Управление рабочим процессом команды за 7 шагов (плюс важная информация и советы)

21 октября 2021 г.

Рабочий процесс — это преднамеренная и организованная система, охватывающая все задачи, необходимые для завершения проекта. Управление рабочим процессом команды полезно практически для любой работы или деятельности, где проект требует последовательного выполнения задач к установленному сроку. Понимание того, как управлять рабочим процессом, может помочь вашей команде работать более эффективно на своих ролях. В этой статье мы обсудим, почему важно управлять рабочим процессом команды, как эффективно управлять им за семь шагов, а также полезные советы, которые вы можете применить в работе.

Почему важно управлять рабочим процессом команды?

Управление рабочим процессом команды важно, потому что оно помогает руководителям проектов и руководителям групп организовывать и планировать обязанности команды, в том числе, что делать, когда делать, как успешно выполнить и кто несет ответственность за задачу. Наблюдение за рабочим процессом может позволить вам отслеживать и контролировать прогресс команды, а также упростить ряд задач при управлении проектом. Кроме того, использование системы рабочего процесса позволяет членам команды проверять оставшиеся задачи в проекте и тех, кого вы им назначили.

Управление рабочим процессом команды также важно, поскольку оно:

• Улучшает сотрудничество

• Повышает ответственность каждого члена команды

• Уменьшает микроуправление

• Оптимизирует процесс проекта

• Сводит к минимуму повторяющиеся задачи

• Поощряет прозрачность при завершении проекта

Как эффективно управлять рабочим процессом команды

Вот семь шагов, которым вы можете следовать, чтобы эффективно управлять рабочим процессом команды:

1. Организуйте рабочий процесс

Чтобы организовать рабочий процесс, полезно определить, как вы хотите его представить и какие компоненты вы планируете включить. Например, вы можете подготовить организованный рабочий процесс, решив, хотите ли вы его на бумаге или в цифровом виде. Затем вы можете спросить членов вашей команды или коллег, какие элементы они могут добавить в новый рабочий процесс. Некоторые сотрудники могут попросить вас включить определенные процессы или дать советы по созданию рабочего процесса на основе их опыта.

2. Создайте список задач

Создайте последовательный список задач для вашего проекта. Упорядочение заданий может помочь вашей команде не сбиться с пути, потому что они знают, что они могут делать дальше после того, как закончат задачу. Кроме того, написание списка задач может помочь вам подумать обо всем, что вам может понадобиться для проекта, включая количество членов команды или любые материалы, которые потребуются команде.

3. Распределите роли

После того, как вы перечислите все задачи для проекта, назначьте обязанности каждому члену команды. При этом учитывайте сильные стороны участников и старайтесь предоставить им роль, которая подчеркивает их сильные стороны. Назначение людям ролей, которые используют их сильные стороны, может ускорить процесс, поскольку у них может быть опыт выполнения задачи и уверенность в том, что они работают эффективно.

4. Создайте диаграмму для вашего рабочего процесса

Создание диаграммы вашего рабочего процесса полезно для понимания вашего видения системы. Чтобы создать простую диаграмму, вы можете использовать инструменты перетаскивания в программах, которые можно найти в Интернете. Также полезно сохранять общий дизайн простым и удобным для пользователя, так как после завершения работы системой могут пользоваться несколько человек.

5. Проведите пробный запуск

Проведение тестового запуска вашего нового рабочего процесса поможет вам определить, правильно ли он работает и есть ли что-то, что вы можете улучшить или исправить. Попросите члена команды или коллегу помочь вам протестировать рабочий процесс. Когда кто-то другой использует систему, это может помочь вам выявить любые незначительные проблемы, такие как орфографические или кодовые ошибки. После того, как они закончат тестирование, вы можете использовать их предложения для улучшения рабочего процесса.

6. Обучите членов вашей команды

После того, как вы провели тестовый прогон и завершили проектирование рабочего процесса, следующим шагом будет обучение членов вашей команды. Это может побудить членов команды дать вам отзыв о системе, например, легко ли ее понять и использовать каждый день. Они также могут предложить дополнительные процессы или функции, которые могут улучшить рабочий процесс. Это также может позволить членам команды попрактиковаться в использовании системы. Затем вы можете измерить успех своей программы обучения, оценив уверенность члена команды во время ее использования.

7. Внедрите рабочий процесс

Когда вы завершите пробный период и обучите членов своей команды новому рабочему процессу, вы можете приступить к его внедрению. Подумайте о том, чтобы сначала использовать его в своей команде, чтобы определить, как он работает в повседневном использовании. Затем вы можете либо внести коррективы по мере необходимости, либо внедрить систему в другие отделы организации. Вам также может быть полезно регулярно обновлять рабочий процесс, чтобы убедиться, что он соответствует потребностям команды и компании.

Советы по управлению рабочим процессом

Вот несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы улучшить управление рабочим процессом:

• Поощряйте сотрудников делать перерывы: перерывы могут мотивировать сотрудников ненадолго заняться любимыми делами. Это может улучшить их настроение и помочь им сосредоточиться на задаче после перерыва.

• Сведите к минимуму многозадачность. Сосредоточение внимания на одной задаче за раз может помочь члену команды уменьшить количество отвлекающих факторов и обеспечить высокое качество работы.

• Уменьшение стресса. Уменьшение стресса на работе может помочь вам и членам вашей команды сосредоточиться более эффективно. Вы можете уменьшить стресс, делая частые перерывы, создавая благоприятную рабочую атмосферу и поощряя членов команды задавать вопросы, если им нужна помощь.

• Выполняйте сложные задачи в первую очередь: ранжирование списка задач по срочности и важности обеспечивает структуру вашего дня. Если вы сначала решите сложную задачу, вы можете сосредоточиться на более простых задачах позже в тот же день, что может помочь вам расслабиться на работе.

• Используйте свой дом для отдыха: чтобы более эффективно управлять рабочим процессом вашей команды, подумайте о том, чтобы поощрять сотрудников выполнять задачи на работе, а не брать их домой. Это может помочь им создать положительный баланс между работой и личной жизнью, что может повысить их производительность в рабочее время.

• Будьте организованы: чтобы подготовиться к управлению рабочим процессом команды, рассмотрите возможность организации предстоящего дня в конце предыдущего рабочего дня. Это может помочь вам чувствовать себя более расслабленно на работе и гарантировать, что вы даете команде четкие и понятные инструкции.