Управление освоенным объемом: основные понятия и преимущества

Когда вы работаете в области управления проектами, вы должны быть готовы выполнять проекты от планирования до выполнения и отчетности. Лучшие отраслевые практики, такие как управление освоенной стоимостью (EVM), могут помочь вам успешно завершить этап выполнения. Освоив эту технику, вы сможете убедиться, что проект соответствует ожиданиям. В этой статье мы обсудим EVM, основные концепции, лежащие в основе понимания того, как его использовать, и преимущества этого процесса.

Что такое управление освоенной стоимостью?

Управление освоенным объемом — это метод измерения эффективности проекта и оценки прогресса в ходе выполнения проекта. Эта система разработана, чтобы помочь вам определить тенденции, чтобы вы могли прогнозировать проблемы, рассматривать решения и более эффективно управлять производительностью.

По сути, EVM измеряет производительность проекта по сравнению с базовыми показателями, указанными в вашем плане управления содержанием проекта. Используя свои первоначальные цели в качестве ориентиров, вы сможете более точно измерять прогресс и делать действенные выводы.

Например, вывод о том, что проект опережает график или выходит за рамки бюджета, полезен, но возможность оценить освоенную стоимость будет более эффективной для анализа и стратегии проекта. Затем вы можете использовать эту информацию для принятия более эффективных решений по управлению проектом.

Подробнее: Что такое анализ освоенного объема?

Чтобы понять применение освоенного объема, вам необходимо знать три ключевых термина:

• EVM: использует бюджет и график проекта для количественной оценки и оптимизации производительности проекта.

• Анализ освоенного объема (EVA): определяет вероятный результат проекта путем сравнения графика и бюджета с запланированными сроками и затратами.

• Система управления прибавочной стоимостью (EVMS): относится ко всем методам, шаблонам и процессам, которые организация должна предоставить EVM.

Преимущества управления освоенной стоимостью

С EVM руководителям проектов не нужно гадать о ходе проекта или ждать его завершения, чтобы оценить результаты. EVM также предлагает такие преимущества, как:

• Улучшение подотчетности перед заинтересованными сторонами

• Обеспечение большей наглядности для заинтересованных сторон и участников

• Согласование работы с затратами, чтобы вы могли количественно оценить прогресс

• Сравнительный анализ состояния проекта по сравнению с базовым уровнем, чтобы помочь вам определить критические пути

• Предоставление вам возможности использовать данные, а не предположения для принятия решений

• Решение потенциально дорогостоящих проблем как можно раньше

Хотя у EVM есть много преимуществ, вы не должны полагаться на этот метод для автоматического решения проблем проекта. Поскольку EVM фокусируется исключительно на стоимости и графике, он не отражает другие важные факторы, такие как качество. Вам может понадобиться дополнительный инструмент для измерения и количественной оценки этого аспекта, чтобы избежать поставки некачественного проекта неудовлетворенному клиенту.

Кроме того, для принятия решений вам нужно больше, чем просто данные EVM. Чтобы эффективно использовать EVM, вы также должны учитывать контекст для оценки эффективности проекта и рекомендации оптимального плана действий.

Концепции управления прибавочной стоимостью

Вот несколько основных концепций, связанных с пониманием того, что такое управление освоенной стоимостью и как его использовать по категориям.

Ценности и затраты

Вы можете рассчитать EVM с помощью нескольких простых вычислений:

• Фактические затраты (AC) = общие понесенные затраты: это число указывает общие затраты проекта на сегодняшний день или фактическую стоимость работ, выполненных в любой момент проекта.

• Запланированная стоимость (PV) = общая стоимость проекта x % запланированных работ: это число отражает бюджетную стоимость запланированных работ. Например, если вы заложили в бюджет 10 000 долларов США и планировали выполнить половину проекта во время расчета, запланированная стоимость составит 5 000 долларов США.

• Заработанный объем (EV) = общая стоимость проекта x % фактической работы: это число указывает фактическую стоимость проекта, даже если вы не укладываетесь в запланированный вами график. Например, если вы заложили в бюджет 10 000 долларов на шестимесячный проект и за три месяца выполнили всего 25 % работы, EV составит 2 500 долларов.

Дисперсия

Отклонение относится к потенциально непредвиденным действиям или событиям, которые влияют на результат и расчеты вашего проекта. После сбора основных данных о стоимости и стоимости вы можете оценить дисперсию. Используйте эти расчеты в зависимости от типа отклонения:

• Отклонение графика (SV) = EV – PV: этот расчет показывает, опережаете ли вы график или отстаете от него. Положительное число указывает, что вы впереди, а отрицательное число показывает, что вы позади.

• Отклонение по стоимости (CV) = EV – AC: этот расчет показывает, насколько далеко вы отклонились от первоначального бюджета. Положительный CV указывает на то, что вы находитесь в рамках бюджета, а отрицательный CV указывает на то, что вы превысили бюджет.

• Оценка на момент завершения (EAC) = Общий бюджет проекта / CPI: этот расчет помогает определить ожидаемую стоимость завершения оставшейся части проекта на основе текущей производительности.

Показатели производительности

Еще одним ключевым элементом, который необходимо определить и учесть в вашем общем уравнении, является анализ производительности, определяемый типом индекса производительности:

• Индекс производительности расписания (SPI) = EV/PV: этот расчет отражает производительность проекта с точки зрения времени. Если ваш SPI больше одного, ваш проект опережает график. Если он меньше единицы, ваш проект отстает от графика.

• Индекс эффективности затрат (CPI) = EV/AC: этот расчет показывает эффективность проекта с точки зрения бюджета. Если ваш CPI больше единицы, ваш проект находится в рамках бюджета. Если он меньше единицы, проект выходит за рамки бюджета.

Подробнее: Как рассчитать освоенную стоимость проекта

5 элементов управления освоенным объемом

Чтобы заставить EVM работать на вашу организацию, вам необходимо следующее:

1. Объем и организация проекта

Начните со структурной декомпозиции работ (WBS), которая переводит большие результаты в более мелкие модули. Разработайте структурную структуру организации (OBS), в которой проясняются все заинтересованные стороны и участники. Затем разработайте матрицу распределения ответственности (RAM), в которой будет указано, кто будет выполнять каждую задачу.

2. Планирование, составление графиков и бюджетирование

Определите основные и второстепенные этапы и назначьте сроки для каждого. Затем назначьте соответствующий процент бюджета для каждого модуля, чтобы отразить предполагаемую стоимость труда и материалов.

Подробнее: Как создать план управления проектом

3. Отслеживание фактических затрат

Настройте систему, чтобы отслеживать расходы и применить их к соответствующему модулю. С помощью этой системы вы сможете быстро и точно отслеживать переменный ток.

4. Анализ и отчетность

Составьте план регулярной отчетности по PV, EV и AC. Включите в свой отчет свой анализ и порекомендуйте заинтересованным сторонам соответствующий план действий.

5. Доработки и оптимизация

Установите рекомендации о том, когда и как корректировать базовый план проекта. Например, вы можете запланировать пересмотр только в том случае, если заинтересованные стороны проекта санкционируют изменение содержания, а не каждый раз, когда проект сталкивается с неожиданной задержкой.

Подробнее: Понимание процессов и этапов управления проектами