Типы офисов управления проектами (с преимуществами и советами)

2 сентября 2021 г.

По мере того, как компании развиваются в соответствии со своей отраслью и потребительскими потребностями, многие организации рассматривают возможность внедрения офиса управления проектами. Централизованные группы менеджеров проектов могут помочь организациям создавать и поддерживать стандарты и инструменты, управляя проектами с различными уровнями контроля и поддержки. Изучение различных типов офисов управления проектами, которые вы могли бы рассмотреть, может помочь вам определить, какая модель лучше всего подходит для вас. В этой статье мы обсудим, что такое офисы управления проектами, почему они важны, различные типы и советы по выбору правильного офиса.

Что такое офис управления проектами?

Офис управления проектами, или PMO, — это группа людей, которая определяет стандарты и процессы деятельности компании или агентства по управлению проектами, а иногда и управляет проектами. Этот отдел может быть внутри организации или нанят из внешней фирмы. Они помогают компании убедиться, что у них есть инструменты и обучение, необходимые для координации и выполнения новых проектов, которые могут повысить эффективность бизнеса. Некоторые области, в которых они обеспечивают поддержку управления проектами, включают:

• Управление: PMO устанавливают и контролируют политики, правила и средства контроля для проектов, которые помогают компаниям решать, какие новые проекты следует реализовывать и как их эффективно выполнять.

• Процессы: PMO могут помочь предприятиям разработать стандарты и процессы для всех отделов организации, которым они должны последовательно следовать. Например, финансовые отделы и отделы маркетинга могут использовать одни и те же процессы для новых проектов.

• Культура: PMO часто обучают сотрудников процессам управления проектами. Они могут обмениваться передовым опытом и общими методологиями управления проектами, чтобы сотрудники имели общий словарь и могли общаться с другими о своих проектах.

• Ресурсы: PMO могут заниматься как распределением ресурсов или людей, необходимых для проекта, так и инструментами, включая шаблоны, архивы и расписания. Организация может использовать эти ресурсы, чтобы помочь сотрудникам получить то, что им нужно при запуске новых проектов.

Почему офис управления проектами важен?

Компании могут включать офис управления проектами, чтобы помочь им адаптироваться к изменениям и управлять новыми проектами. У офиса управления проектами есть несколько ключевых преимуществ:

• Последовательность: вместо того, чтобы разные части организации управляли проектами по-разному, PMO создает общие политики и процедуры, которым необходимо следовать. Это помогает создать стандарт, который каждый может изучить и использовать в различных проектах.

• Управление данными: PMO часто используют такие инструменты, как графики управления проектами, и контролируют проекты, которые компания завершает. Эти данные могут помочь сократить время выполнения работ, определить дополнительные потребности команды и показать, как различные модели управления проектами влияют на данные.

• Обмен знаниями: в командах PMO сотрудники могут изучить ценные методы управления проектами, такие как тайм-менеджмент и расстановка приоритетов. Люди в офисе управления проектами часто проводят тренинги, презентации или просто остаются доступными для вопросов сотрудников, надеющихся чему-то научиться.

• Подотчетность: Благодаря единым стандартам и специальной команде управления проектами вы можете гарантировать, что как офис управления проектом, так и сотрудники несут ответственность за свои роли. Например, член команды PMO может предупредить сотрудников, если они пропустили контрольные точки или приближаются крайние сроки, помогая им достичь своих целей в установленные сроки.

Типы офисов управления проектами

Существует несколько типов офисов управления проектами, которые вы можете выбрать в зависимости от ваших потребностей:

Поддерживающий

Вспомогательные офисы управления проектами помогают компаниям, которым может потребоваться меньше надзора за их инициативами по управлению проектами. Они часто предоставляют организациям инструменты и ресурсы, такие как расписания, обучение, шаблоны и рекомендации по политике. Они также могут управлять архивами проектов, к которым может получить доступ команда. Люди в этом типе офиса консультируют команды, а не контролируют их отдельные проекты. Поддерживающие PMO могут помочь организациям, у которых есть сильные менеджеры проектов, но которым нужна более структурированная структура ресурсов управления проектами.

