Стратегии делегирования на рабочем месте

Когда один человек не может выполнить весь проект самостоятельно, он разбивает общие цели на более мелкие задачи и поручает эти задачи другим людям. Этот процесс известен как делегирование и является неотъемлемой частью работы в команде. Хотя делегирование может показаться логичным решением проблемы стресса и переутомления, способность эффективно делегировать полномочия — это продвинутый лидерский навык, который вы можете развивать и практиковать. В этой статье мы представляем обзор того, что такое делегирование, как научиться делегировать и методы эффективного делегирования на рабочем месте.

Что значит делегировать?

Делегирование задачи означает, что вы переназначаете ответственность третьей стороне, чтобы они могли ее выполнить. Это может также относиться к тому, чтобы дать кому-то другому полномочие действовать от вашего имени. Правильное делегирование включает в себя доверие к другим, а также понимание того, какие задачи вы можете делегировать, а какие должны выполнять лично.

Делегирование требует от вас знания сильных сторон вашей команды и стратегий, которые они используют для выполнения своей работы. Вам также необходимо иметь общее представление о том, как различные делегированные задачи объединяются для достижения конечной цели. Делегирование включает в себя четкое установление ожиданий относительно того, что должно быть выполнено, стандартов успеха и сроков завершения проекта.

Преимущества делегирования

Работодатели ищут кандидатов, которые имеют опыт делегирования полномочий, чтобы помочь обеспечить лидерство и управлять повседневными операциями своего бизнеса. Делегирование полномочий — одна из наиболее важных частей управления персоналом и стратегического подхода к тому, как сотрудники распоряжаются своим временем индивидуально и в группе. Возможность делегирования имеет много преимуществ, в том числе:

Защита вашего времени

Независимо от положения, которое вы занимаете на рабочем месте, ваше время ценно. Попытка выполнить слишком много задач одновременно может привести к выгоранию и ненужному стрессу. Защищая свое время, делегируя второстепенные задачи другим, вы можете сосредоточиться на своей основной компетенции и обязанностях.

Улучшение качества продукции

Делегируя задачи людям, которые лучше всего с ними справляются, вы повышаете общее качество работы вашей команды. Распределение стресса, связанного с проектом, между несколькими людьми вместо того, чтобы пытаться сделать все самостоятельно, позволяет каждому сосредоточиться на качестве своей работы, а не спешить с соблюдением сроков.

Растущие командные навыки

Поощряя вашу команду брать на себя больше ответственности, делегируя им основные задачи, вы даете каждому возможность узнать, в чем они лучше всего, и развить различные навыки на рабочем месте. Доверяя своим коллегам возможность внести свой вклад в проект, вы создаете командную культуру расширения возможностей и постоянного профессионального развития.

Демонстрация лидерства

Делегирование эффективно показывает работодателям, что у вас есть лидерский потенциал и вы можете управлять проектами в большем масштабе. Работая над своими обязанностями, а также проверяя статус делегированных задач вместе с командой, вы демонстрируете способность работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты — два важных навыка в управлении, которые могут помочь вам в карьерном росте.

Решение проблем

Делегирование — важный метод решения проблем, особенно когда вам нужно уложиться в сжатые сроки с ограниченными ресурсами. Перенаправление задач другим членам команды может помочь вам достичь высокоприоритетных целей или реорганизовать рабочий процесс, когда кто-то не может прийти на рабочее место.

Стратегии делегирования

Практикуя делегирование обязанностей другим, попробуйте каждую из этих стратегий, чтобы сделать процесс более простым, продуктивным и последовательным.

Научитесь принимать помощь

Эффективное делегирование требует, чтобы вы доверяли другим и принимали участие. Многие люди, которые обычно трудолюбивы и преданы своему делу, не могут делегировать задачи другим, потому что они слишком заинтересованы в своем личном успехе. Научившись верить, что другие люди могут соответствовать вашим стандартам качества, вы сможете эффективно делегировать полномочия. Вы можете завоевать доверие и привыкнуть обращаться за помощью, начав с небольших задач, чтобы освоиться в процессе делегирования.

