеся у вас ресурсы и финансирование, вы можете определить, сколько дополнительного финансирования вам требуется.

4. Распределяйте ресурсы

Если результаты оценки стоимости проекта положительны, то есть у вас есть необходимые ресурсы и средства, проект может быть продолжен. Затем важно создать схему элементов проекта. Начните с разделения вашего проекта на блоки, такие как группы команд или ключевые задачи. Используя подразделения подразделений и доступный бюджет, назначьте финансирование и ресурсы по мере необходимости, чтобы обеспечить каждый сегмент тем, что ему нужно для завершения проекта.

5. Добавьте детали

Подробный план управления проектом может оказать ценную поддержку персоналу. После первоначального выделения ресурсов добавьте дополнительные детали. Это может включать сроки для элементов проекта и подробные спецификации того, что вы ожидаете. Помимо предоставления сотрудникам руководства, позволяющего убедиться, что их работа согласуется с более крупными целями проекта, подробная информация может помочь вам определить, достаточно ли ваших ассигнований.

6. Следите за производительностью

Управление стоимостью проекта – это непрерывный процесс. Пока ваша команда выполняет план, важно поддерживать регулярную связь. Отчеты о проделанной работе позволяют следить за тем, как продвигается проект, и при необходимости вносить коррективы. Мониторинг также может выявить нерациональное распределение финансирования, что позволит вам перевести его из сектора с избытком в сектор, нуждающийся в нем. Вы также можете искать дополнительное финансирование, если оно необходимо.

Различия между управлением стоимостью проекта и оценкой стоимости проекта

Хотя и управление стоимостью проекта, и оценка стоимости проекта важны и имеют общие черты, эти два термина не являются синонимами. Их основные отличия:

• Область действия: размер двух процессов различается. Оценка стоимости проекта представляет собой лишь часть более крупной работы по управлению стоимостью проекта.

• Информация: поскольку управление стоимостью проекта продолжается в течение всего срока проекта, оно включает больше информации, чем оценка стоимости. В то время как оценки бюджета основаны на прогнозах, управление стоимостью проекта включает информацию, которую вы собираете во время выполнения проекта.

• Адаптивность: дополнительная информация, которую вы собираете во время управления затратами, делает этот процесс адаптируемым. Хотя вы создаете смету в начале проекта, планы управления стоимостью проекта могут меняться в зависимости от новой информации.

Преимущества оценки стоимости проекта

Вот некоторые из лучших причин для включения этапа оценки в управление стоимостью проекта:

• Создание отправной точки: Хотя вы можете адаптировать план в процессе выполнения проекта, оценка стоимости является ценным первым шагом. Точная смета позволяет более эффективно планировать и выполнять проект, что может помочь вам избежать проблем с бюджетом.

• Ответственное планирование: оценка стоимости проекта позволяет вам ответственно расходовать деньги, предоставляя руководство, которое сравнивает ожидаемые затраты с ожидаемой прибылью. Это поможет вам инвестировать в проекты, которые демонстрируют самый высокий потенциал положительных результатов в соответствии с целями компании.

• Выявление проблем: когда в оценке стоимости проекта выявляются чрезмерные прогнозы, вы можете внести коррективы, чтобы обеспечить более продуктивное расходование бюджета. Вы также можете создать альтернативный, более экономичный план для областей, где происходят чрезмерные расходы.

Преимущества управления затратами проекта

Управление стоимостью проекта является важной частью успешного завершения проекта. Некоторые из лучших причин для использования управления стоимостью проекта при выполнении плана включают в себя:

• Реагирование на непредвиденные обстоятельства: хотя эффективный план проекта снижает неопределенность, все же можно столкнуться с проблемами, такими как трудности в цепочке поставок или уровень производства ниже ожидаемого. Благодаря постоянному управлению стоимостью проекта вы можете поддерживать продвижение проекта к запланированным целям.

• Исправление просчетов: при создании сметы расходов существует вероятность просчета, который приведет к нехватке финансирования, ресурсов или персонала. Благодаря постоянному управлению стоимостью проекта вы можете исправить любые ошибки и оценить влияние предлагаемых изменений на стоимость проекта.

• Переоценка приоритетов. По мере развития проекта вы можете захотеть изменить цели проекта. Например, при выполнении маркетингового плана вы можете скорректировать бюджет, который вы выделяете для разных платформ, если одна из них окажется более успешной. Управление стоимостью проекта позволяет учитывать предлагаемые изменения, а затем оценивать влияние нового предложения для создания рентабельного плана.