Управленческая отчетность: определение, цель и лучшие практики

Управленческая отчетность является ключевым фактором в развитии успешного бизнеса, поскольку она информирует о целях, решениях и стратегиях, которые реализуют менеджеры. Поэтому важно понимать цель этих отчетов и контекст, который они обеспечивают. Управленческие отчеты должны содержать широкий спектр данных и представляться в понятном формате. В этой статье мы определяем управленческую отчетность, ее цель и лучшие практики для создания отчета.

Что такое управленческая отчетность?

Управленческая отчетность — это сбор данных, которые информируют менеджеров о том, как эффективно управлять своим отделом. Успешный бизнес внедряет управленческие отчеты не только для отслеживания ключевых показателей эффективности (KPI) отдела, но и для того, чтобы помочь своим менеджерам принимать точные решения на основе данных. Эти решения могут варьироваться от сокращения расходов до определения того, сколько сотрудников должно быть в штате.

Управленческие отчеты могут включать широкий спектр данных и должны быть адаптированы к получателю. Например, хотя может быть некоторая перекрестная информация, менеджер магазина одежды должен получать другие данные, чем менеджер по маркетингу. Менеджеру цеха нужны такие цифры, как количество часов работы и количество продаж, а менеджеру по маркетингу нужна информация о подписках по электронной почте и в социальных сетях.

Каковы цели управленческой отчетности?

Управленческие отчеты отражают состояние и здоровье бизнеса и избавляют от догадок при реализации стратегий. Имея достоверные данные, собранные специально для определенных отделов, руководители отделов могут оценить, какие стратегии сработали, а какие нуждаются в улучшении. Управленческая отчетность важна в:

• Мониторинг и отслеживание KPI и других показателей эффективности

• Постановка целей и этапов

• Определение прибыльности продукта, услуги или клиента

• Решаем, куда лучше потратить деньги

• Точное ценообразование на товары или услуги

• Найм правильного типа и количества сотрудников

• Создание связной коммуникации относительно собранных данных

Доступ к данным такого типа позволяет менеджерам формировать будущее бизнеса. Они могут уверенно принимать решения, которые влияют на рост их компании.

Что включить в управленческий отчет

Состав управленческого отчета зависит от менеджера, которому он отправляется. Каждому отделу требуются ключевые показатели эффективности, которые напрямую влияют на его отдел. Вот несколько стандартов, которые должны быть включены в управленческий отчет:

• Титульная страница. Профессионализм важен, поэтому обязательно поместите на титульную страницу логотип или печать вашей компании.

• Ценности, видение и миссия: это не только дружеское напоминание об идентичности компании, но и напоминание команде о стратегии компании, которая может вдохновить на принятие решений на следующий месяц или квартал.

• Содержание: В отчете важно все, но возможность быстрого поиска информации для справки очень полезна.

• Организационное представление оценочной карты: оценочная карта дает краткий обзор отдела и должна быть организована в порядке, в котором будет читаться отчет.

• Подробная страница: Эффективный управленческий отчет должен включать как минимум одну страницу с подробной разбивкой стратегических целей и задач отдела, которая должна включать рекомендации и информацию о подтверждающих данных.

• Диаграммы. Диаграммы обеспечивают простой способ отображения данных, связанных с ключевыми показателями эффективности, должны представлять четкие цели и быть одинаковыми во всем отчете.

• Обзоры проектов. Отделу требуется обзор проектов, которые приносят пользу их стратегии, включая бюджеты и информацию о завершении проекта.

• Онлайн-версия: важно иметь цифровую копию управленческого отчета, чтобы команда могла получить к нему доступ из любого места, рекомендуется использовать облачную программную службу.

• Нижний колонтитул с отметкой времени: это полезно для того, чтобы держать всех в курсе, если необходимо внести изменения.

• Действия: основная цель управленческих отчетов — представить данные для информирования о стратегии и решениях, которые необходимо принять, при условии, что действия, обсуждаемые на собраниях, могут помочь всей команде не сбиться с пути.

