Управление работой и управление проектами: в чем разница?

Работа и управление проектами — это два термина, которые некоторые работодатели используют как синонимы. Иногда менеджеры в разных отделах или командах могут использовать разные термины для обозначения достижения конкретных целей. Понимание ключевых различий между этими двумя терминами может помочь вам определить, какой тип управленческого решения применить для решения проблемы или достижения цели. В этой статье мы даем определение управлению работами, объясняем управление проектами и обсуждаем ключевые различия между управлением работами и управлением проектами.

Что такое управление работой?

Управление работой — это процесс, который команды применяют для организации рабочих процессов, включая ежедневные задачи, процессы и проекты. Рабочие процессы — это небольшие задачи, которые составляют большую цель, и их определение может помочь команде или отдельному сотруднику достичь этой цели. Цель управления работой — повысить ясность цели в командах на всех уровнях. Это может позволить членам команды достичь своих целей в установленные сроки.

Инструменты управления работой также помогают руководителям групп и менеджерам координировать действия сотрудников, предоставляя им информацию, необходимую им для выполнения своих функций с максимальной эффективностью. Эта информация обычно включает в себя задачи, результаты, цели, сроки, инструменты и ресурсы. Когда менеджер поручает команде задачу, он может использовать стратегии управления работой, чтобы информировать команду о крайнем сроке, объяснить, как эффективно выполнить задачу и убедиться, что они правильно расставляют приоритеты задачи.

Почему важно управление работой?

Управление работой важно, потому что оно может помочь командам управлять задачами без определенных сроков или с повторяющимися циклами. Вы можете использовать инструмент управления работой для эффективного планирования задач вашей команды. Этот тип инструмента позволяет вам визуализировать задачи и понять, как они связаны друг с другом. Вы можете применять стратегии управления работой в таких областях, как:

• Ведение чек-листов адаптации сотрудников

• Отслеживание всех действий маркетинговой кампании в режиме реального времени

• Планирование спринтов для Agile-проектов

• Ведение нескольких связанных проектов

• Ведение редакционных календарей

• Координация рабочих процессов управления портфелем проектов

• Делегирование и автоматизация задач

• Ведущее управление программами и проектами

Что такое управление проектами?

Управление проектом — это метод достижения целей проекта путем применения различных процессов, навыков и предметных знаний. Как правило, в управлении проектами крайний срок и бюджет определяют, как команда производит окончательные результаты. Руководители проектов часто обладают определенными техническими навыками, которые они применяют, чтобы помочь своим командам завершить проект в установленные сроки. Они также могут поощрять подотчетность, чтобы их команды своевременно выпускали высококачественные продукты.

Почему управление проектами важно?

Управление проектами важно, потому что оно может помочь вашей команде выполнять проекты любого масштаба. Используя этот метод, вы можете определить четкие результаты, этапы и временные рамки для своей команды. Управление проектами также может помочь вам планировать задачи и составлять отчеты о них. Руководители проектов могут использовать инструменты управления проектами для отслеживания хода выполнения проекта.

Кроме того, вы можете применять инструменты и стратегии управления проектами к карьере в различных отраслях. Например, организатор свадеб может использовать инструмент управления проектами, чтобы обеспечить успех свадьбы. Главный операционный директор компании может использовать одно и то же программное обеспечение для планирования ежедневных операций в рамках общекорпоративного проекта. Напротив, сотрудник отдела маркетинга начального уровня может использовать инструменты управления проектами, чтобы уточнить, какие задачи являются наиболее приоритетными. Ниже приведены некоторые дополнительные приложения управления проектами:

• Координация виртуальных мероприятий, таких как конференции, встречи и концерты

• Организация целей и задач компании

• Определение дорожной карты продукта

• Разработка и отслеживание планов продаж

• Запуск проекта по подбору персонала

• Заполнение карьерной карты.

Управление работой против управления проектами

Понимание разницы между управлением работами и управлением проектами может помочь вам определить, какой подход или инструмент следует использовать для успешного выполнения задачи. Вот некоторые из ключевых различий между этими двумя понятиями:

Тип работы

Методы и инструменты управления проектами помогают командам и отдельным лицам управлять проектами. В проектах обычно есть работа с четкими целями, сроками и конкретными обязанностями для каждого участника. Работа над проектом может также включать межфункциональное сотрудничество или сотрудничество между профессионалами из разных отделов. Это также может включать простые задания, задачи для конкретных целей и рутинные обязанности, такие как ответы на электронные письма и посещение собраний. В то время как управление проектами обычно фокусируется на отдельных проектах, управление работой направлено на создание системы для всей работы, связанной с повседневной деятельностью, чтобы помочь компании достичь своих целей.

