Управление проектами и управление задачами: ключевые отличия

25 марта 2022 г.

Проекты являются ключевой частью операционной деятельности во многих отраслях. В проектах задачи — это практические задания и задания, которые выполняют сотрудники. Научившись успешно управлять как проектами, так и задачами, вы сможете оправдать ожидания, решить проблемы и достичь амбициозных целей в своей работе. В этой статье мы обсуждаем управление проектами и управление задачами, объясняя определения обоих процессов и ключевые различия между ними.

Что такое управление проектами?

Управление проектом — это процесс создания комплексного метода и схемы для достижения цели. Он предполагает сбор и выделение денежных средств, персонала, оборудования и других ресурсов. Руководители проектов организуют, реализуют и проверяют проекты, чтобы убедиться, что они соответствуют бюджету, графику и другим требованиям. Они контролируют все этапы проекта, включая инициацию, выполнение и закрытие.

Что такое управление задачами?

Управление задачами — это процесс делегирования, организации и контроля определенных действий для получения определенного результата. Задачи — это обязанности и задания для различных членов команды или команд проекта. Менеджеры задач обычно проводят различные виды планирования, тестирования, отслеживания и составления отчетов. Они контролируют выполнение задачи на протяжении всего ее жизненного цикла. Когда команда завершает задачу, они продвигаются к завершению более широкого проекта.

Управление проектами против управления задачами

Задачи по сути являются частью проектов. Во время проекта люди могут разделить работу на более мелкие этапы, чтобы сделать процесс более управляемым и эффективным. Они могут выполнить ряд задач для достижения конечной цели. Вот некоторые существенные различия между управлением проектами и управлением задачами:

Шкала

Масштаб проектов больше, чем задач, поскольку задачи являются лишь одним из компонентов проектов. Хотя проекты могут быть большими или маленькими, они почти всегда сложнее, чем простые задачи. Проекты обычно занимают больше времени, стоят дороже и используют больше членов команды и ресурсов. Менеджеры обычно работают над крупными проектами, чтобы внести существенные изменения или выполнить сложную цель. Вот несколько примеров распространенных проектов на рабочем месте:

• Строительная компания может взять на себя проект по строительству нового офисного здания.

• Организация, занимающаяся исследованиями и разработками, может разработать проект по тестированию нового фармацевтического препарата.

• Фирма по разработке программного обеспечения может начать проект по созданию нового мобильного приложения.

• Медицинская компания может запланировать проект для измерения и улучшения результатов лечения пациентов.

• Государственное учреждение может осуществлять проект по улучшению и модернизации общественной инфраструктуры в городе.

Как отдельные виды деятельности, задачи обычно занимают меньше времени, чем проекты. Обычно они стоят меньше и требуют меньше ресурсов, чем проекты. Хотя задачи могут быть сложными, их обычно легче завершить, чем проекты, поскольку они могут занимать меньше времени. Задачи обычно предназначены для разработки определенного продукта, предложения отдельной услуги или выполнения какого-либо другого конкретного результата. Вот несколько примеров типичных задач на рабочем месте:

• Строительная компания может выполнить межевание для установления границ нового здания.

• Организация, занимающаяся исследованиями и разработками, может проверять людей на предмет возможного участия в клинических испытаниях.

• Команда разработчиков программного обеспечения может определить целевую аудиторию приложения для его эффективной разработки.

• Медицинская компания может провести опрос пациентов, чтобы оценить их удовлетворенность медицинскими услугами.

• Государственное агентство может найти и нанять градостроителя и дизайнера для помощи в планировании проекта общественных работ.

Объем

Масштаб проекта относится к фокусу проекта и его границам в отношении целей, сроков и результатов. Проекты обычно имеют более широкий охват, чем задачи, и менеджеры проектов обычно работают над достижением более всеобъемлющей организационной цели. Поскольку задачи являются аспектами проектов, они имеют меньшие масштабы, чем проекты. У задач есть четкие цели, и менеджеры задач работают над тем, чтобы выполнить задачу вовремя, соблюдая определенные требования к качеству.

Лента новостей

Руководители проектов устанавливают график проекта, чтобы удовлетворить потребности клиентов и вдохновить членов команды на выполнение повседневной работы. Ограничения по времени для проектов могут заставить команду нести ответственность за продуктивность и эффективность работы. Поскольку проекты относительно велики по масштабу, сроки реализации проектов могут составлять от нескольких месяцев до нескольких лет. Руководители проектов обычно разбивают проект на этапы, для которых предусмотрены собственные более короткие сроки. Например, в то время как проект может быть выполнен через три месяца, руководитель проекта может захотеть, чтобы первая фаза была завершена за две недели.

Как и в случае с проектами, менеджеры задач обычно устанавливают расписание для задач, чтобы мотивировать сотрудников выполнять свои обязанности. Поскольку задачи меньше, временная шкала задач обычно намного короче, чем временная шкала проектов. Крайние сроки для задач часто ежедневно или еженедельно. Например, может быть необходимо, чтобы сотрудник или команда каждый день сдавали определенный результат к концу дня. Хранение задач в календаре может гарантировать, что команда поставит продукты или услуги вовремя. Если есть проблемы, менеджер задач может скорректировать рабочую нагрузку и сроки, чтобы лучше соответствовать возможностям персонала.

Команда

Поскольку проекты больше по масштабу, чем задачи, менеджеры проектов используют всю команду проекта. Различные сотрудники с разными навыками, квалификацией и талантами объединяются для совместной работы над проектом, обмена знаниями и достижения коллективной цели. Общие члены проектной группы включают менеджера проекта, владельца продукта, аналитика данных и ИТ-специалиста. Типы членов команды, работающих над проектом, различаются в зависимости от характера деятельности, целей бизнеса и отрасли компании.

Напротив, задачи меньше по масштабу, и менеджеры обычно делегируют задачи конкретному человеку или небольшой команде. В то время как проекты требуют труда большой группы людей, задачи обычно требуют работы только одного сотрудника. Члены команды могут выполнять ежечасные, ежедневные и еженедельные задачи, связанные с созданием продуктов, предоставлением услуг, отслеживанием данных, проведением исследований или другой деятельностью.

Ресурсы

Руководители проектов собирают ресурсы из различных источников для планирования, финансирования и реализации проекта. Их работа состоит в том, чтобы собрать нужных людей, оборудование, объекты и ликвидность для завершения проекта. Напротив, задачи используют меньше ресурсов, чем проекты. Одним из наиболее важных ресурсов задачи является рабочая сила, поскольку сотрудники несут ответственность за применение своих навыков и опыта для выполнения определенных задач и заданий на индивидуальной основе.