Стратегическое совещание: что это такое и как его провести

16 марта 2021 г.

Совещания являются одним из наиболее распространенных видов деятельности сотрудников на рабочем месте. В зависимости от вашей роли в компании вы можете посещать ряд совещаний, от планирования будущего компании до оценки хода выполнения задачи и анализа эффективности нового процесса. Стратегические встречи — важный тип встреч, с которыми сотрудники должны ознакомиться.

В этой статье мы объясним, что такое стратегическая встреча, опишем преимущества проведения стратегической встречи, предложим конкретные шаги для успешной стратегической встречи и предложим советы для эффективных стратегических встреч.

Что такое стратегическое совещание?

Стратегическое совещание — это групповой разговор о том, как наиболее эффективно использовать ресурсы компании для достижения конкретных целей и задач. Вы можете использовать стратегию различными способами, в зависимости от того, чего вы хотите достичь. Для бизнеса общие стратегические подходы включают:

• Увеличение продаж

• Улучшение дизайна продукта

• Обеспечение лучшего обслуживания клиентов

• Максимальный маркетинг и реклама

• Создание нового рынка

• Оптимизация ценообразования

• Эффективное использование технологий

• Поддержание практики компании

Вы можете применить стратегию — или процесс выбора места инвестирования для достижения определенной цели — к большинству областей бизнеса. По мере развития вашей карьеры вас, вероятно, будут приглашать на стратегическое совещание или даже на стратегическое совещание, поэтому понимание того, как работает стратегия, может стать ценным активом для вашей карьерной траектории.

Преимущества проведения стратегических совещаний

Стратегические встречи часто представляют собой долгосрочные мозговые штурмы и планирование на высоком уровне. Некоторые компании посвящают целый день или больше разработке стратегии на будущее. Хотя может показаться, что стратегическое совещание отвлекает от неотложных, ограниченных по времени задач, эти совещания действительно дают ряд преимуществ, как краткосрочных, так и долгосрочных:

• Четкое видение: когда вы проводите стратегическое совещание, вы и ваши коллеги можете выработать четкое и совместное видение будущего компании.

• Четкие приоритеты. Знание целей компании поможет вам и вашей команде установить эффективные приоритеты.

• Согласование между отделами: для крупномасштабных стратегических совещаний с участием сотрудников всех отделов вы получите полное организационное согласование.

• Осведомленность о вызовах: Стратегические встречи помогают вам узнать о любых проблемах внутри организации, которые мешают компании достичь своих целей.

• Конкретное направление: вы установите четкое направление для себя и своих коллег с помощью конкретной стратегии.

• Открытое общение: часто стратегическое совещание становится пространством для открытого общения, позволяя каждому участнику поделиться своими идеями и проблемами.

• Уполномоченные сотрудники: Когда у сотрудников есть четкие цели и руководство по их работе, они чувствуют себя уполномоченными работать автономно.

• Утонченная культура: знание того, куда движется компания и как туда доберутся сотрудники, помогает укрепить ценности, миссию и культуру организации.

Как провести стратегическое совещание

Если вы отвечаете за проведение собрания команды, отдела или организационной стратегии, выполните следующие действия, чтобы помочь вам в этом:

1. Выберите участников

Подумайте о цели стратегической встречи. Если это для вашей команды или отдела, вы можете пригласить каждого сотрудника на собрание. Если это для всей компании, вы, скорее всего, захотите, чтобы встреча проводилась для руководителей групп или отделов, а не для каждого отдельного человека в организации. Составьте список участников, наиболее подходящих для целей вашей стратегии.

2. Установите дату

Сверьтесь с календарями любой организации, чтобы выбрать наиболее эффективную дату встречи. Поскольку совещания по стратегии часто опираются на такие данные, как данные о продажах, отчеты о доходах конкурентов и другую ценную информацию, убедитесь, что вы проводите совещание по стратегии в то время, когда у вас есть самая свежая информация, имеющая отношение к вашему обсуждению.

3. Подготовка информации

Соберите все необходимые данные и составьте четкие отчеты для каждого участника собрания. Вы можете отправить эту информацию перед собранием с просьбой к каждому участнику просмотреть ее в свое время, или вы можете распространить отчет в качестве первого пункта повестки дня во время собрания и просмотреть информацию вместе.

4. Установите повестку дня

Установите повестку дня собрания. Поскольку стратегические встречи часто включают в себя много мозгового штурма и обсуждений, может быть полезно установить ограничения по времени для каждого этапа встречи, чтобы команда продвигалась вперед. Общая повестка встречи по стратегии включает следующие пункты:

• Обратитесь к предыдущим или невыполненным действиям.

• Учитывайте цели и показатели.

• Просмотрите процесс обсуждения и нормы мозгового штурма.

• Обсудите ключевые вопросы и стратегические моменты.

• Установите следующие шаги.

• Управляйте выравниванием.

• Поставить цели.

5. Модерируйте и слушайте

На самом собрании ваша работа как фасилитатора собрания состоит в том, чтобы в первую очередь держать группу в фокусе, модерировать дискуссию, когда это необходимо, и слушать разговор. Дайте участникам встречи достаточно места для мозгового штурма, обсуждения и совместного решения проблем.

6. Делайте заметки

Убедитесь, что кто-то на собрании делает подробные записи. В идеале пригласите для управления этой задачей конкретного человека, хорошо разбирающегося в протоколах совещаний, или при необходимости вы можете выполнить эту обязанность самостоятельно.

7. Последующие действия

После завершения собрания напечатайте заметки и протокол собрания и раздайте их участникам. Свяжитесь со всеми участниками, особенно с теми, у кого есть конкретные действия, чтобы убедиться, что компания работает над достижением целей и задач, установленных на стратегическом совещании.

Советы для эффективной встречи по стратегии

Используйте эти советы, чтобы помочь вам эффективно организовать или принять участие в стратегическом совещании:

• Будьте прозрачными. На собрании убедитесь, что вы предоставляете участникам всю необходимую им информацию, как негативную, так и позитивную, для принятия продуманных стратегических решений.

• Используйте таймер. Попробуйте использовать таймер, а не смотреть на часы, чтобы держать команду в курсе во время встречи. Таким образом, каждый может видеть, сколько времени у него есть для работы над пунктом повестки дня.

• Умеренный. Хотя в идеале группа модерирует себя и остается сосредоточенной на обсуждаемом пункте повестки дня, при необходимости перенаправьте и переориентируйте группу, чтобы обеспечить успех встречи.

• Сохраняйте идеи. Во время мозгового штурма и совещаний по планированию вполне нормально придумывать идеи или решения для несвязанных между собой задач. Запишите их для последующего обсуждения и перенаправьте группу к текущей задаче.

• Искать ввод. Стремитесь услышать мнение каждого участника в ходе собрания. Если вы заметили, что один из участников монополизировал беседу или что один или два человека еще не участвовали в нем, запросите прямой отзыв или идеи от конкретных участников, чтобы убедиться, что каждый человек услышан и все идеи изложены.