Управление изменениями в управлении проектами: определение и советы

Руководитель проекта в первую очередь отвечает за надзор за всеми этапами проектов компании и обеспечение их успешного завершения. Они разрабатывают документы для информирования заинтересованных сторон, руководства членами команды и определения продолжительности проекта. Они также могут создавать планы управления изменениями, чтобы адаптироваться к изменениям в операциях и сроках проекта. В этой статье мы рассмотрим, что такое контроль изменений, его важность, необходимые шаги для его реализации и три совета по управлению им.

Что такое контроль изменений в управлении проектами?

Управление изменениями — это процесс управления и оценки изменений в проекте и его процедурах. Элементы управления изменениями могут предоставить менеджеру проекта информацию, необходимую для регулирования проектов и изменения их в зависимости от меняющихся сред, условий или требований. Управление изменениями часто включает использование плана управления изменениями, чтобы гарантировать завершение проекта независимо от изменений, которые могут произойти в процедурах или условиях. Менеджер проекта отвечает за документирование, оценку и предложение запросов на изменение, а также за обеспечение эффективной адаптации проекта к одобренным изменениям.

Важность контроля изменений

Важно отслеживать изменения в проекте и эффективно внедрять процедуры контроля изменений, чтобы управлять потенциальными рисками и снижать вероятность негативного влияния на производительность бизнеса. Это может помочь менеджеру проекта принимать решения относительно запросов на изменение проекта и его структуры. Целью использования управления контролем изменений является преодоление непредсказуемых ситуаций и минимизация нежелательных результатов проекта. Руководители проектов могут использовать процессы управления изменениями, чтобы определить, укладывается ли проект в рамки бюджета, повысить уровень производительности команды и оценить прогресс.

Что такое запрос на изменение?

Запрос на изменение — это когда клиент просит внести изменения в продукты и услуги или считает, что проект может выиграть от конкретного изменения. Запросы на изменение необходимы для документирования и отслеживания изменений, чтобы руководитель проекта мог идентифицировать любые повторяющиеся запросы или предыдущие варианты решений. Они также могут помочь менеджеру проекта сообщить о последних изменениях проекта членам команды и подтвердить, что они понимают эти изменения. Большинство планов управления изменениями часто требуют запросов на изменение.

5 шагов для внедрения контроля изменений

При разработке стратегии управления изменениями рассмотрите следующие шаги:

1. Определите объем изменений

Одним из основных факторов управления изменениями является понимание масштаба потенциального изменения. Объем описывает весь ваш план проекта, включая цели проекта, обязанности каждого члена команды и конкретные сроки выполнения обязанностей по проекту. Понимание области может помочь вам проверить, соответствует ли запрос на изменение целям проекта, и определить, содержит ли запрос важную информацию, которую заинтересованные стороны должны рассмотреть, чтобы внести хорошо информированное изменение. Хорошо продуманный масштаб проекта может определять следующие факторы:

• Описание целей проекта

• Продукты или услуги, которые проект может разработать и предоставить

• Ограничения проекта

• Стандарты обеспечения качества

2. Оцените влияние потенциальных изменений

Как только вы поймете объем своего проекта, вы сможете лучше понять решения для внедрения изменений и какие результаты могут быть получены после их внедрения. Важно рассмотреть все варианты изменений и то, на какие аспекты проекта может повлиять каждый вариант. Вот несколько вопросов, которые вы можете задать себе, чтобы оценить влияние изменений:

• Может ли изменение повлиять на сроки или бюджет проекта? Если да, то как?

• Кого в команде может затронуть это изменение?

• Какие инструменты вам понадобятся для реализации изменений?

3. Отправьте официальный запрос на изменение вышестоящему руководству.

Организации обычно имеют цепочку подчинения для утверждения изменений в политиках, процедурах, рабочих ролях и проектах. Большинство запросов на серьезные изменения часто требуют одобрения со стороны заинтересованных сторон компании, поскольку заинтересованные стороны могут предоставить ресурсы для изменений, которые могут оказать большее влияние на проект и его масштабы. Использование плана управления изменениями может помочь упростить утверждение запросов и разработать стандарты обеспечения качества для возможных изменений в проекте.

4. Скорректируйте планы проекта

После получения утверждения запроса на изменение соответствующим образом скорректируйте планы проекта и задокументируйте изменения. Некоторые запросы могут потребовать от вас полного пересмотра содержания проекта и изучения новых целей, методов делегирования задач членам команды или возможности увеличения бюджетных ассигнований проекта. Корректировка планов проекта может помочь вам сделать обоснованный вывод об эффективности изменения системы.

5. Сообщите и внедрите утвержденный запрос на изменение

Заключительный этап процесса управления изменениями включает внедрение процессов изменений и доведение новых планов и процедур до всех членов команды. Это делается для того, чтобы они поняли новые цели проекта и то, как успешно завершить проект, не выходя за рамки бюджета и уложившись в сроки. Сообщение об утвержденных изменениях также может повысить производительность, поскольку члены команды могут использовать информацию об изменениях для оценки своих задач проекта и их соответствия целям проекта.

Советы по управлению изменениями

Вот несколько полезных советов, которые следует изучить перед созданием стратегии управления изменениями:

Используйте инструменты управления проектами

Один из лучших способов обеспечить эффективность процессов управления изменениями — использовать специальные программы для управления проектами. Программное обеспечение для управления проектами может обеспечить такие преимущества, как улучшенная коммуникация, управление временем и распределение ресурсов. Программы для совместной работы также могут дать членам команды возможность визуализировать свои обязанности и лучше понять свои цели. Вот несколько примеров программ для совместной работы, которые вы можете рассмотреть:

• Трелло

• Майкрософт Проект

• Фридкамп

• Улей

• Асана

Поймете, как идентифицировать риск

Некоторые определяют риск в управлении проектами как ситуацию, которая влияет на успешное завершение проекта или его задач. Руководители проектов часто учитывают риски проекта в процессе управления изменениями, чтобы создавать стратегии управления изменениями, оказывающие минимальное влияние на бизнес. Знание того, как выявлять, оценивать и планировать риски, может помочь вам разработать эффективные стратегии управления изменениями, чтобы подготовиться к препятствиям, которые могут возникнуть, и как адаптироваться к изменениям после столкновения с препятствием.

Разработайте план управления изменениями

План управления изменениями может значительно повысить производительность и эффективность при внесении изменений в проект. Это связано с тем, что планы управления могут позволить менеджеру проекта планировать возможные препятствия, разрабатывать варианты изменений и готовить решения. Эти планы могут помочь бизнесу внести серьезные изменения, не сталкиваясь с неблагоприятными последствиями для сроков, операций и бюджета проекта.

Используйте журнал изменений и создайте форму запроса на изменение

Разработка шаблона запроса может помочь вам отслеживать, оценивать и реализовывать запросы на изменение. Шаблоны могут помочь оптимизировать процессы управления изменениями, предоставляя членам команды четкое и краткое руководство по отправке запросов на изменение. Они также могут помочь руководителям проектов отслеживать предыдущие изменения или запросы. Шаблон строгого запроса на изменение включает в себя:

• Какие аспекты проекта человек хочет изменить

• Цель внесения изменений

• Какие процессы или решения руководство и члены команды рассмотрели для утверждения и как они ожидают внедрить изменения

• Влияние каждого процесса или решения на проект

• Описание и объяснение для каждого решения

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.