Управление работой часто включает задачи для конкретных целей и для проектов. Это может помочь вам создать центральную платформу для:

• Сотрудничество

• Общение

• Обмен и хранение информации

• Проверка и утверждение работы

• Организация и назначение проектов

• Распределение ресурсов

В то время как менеджер, супервайзер или руководитель группы могут использовать тактику управления проектами, чтобы помочь сотрудникам достичь целей, изложенных в их должностных инструкциях, эти лидеры могут использовать стратегии управления работой для управления работой, которая не является частью должностных инструкций их сотрудников.

Измерение

В управлении проектами команда часто следует установленному графику выполнения задач и завершения проекта. Хотя сроки зависят от проекта, над которым вы работаете, и от типа компании, в которой вы работаете, сроки часто являются строгими, чтобы гарантировать, что команда завершит проект вовремя. Для сравнения, команды, придерживающиеся стиля управления работой, могут иметь гибкие сроки. Например, при использовании инструментов управления работой для запуска маркетинговой кампании задача может начинаться и заканчиваться тем, что член команды отдела маркетинга публикует сообщение на странице конкретной организации в социальной сети.

Некоторые менеджеры могут измерять успех своих команд, изучая качество результатов, а не устанавливая сроки. Например, автор контента может использовать инструменты управления работой для сбора ключевых слов, определения темы для написания, создания черновика сообщения и его проверки. При использовании инструментов управления проектами их задача может заключаться в согласовании статьи с текущими тенденциями контента.

Последовательность

Управление проектами имеет четкое начало, середину и конец. Он включает в себя определенные обязанности для участников проекта для достижения своих целей по конкретным заданиям. Как только они достигают своих целей, проект обычно завершается. Для сравнения, управление работой является постоянным и редко включает сроки. Он включает в себя выполнение повторяющихся задач. Сотрудники могут повторять задачу, каждый раз выполняя одни и те же шаги. Когда они завершат задачу, они могут применить тот же процесс для ее выполнения в будущем.

Продолжительность

В то время как временные команды часто используют стратегии управления проектами, долгосрочные команды могут использовать методы управления работой. Управление проектом может применяться только в зависимости от продолжительности проекта. Например, в процессе завершения проекта менеджер может сосредоточиться только на отправке электронных писем, связанных с проектом. После того, как команда завершит проект, они могут перестать отправлять электронные письма заинтересованным сторонам. Для сравнения, менеджер, использующий стратегии управления работой, может постоянно отправлять электронные письма заинтересованным сторонам и другим важным контактам.

Бюджет

Поскольку управление работой является непрерывным, у команд может быть бюджет, а может и не быть. В случае дополнительных расходов руководитель группы может запросить конкретную сумму или получить возмещение после того, как другой отдел утвердит стоимость. В управлении проектами команда часто следует бюджету, что может повлиять на решения, которые они принимают о том, как завершить проект. Некоторые организации могут предлагать проектным группам гибкие параметры бюджета, в то время как другие могут иметь более конкретные рекомендации. Например, для строительного проекта работа может закончиться, когда команда израсходует весь бюджет.

Сложность

Управление работой, как правило, лаконично и просто, в то время как управление проектами часто бывает сложным, включая множество обязанностей по завершению проекта. Например, если ваш проект заключается в найме нового сотрудника, организация может ожидать, что вы разместите сообщение на доске объявлений о вакансиях, просмотрите заявки и назначите собеседования. Если вы ищете кандидатов на несколько вакансий, вы можете выполнить дополнительные действия, например пройти тесты навыков, провести обучение и провести сертификационные курсы.

Задачи

Управление работой фокусируется на том, как вы связываете задачи в серии. Напротив, управление проектами фокусируется на планах, оценке и отслеживании успеха задач. Например, при использовании управления работой для поддержания отношений с клиентами ваша работа может включать в себя получение контактной информации клиента, определение решений и отправку электронных писем, чтобы информировать их о решениях. При использовании методов управления проектами ваша работа может включать запись запроса клиента, оценку эффективности решений команды и отслеживание того, как эти решения влияют на качество обслуживания клиентов.