Контроль

Контролирующие PMO часто предоставляют все услуги, которые может предоставить поддерживающий PMO, а также дополнительные функции. Отдельные лица в этой группе могут иметь полномочия для обеспечения соблюдения политик и процедур, которые они согласовывают с руководителями организации. Наряду с предоставлением обучения и ресурсов, они могут контролировать проекты, но часто делят обязанности с руководителями проектов и другим персоналом компании. Вы можете ожидать, что этот тип будет иметь умеренный уровень контроля, при этом гарантируя, что команды будут использовать соответствующие инструменты, методологии или рамки управления проектами. Это может быть подходящей моделью, если ваша компания имеет некоторый опыт управления проектами, но может нуждаться в дополнительной поддержке и управлении.

Директива

Директивные PMO часто имеют самый высокий уровень участия в проектах компании. Люди в этом офисе управляют проектами напрямую. Помимо надзора за инструментами и обучением, предоставляемым командам, директивные офисы управления проектами контролируют отдельные ресурсы и графики для каждого проекта. Вместо поддерживающих или контролирующих моделей управления команда PMO обрабатывает результаты каждой инициативы. Это может быть продуктивной моделью для компаний, которые имеют небольшой опыт управления проектами и надеются, что команда сможет управлять как высокоуровневыми, так и подробными требованиями к проектам компании.

Другие типы PMO

Хотя поддерживающий, контролирующий и директивный являются наиболее распространенными категориями типов офисов управления проектами, есть и другие типы, к которым могут стремиться офисы:

• Индивидуальные: отдельные PMO — это группы, которых компании могут нанять для управления одним проектом.

• Отдел: компания может нанять PMO отдела для управления различными проектами в рамках определенного отдела, например, финансового или маркетингового.

• Предприятие: корпоративные офисы — это общекорпоративные группы PMO, которые устанавливают стандарты и управляют ресурсами для всей организации.

• Активист: аналогично модели поддержки, PMO-активисты анализируют бизнес-требования и предоставляют рекомендации, которые могут помочь их командам управлять проектами.

• Доставка: Подобно директивным моделям, модели доставки побуждают менеджеров проектов контролировать свои собственные проекты и создавать лучшие практики и инструменты для организации.

• Соответствие: этот PMO помогает организации создать набор стандартов и процессов, которые они могут использовать для всех будущих проектов, и лучше всего подходит для компаний, которые надеются получить структуру в этой области.

• Централизованный: Централизованные модели ориентированы на небольшую группу лиц для управления проектами, определения новых процессов и установления контроля над инициативами по управлению проектами.

Советы по выбору типа офиса управления проектами

Вы можете выбрать тип офиса управления проектами в зависимости от ваших потребностей. Вот несколько советов, которые могут помочь вам принять решение:

• Оцените потребности компании. Понимание типов и количества проектов, в которых вам может понадобиться помощь, может помочь вам определить, нужны ли вам более крупные корпоративные команды или отделы управления проектами. Точно так же, если вам нужна помощь только с одним проектом, и вы хотите, чтобы они полностью управляли им, вы можете рассмотреть индивидуальную директивную модель PMO.

• Оцените существующий опыт управления проектами. Количество менеджеров проектов или уровень опыта, который уже есть в вашей организации, могут помочь вам решить, нужна ли вам дополнительная поддержка или контроль над новыми проектами. Например, если у организации мало опыта и ограниченные согласованные стандарты, директивная группа PMO может помочь вам разработать эти стандарты и обеспечить отчетность по проектам.

• Оцените свои стандарты: при выборе PMO оцените, есть ли у вас подробные, согласованные процессы, политики и ресурсы, которые команды могут использовать во всей организации. Если у вас есть ресурсы, но вы хотите большей структуры, рассмотрите модель контроля, которая поможет поддерживать и обеспечивать соблюдение новых согласованных стандартов.