Классифицировать приоритеты

Создайте четкую систему для определения того, когда необходимо делегировать различные задачи. Классифицируйте задачи в зависимости от того, сколько усилий они требуют, необходимых навыков и приближающихся сроков. Ваша система приоритетов может помочь вам проанализировать все, что необходимо сделать, и быстро определить, что вам нужно делегировать другим.

Знайте, когда делегировать

Делегирование — важный навык, но не всегда правильный выход из ситуации. если вы единственный человек с нужным уровнем знаний для выполнения задачи, делегирование ее другим может привести к неадекватному результату. Делегируйте, когда у вас есть коллеги с необходимым временем и навыками для надлежащего выполнения работы. Убедитесь, что вы помните о рабочей нагрузке вашего коллеги, чтобы они не были перегружены, пытаясь помочь другим.

Изучите свою команду

Узнайте о симпатиях, антипатиях, сильных и слабых сторонах и привычках вашей команды. Один сотрудник может выполнять определенные задачи быстрее, чем другие в вашей команде, и наличие этой информации заблаговременно важно для стратегического и целенаправленного распределения обязанностей. Дайте вашей команде задачи, которые им нравятся и которые они хотят взять на себя, поможет сохранить их мотивацию и инвестировать в проект.

Назначить полномочия по принятию решений

Помимо назначения конкретных задач членам вашей команды, четко определите, какие решения они имеют право принимать. Если сотрудник не уверен, имеет ли он право принимать решение по проекту, это может замедлить сроки завершения проекта. Непосредственно сообщите вашей команде, что они имеют право и ответственность контролировать все аспекты определенной задачи, чтобы делегировать полномочия по принятию решений, когда это необходимо.

Дайте четкие инструкции

Поручая задачу кому-то другому, предоставьте подробные инструкции о том, как и когда вы ожидаете, что он ее выполнит. Возможно, вам придется научить других основам навыка, прежде чем они смогут выполнить его самостоятельно с первого раза. Будьте готовы ответить на уточняющие вопросы и помочь вашей команде адаптироваться к незнакомым процессам. Хотя это может занять некоторое время, это предотвращает ошибки и позволяет этому коллеге выполнять задачу с меньшим количеством практических инструкций в следующий раз.

Объясните свои рассуждения

Предоставьте своей команде четкий контекст того, почему вы возлагаете на них ответственность за новую задачу. Каждый раз, когда вы меняете чью-то обычную рабочую нагрузку, скажите им, почему вы считаете, что они лучше всего подходят для этой задачи и как это вписывается в рамки их должности или их профессиональных интересов. Это помогает каждому чувствовать себя более лично вовлеченным в свою задачу и поощряет его брать на себя ответственность за новые обязанности, вместо того, чтобы чувствовать, что он выполняет чью-то работу.

Регистрироваться

Следите за статусом делегированных задач, чтобы убедиться, что они выполняются в соответствии с планом. Даже после того, как вы поручили работу кому-то другому, вы все равно несете полную ответственность за результат. Делая что-то простое, например, отправляя электронное письмо с вопросом, нужна ли кому-то какая-либо поддержка, вы можете поддерживать весь проект в нужном русле. Некоторым людям может хватить меньше контроля, чем другим, поэтому поговорите со своей командой о том, как вы можете лучше всего их поддержать.

Предоставлять и запрашивать обратную связь

Во время и после проекта оцените, насколько успешно ваша команда выполняла возложенные на нее обязанности. Предоставление конструктивной обратной связи необходимо для развития их профессиональных навыков и демонстрации четких ожиданий. Аналогичным образом попросите оставить отзыв о проблемах, возникших во время выполнения задачи, и о том, как вы могли бы лучше их решить. Вклад ваших коллег может помочь вам уточнить инструкции или изменить стиль управления, чтобы лучше поддерживать их рабочий процесс.

Поблагодарить

Покажите своей команде, что вы цените то, что они берут на себя задачи, которые вы им делегируете, регулярно благодарив их. Даже если брать на себя дополнительные задачи является частью чьей-то должности, признательность может иметь большое значение для того, чтобы помочь им почувствовать себя ценными и готовыми взять на себя новые обязанности в будущем.