Управление изменениями: определение, виды и преимущества

22 февраля 2021 г.

По мере роста организации будут периоды, когда будут происходить изменения, такие как новые продукты, слияния с другими предприятиями, новые рабочие процессы и внедрение новых технологий. Чтобы компания получила максимально возможную выгоду от организационных изменений, полезно убедиться, что все участники вашей компании понимают, чего ожидать от изменений и как к ним адаптироваться. Это требует сильного подхода к управлению изменениями, который информирует сотрудников. В этой статье мы расскажем, что такое управление изменениями и как внедрить план управления изменениями в вашей программе.

Что такое управление изменениями?

Управление изменениями — это процесс, в котором используются ресурсы, инструменты и стратегии, чтобы помочь людям должным образом подготовиться к переходному периоду в компании. Это план, созданный организацией, чтобы помочь своим сотрудникам принять, принять и правильно использовать произошедшие изменения, что принесет пользу всем участникам. Эффективное управление изменениями может включать:

• Внедрение надлежащих планов коммуникации и обучения

• Управление возможным сопротивлением изменению

• Сопровождение сотрудников к успешному переходу в организацию

Уровни управления изменениями

Из-за важности изменений для роста и прибыльности организации вы можете рассматривать управление изменениями с трех уровней: индивидуального, организационного и корпоративного.

Индивидуальное управление изменениями

Индивидуальное управление изменениями предполагает правильное понимание изменений каждым сотрудником. Некоторые люди могут изначально сопротивляться изменениям в своей компании. Однако если вы составите план управления изменениями, который позволит сотрудникам полностью понять каждый шаг переходного процесса, вы сможете помочь им легче принять изменения и извлечь из них выгоду.

Индивидуальное управление изменениями также включает в себя следующее:

• Понимание того, что может помочь сотрудникам совершить позитивный переход

• Эффективное информирование об изменениях и целях, которые с ними связаны

• Поддержание регулярной связи о том, на каком этапе находится каждое изменение

• Предоставление обучения, которое сотрудники должны пройти для эффективного перехода

• Помогать сотрудникам принять изменения, объясняя выгоды для всей компании, которые они принесут.

Управление организационными изменениями

Управление организационными изменениями включает в себя план и стратегии, разработанные для реализации изменений на уровне проекта. Этот подход может помочь тем, кто отвечает за внедрение новых изменений в масштабах всей организации. В более крупных организациях может быть проще внедрить организационные изменения и доверить менеджерам отделов и руководителям групп индивидуальное обучение. Ниже приведены некоторые из лучших способов организации процесса управления организационными изменениями:

• Создайте группы внутри организации, которые могли бы извлечь наибольшую пользу из изменений

• Ставьте четкие цели

• Определите конечную цель процесса

• Поймите, как сотрудники должны адаптироваться к изменениям

• Разработайте индивидуальный план действий, которому люди смогут легко следовать

• Вовлекайте своих сотрудников на каждом этапе пути

• Поощряйте сотрудников вносить предложения в процессе изменений

Управление изменениями предприятия

Управление изменениями предприятия включает внедрение изменений в основные ценности вашей организации. Таким образом, изменение становится частью культуры вашей компании. Управление изменениями на уровне предприятия может помочь вашей организации:

• Отличаться от других рыночных конкурентов, поскольку всегда легко адаптируется к постоянно меняющейся бизнес-среде.

• Повышение основных компетенций организации

• Повысить эффективность и результативность сотрудников

• Помогите сотрудникам узнать, что делать, чтобы оптимизировать работу в их различных ролях и возможностях в вашей организации.

Преимущества управления изменениями

У организаций, внедряющих эффективное управление изменениями, есть много преимуществ, в том числе:

• Повышение производительности и прибыльности как для сотрудников, так и для организации

• Менеджеры, которые готовы посвятить время и ресурсы, необходимые для поддержки изменений

• Регулярная информация для важных заинтересованных сторон, которым будет предложено посещать встречи и обсуждать вопросы, касающиеся изменений.

