Типы систем учета: программное обеспечение или ручное управление

Системы бухгалтерского учета являются важным компонентом успешного бизнеса. Вы можете выбрать один из нескольких типов систем учета, в том числе ручных и программных, для помощи в финансовой деятельности вашей организации.

В этой статье мы определяем системы бухгалтерского учета и их компоненты, перечисляем распространенные типы систем бухгалтерского учета и предлагаем шаги, которые помогут вам выбрать правильную систему бухгалтерского учета для вашего бизнеса.

Что такое учетные системы?

Бухгалтеры используют системы бухгалтерского учета для управления финансовой деятельностью организации, включая доходы, расходы и транзакции. Система бухгалтерского учета помогает бухгалтерам создавать финансовые отчеты, которые помогают бизнесу понимать и регистрировать финансовую информацию.

Конкретные компоненты системы бухгалтерского учета включают:

• Кредиторская задолженность

• Биллингс

• Задолженность на счетах

• Основные средства

• Инвентарь

• Начисление заработной платы

Когда вы создаете оптимизированную систему учета для своего бизнеса, вы можете улучшить ведение учета, упорядочить финансовую информацию и принимать более эффективные финансовые решения для своего бизнеса.

Виды учетных систем

Два разных типа систем бухгалтерского учета различаются тем, как записывается каждая транзакция. В однократной системе регистрируется только одна запись — либо дебетовая, либо кредитовая. Системы двойной записи записывают как дебет, так и кредит.

1. Системы двойной записи

В системах учета с двойной записью каждой учетной записи соответствует запись в другой учетной записи. Многие предприятия предпочитают использовать двойная бухгалтерия потому что это может повысить точность данных. Бухгалтерское программное обеспечение может помочь правильно управлять системами бухгалтерского учета с двойной записью.

К преимуществам системы двойной записи относятся:

• Их легче обнаружить и исправить ошибки в данных, а также оценить прибыль и убытки.

• Снижение риска мошенничества и повышение эффективности обнаружения мошенничества

• Упрощенное создание финансовой отчетности

2. Системы однократного учета

Системы бухгалтерского учета с одинарной записью отличаются от двойной записи тем, что они включают только одну запись на операцию вместо двух записей в разных счетах. Системы бухгалтерского учета с одной записью часто не требуют программного обеспечения и могут выполняться на простой бумаге или в электронных таблицах.

Хотя многие предприятия выбирают двойную бухгалтерию, чтобы снизить риск ошибок в данных, преимущества систем одиночной записи включают:

• Упрощенные процессы учета с информацией в одной электронной таблице

• Владение бухгалтерским процессом для малого бизнеса

Программные и ручные методы учета

Каждый тип системы бухгалтерского учета имеет разные преимущества и лучше всего подходит для разных предприятий. Существует два способа структурирования систем бухгалтерского учета: программный и ручной.

Бухгалтерское программное обеспечение

Многие предприятия используют программное обеспечение для бухгалтерского учета или компьютеризированные системы бухгалтерского учета для обработки финансовой информации. Различные типы программного обеспечения для бухгалтерского учета предлагают различные функции, и вы обычно можете настроить их с помощью дополнительных опций.

Использование программного обеспечения для бухгалтерского учета имеет много преимуществ, в том числе:

• Сокращение времени на ручной учет

• Снижение риска ошибок данных

• Данные в реальном времени

• Автоматизированные бизнес- и бухгалтерские процессы

Правильное программное обеспечение сочетает в себе функции, необходимые для вашего бизнеса, которые могут включать автоматизированные процессы, облачные сервисы и интеграцию с другими приложениями для повышения производительности.

Примеры вариантов программного обеспечения для бухгалтерского учета включают в себя:

• Фрешбукс

• Интуит QuickBooks

• Бухгалтерия GoDaddy

• Зохо Книги

• Ксеро

Система ручного учета

Вы также можете использовать ручную систему учета. В отличие от компьютеризированной системы бухгалтерского учета, в которой используется бухгалтерское программное обеспечение, система ручного учета предполагает ведение счетов вручную с использованием физических книг и регистров. Некоторые малые предприятия могут использовать системы ручного учета из-за их более низких затрат.

Некоторые из ключевых преимуществ использования системы ручного учета включают в себя:

• Экономия средств на настройке системы учета

• Снижение риска потери или повреждения данных

Как выбрать учетную систему

Вот пять шагов, которые помогут вам выбрать правильную систему учета для вашего бизнеса:

1. Подумайте о потребностях вашего бизнеса

Знание конкретных потребностей вашего бизнеса поможет вам выбрать эффективную систему учета. Вы можете подумать, если ваши потребности включают следующее:

• Интеграция вашей бухгалтерской программы с другими программами для бизнеса

• Ведение вашей бухгалтерской системы в рамках бюджета

• Использование системы учета, которая соответствует навыкам ваших сотрудников

• Включение дополнительных функций для ваших бизнес-функций

• Настройка систем под ваш бизнес

• Автоматизация учетных процессов

2. Учитывайте особенности

Также полезно рассмотреть конкретные функции, которые вы хотите иметь в системе учета. Это может помочь вам решить, хотите ли вы компьютеризированную или ручную систему, а также выбрать конкретную систему или программное обеспечение. Вы можете подумать о поиске таких функций, как:

• Начисление заработной платы

• Выставление счетов

• Бюджетирование

• Продажи

• Управление контактами

• Деловые операции

3. Оцените свои ресурсы

Еще одним ключевым шагом к выбору системы учета является оценка ресурсов вашего бизнеса. Подумайте о таких ресурсах, как бухгалтерские навыки ваших сотрудников и ваш бюджет. Это может помочь вам определить, какой тип системы учета работает с уже имеющимися у вас ресурсами.

4. Сравните системы

Вы также можете сравнить ключевые преимущества и компоненты различных систем учета, а также то, как каждый тип системы может удовлетворить ваши потребности.

5. Проконсультируйтесь со своим бухгалтером

Если в вашей компании есть назначенный бухгалтер, они могут использовать свой опыт и знания в области финансов организации, чтобы помочь вам выбрать систему бухгалтерского учета, которая подходит как для их навыков, так и для потребностей вашего бизнеса. Если в вашем бизнесе нет назначенного бухгалтера, вы можете просто выбрать систему, которая соответствует навыкам ваших сотрудников и вашим предпочтениям в отношении рабочего процесса.