Лучшие практики написания управленческого отчета

Вдумчивый, организованный и методичный подход будет лучшим способом справиться с написанием управленческого отчета с использованием следующих передовых методов:

Поставить цели

Думая о результатах, которых вы хотите добиться от конкретного отдела, вы сможете лучше понять, что должно быть включено в отчет. Например, если вы хотите, чтобы менеджер этажа сократил кражу времени, включите разбивку карточек учета рабочего времени сотрудников. Прежде чем приступить к построению управленческого отчета, задайте себе несколько вопросов, подобных следующим:

• Какова основная цель отчета?

• Кто получает отчет?

• Каково мое определение успеха?

• Какие KPI могут проиллюстрировать мои цели?

• Где я возьму данные?

• Как интерпретировать данные?

Задавая себе эти вопросы, вы можете решить, какая информация должна быть передана в какие отделы, и дать вам четкое и доступное понимание того, чего вы ожидаете достичь.

Выбирайте правильные KPI

KPI важны для того, чтобы показать менеджерам, как работает их отдел. Каждому отделу могут потребоваться разные наборы KPI, а включенные данные могут дать им представление о том, как реализовались прежние решения и стратегии. Менеджер торгового зала должен знать, как работает его отдел продаж, чтобы обеспечить эффективное обучение. Таким образом, данные карточек учета рабочего времени и итоговые суммы комиссионных важны для их отчета. Помните о получателях отчета и спросите себя, на какие вопросы, связанные с данными, они хотели бы получить ответы.

Включите отзывы клиентов

Ваши клиенты являются одной из наиболее важных частей вашего бизнеса. Данные онлайн-опросов могут оказаться полезными для выявления как неудач, так и успехов в определенных отделах. Обратная связь может свидетельствовать о том, что данные указывают на успех. Например, рассмотрим веб-сайт, который не получает много трафика. Проверка отзывов и результатов опроса может показать, что он не очень удобен для мобильных устройств. Если вы покажете этот отчет своему менеджеру по маркетингу, он может указать, где необходимы улучшения.

Используйте данные, чтобы рассказать историю

Многие люди полагаются на контекст, содержание и смысл для понимания информации, особенно достоверных данных. Наличие начала, середины и конца ваших данных может помочь прояснить ваши цели и вопросы, на которые нужно ответить. Это может быть так же просто, как сравнение целевой оценки дохода и фактического дохода, чтобы рассказать о влиянии определенной продажи. Использование исторических данных, таких как фактический доход за прошлый год, может обеспечить контекст для предполагаемого целевого дохода. Чем больше вы можете использовать данные в описательной форме, тем лучше вы сможете передать свое сообщение в своем управленческом отчете.

Создайте фокус с помощью визуальных средств

Старайтесь не выходить за рамки, используя от трех до шести KPI в отчете, и делайте самую важную информацию самой наглядной. Размещайте контекстную и дополнительную информацию рядом с основными данными таким образом, чтобы не перегружать читателя. Например, с помощью программного обеспечения для онлайн-панелей можно легко организовать данные в отчет. Расстановка приоритетов для определенных визуальных данных может помочь в повествовании, поэтому обязательно помните об этом.

Будьте предельно ясны

Чтобы все поняли ваш отчет, убедитесь, что ваши данные представлены максимально ясно. Это может помочь облегчить любые межведомственные обсуждения и убедиться, что никакие данные не будут упущены из виду. Вот несколько советов, как сделать отчет четким:

• Оставляйте пробелы между сегментами информации.

• Тщательно и целенаправленно подбирайте цвета.

• Включите диапазоны дат.

• Обратите внимание, не соответствует ли KPI стандартам, приемлемым или превосходящим их.

• Используйте общие показатели.

Сохраняйте отчет доступным для сканирования

Хотя цель состоит в том, чтобы менеджеры внимательно читали отчеты, после того, как они усвоили информацию, им может потребоваться обратиться к отчету за напоминаниями или конкретными цифрами. В этом могут помочь использование визуальных материалов и четкость отчета. Для дальнейшего повышения удобочитаемости рассмотрите размещение заголовков, итогов и резюме.

Продолжайте улучшать

Вы можете обнаружить, что вам нужно удалить или добавить информацию, чтобы со временем оживить ваш отчет. По мере того, как ваша рабочая сила меняется, а ваши технологические методы совершенствуются, будьте открыты для их идей и предложений, так как это может помочь вам и вашей команде улучшить свою работу при создании управленческих отчетов в будущем.