• Больше поддержки поставщиков

• Лучший опыт для клиентов

• Повышение морального духа и мотивации сотрудников, так как они уверены в поддержке со стороны руководства

• Более высокая вовлеченность и удержание сотрудников

• Шанс на более высокую прибыль и возможность выделиться среди конкурентов

• Возможность реагировать на потребности и запросы клиентов быстрее, чем обычно

• Объединение существующих ресурсов внутри организации

• Помогать компании предвидеть будущие проблемы и реагировать соответствующим образом

• Возможность развития лидерства в организации

Как провести эффективное управление изменениями

Выполните следующие действия, чтобы убедиться, что вы реализуете эффективный план управления изменениями:

1. Определите, что компании нужно улучшить

Узнайте, какие преимущества могут принести изменения в вашей компании, поскольку большинство процессов изменений предназначены для улучшения продукта, услуги или результата. Правильное определение областей, которые нуждаются в улучшении, может помочь команде изменений установить соответствующие цели и планы для компании. Этот шаг также поможет вам определить необходимые ресурсы, которые вы можете использовать для процесса изменений.

2. Представьте хорошее экономическое обоснование заинтересованным сторонам

Сделайте надлежащую и убедительную презентацию бизнес-кейса для различных заинтересованных сторон в вашей компании, включая высшее руководство, инвесторов и других лиц, которые имеют прямое или косвенное влияние на организацию. Основная цель создания веского аргумента — продать идею изменения заинтересованным сторонам для одобрения и поддержки, что может помочь сделать общий переход более плавным.

3. Составьте план изменений

Ваш план изменений должен включать четкое определение отправной точки проекта, процесса, которому необходимо следовать, и конечной точки процесса изменений. В плане изменений также должно быть указано, какие ресурсы вы планируете использовать и как вы будете их использовать.

Кроме того, в плане должны быть указаны стоимость, объем и сопутствующие риски. В нем должны быть четко обозначены шаги, которые ваша компания должна предпринять для завершения каждого этапа изменений.

4. Обеспечить необходимые ресурсы

Предоставление необходимых ресурсов и финансирования важно для того, чтобы ваша организация могла осуществлять плавные и непрерывные изменения. Некоторые из этих ресурсов могут включать программные системы, новое оборудование и улучшенную инфраструктуру. Другие могут быть образовательными инструментами и ресурсами, помогающими обучать сотрудников их новым ролям или обязанностям.

5. Разработайте коммуникационную стратегию, которой каждый сможет следовать в процессе

Эффективная коммуникация играет важную роль в обеспечении эффективного процесса управления изменениями. Всегда есть причины решить какие-то вопросы во время перехода. Заинтересованные стороны должны быть проинформированы обо всех событиях в ходе процесса.

Отчеты о ситуации должны быть представлены соответствующим руководителям в организации, и руководители также должны регулярно информировать сотрудников о событиях в ходе процесса. Это также может помочь в проведении регулярных встреч, которые позволяют всем, кто участвует в процессе изменений, высказать свои опасения или поделиться своими идеями.

6. Наблюдайте за сопротивлением, которое может развиться среди сотрудников, и управляйте им.

Изменения в организации иногда могут привести к сопротивлению. Эффективное управление любым сопротивлением может помочь вам обеспечить успех новых изменений. Обычно это сопротивление возникает из-за страха перед неизвестным, который вы можете облегчить, поддерживая регулярную связь и гарантируя, что все, кого затрагивает процесс изменений, знают, чего ожидать.

При внедрении изменений в вашей компании также важно учитывать и предотвращать любые риски, которые могут возникнуть в процессе. Если сотрудники обеспокоены такими рисками, как сокращение рабочей силы или незнакомые рабочие задачи, они могут сопротивляться крупным изменениям в вашей компании. В этом случае лучший способ справиться с сопротивлением — убедиться, что все должным образом проинформированы о том, как их работа будет адаптироваться к новым изменениям. Вы можете сделать это, подготовив инструменты обучения и обучающие семинары для всех в организации, что может привести к более плавному переходу.

7. Признавайте индивидуальный и командный успех

Люди, ответственные за процесс изменений в организации, должны отдавать должное тем, кто этого заслуживает. Это признание может быть дано командам или отдельным лицам, которые внесли значительный вклад в успех процесса изменений.

8. Просмотрите процесс

Изменения — это непрерывный процесс в любой организации, и важно, чтобы тот, кто осуществляет какие-либо изменения, проводил периодические проверки, чтобы узнать, как скорректировать и выявить проблемы, требующие решения. Проведение последовательных обзоров, измерений и анализов играет важную роль в проведении эффективного процесса изменений в вашей организации.